Онлайн интегрирани магазини за файлове и документи

Минимизирайте непродуктивната дейност, свързана с документи

Колко време отделяте за създаване и разпространение на хартиени и/или електронни документи; и след това колко време прекарвате в търсене, за да намерите и идентифицирате най-новата версия?

Очевидно, твърде много!

Според скорошно проучване, проведено от IDC – те изчисляват, че непродуктивното време, свързано с документи, прекарано от информационните работници, струва на организациите близо $20 000 годишно за всеки служител. За организация с 1000 професионалисти това се равнява на наемането на над 200 до 300 нови работници.

Голяма част от времето, което информационният работник прекарва, включва работа с електронни документи и файлове по един или друг начин – независимо дали ги търси, събира информация за генериране на нова; модифициране на стари, създаване на нови версии, редактиране, преглед, споделяне, одобряване, отпечатване и подписване; и предаване на готови за архивиране и съхранение.

Проблемът с генерирането и разпространението на информация е, че все още по своята същност „отнема много време от хора“ и обикновено включва поддържане на основно копие и много предишни версии, съхранявани локално на вашата машина, и след това разпространение на дублиращи се версии и копия по имейл. Това е податливо на грешки и объркан процес и може да доведе до неразбиране, особено когато групи от хора могат да задават въпроси и да правят предложения и промени в остарели версии.

И какво, ако можете сигурно да съхранявате, споделяте и контролирате всичките си файлове и документи за вашия проект; и да работите с всеки, когото пожелаете, по всичко, навсякъде и по всяко време, без да разпространявате или изпращате/изпращате по имейл нито един файл или документ?

Точно това прави нашият онлайн магазин за файлове и документи на проекти.

Това е едно централно място, където можете да гарантирате, че съхраняваните файлове и документи са най-новите и най-добрите и 100% са свързани с проектите, по които работите; и можете да предоставяте и контролирате достъп до това кой какво вижда.

Всичко, което трябва да направите, е да предоставите достъп за споделяне на файлове и документи с други хора – не да им изпращате имейл. След това те могат или да получат копие за преглед, или да проверят и да работят върху файла сами.

Това включва Политики, Договори, Потвърждения, Документи за подаване, като например цифрови носители (свързани файлове и документи, списъци, локатори на файлове и хронология на ревизии) и подкрепящи документи и субектности от застрахователи и застрахователи. Всички могат да бъдат събрани и категоризирани в папки, подходящо подчертани, обобщени, консолидирани, маркирани с време и съхранени в свързаните хранилища в списъка с файлове и хранилище на документи. Репозиториите са достъпни само за избрани членове на екипа за регистрация и поканени застрахователи и застрахователи.

Лесен за използване и безболезнен

Нашият мениджър за съхраняване на файлове и документи е много усъвършенствана, но проста и лесна за използване интуитивна система за управление на документи и контрол на версиите за управление и споделяне на чувствителни към времето и критични документи и файлове.

Екипите за листване заедно със застрахователи и застрахователи могат съвместно да редактират файлове от всякакъв формат – текстови документи, електронни таблици, изображения, нотни листове... всичко. Той използва прост процес на влизане/напускане, който гарантира, че всички елементи са правилно версирани и достъпни само за правилните и подходящи хора, без изобщо да бъдат изгубени, презаписани или изгубени.

И това е система за управление на документи (DMS), която проследява, съхранява и организира файлове от всякакъв формат и е достъпна от вашия проект; и също така работи като решение за хостване на файлове за управление, публикуване и сигурно доставяне на файлове на екипа, на клиентите или на обществеността.

Базира се на простата философия за предоставяне на мощни, интуитивни инструменти в ръцете на мениджърите и създателите на съдържание, за да превърнат сътрудничеството при създаването и публикуването на документи в естествено начинание. На всяка стъпка от процеса на създаване има моментална снимка на напредъка и хронологията на документа. Той дори ви дава възможност да се върнете към предишна версия — така че не е нужно да се притеснявате, ако направите грешка — просто възстановявате предишна версия.

На всеки файл се дава постоянен URL адрес. Ако уловите правописна грешка и качите нова версия, този URL ще продължи да сочи към най-новата версия, независимо колко промени сте направили.

И всеки файл може да бъде настроен да има различен профил за защита в зависимост от това кой се опитва да получи достъп до него. Те включват: частни (сигурни и достъпни само за избран основен екип от членове, които могат да редактират и променят): защитени с парола (достъпни само за тези, на които предоставяте паролата, като клиенти или изпълнители), или публични (публикувани и хоствани за всички членовете на екипа да виждат и преглеждат, но не и да правят промени).

Притеснявате се относно съхраняването на коректност или чувствителна информация? Нашето хранилище за файлове и документи е изградено с оглед на сигурността от държавен и корпоративен клас. Всеки файл се маскира зад анонимен 128-битов MD5 хеш веднага щом достигне сървъра, където се съхранява, а заявките за файлове се пренасочват прозрачно през системи за пренаписване на URL адреси, удостоверяване и разрешения.

Подробностите

Достъпен от рамките на проект с достъпност въз основа на разрешения за проекти, зададени от собственика(ите) на проекта

• Поддръжка за всеки тип файл (документи, електронни таблици, изображения, PDF файлове - всичко!)
• Сигурно съхранява неограничени ревизии на основните файлове на вашия бизнес
• Предоставя пълна хронология на файловете под формата на журнал за ревизии
• Помага ви да проследявате и организирате документи, докато се движат през съществуващия работен процес на вашата организация
• Всеки файл получава постоянен, удостоверен URL адрес, който винаги сочи към най-новата версия
• Всяка ревизия получава свой собствен уникален url (напр.xxx-report-revision-3.doc), достъпен само за тези, на които сте предоставили достъп
• Сигурно: имената на файловете се хешират при качване и файловете са достъпни само чрез доказана система за удостоверяване
• Файловете се проверяват интуитивно и се заключват, за да се предотврати сблъсък или презаписване на ревизии
• Превключвайте сигурността на документите между публични, частни и защитени с парола с едно щракване на мишката