Tiendas integradas de archivos y documentos en línea

Minimice la actividad improductiva relacionada con documentos

¿Cuánto tiempo dedica a crear y distribuir documentos en papel y/o electrónicos? y luego, ¿cuánto tiempo pasa buscando para encontrar e identificar la última versión?

Aparentemente, demasiado!

Según una encuesta reciente realizada por IDC, estiman que el tiempo improductivo relacionado con documentos que dedican los trabajadores de la información cuesta a las organizaciones casi US$20,000 al año por cada empleado. Para una organización con 1000 profesionales, eso equivale a contratar entre 200 y 300 nuevos trabajadores.

Gran parte del tiempo que dedica un trabajador de la información implica tratar con documentos y archivos electrónicos de una forma u otra, ya sea buscándolos, recopilando información para generar otros nuevos; modificar los antiguos, crear nuevas versiones, editar, revisar, compartir, aprobar, imprimir y firmar; y pasando los terminados para archivo y almacenamiento.

El problema con la generación y distribución de información es que sigue siendo inherentemente "demasiado tiempo para las personas" y generalmente implica mantener una copia maestra y muchas versiones anteriores almacenadas localmente en su máquina y luego distribuir versiones duplicadas y copias por correo electrónico. Es un proceso propenso a errores y complicado, y puede generar problemas de comunicación, especialmente porque grupos de personas pueden terminar haciendo preguntas y sugerencias y cambios en versiones desactualizadas.

Entonces, ¿qué pasaría si pudiera almacenar, compartir y controlar de forma segura todos sus archivos y documentos para su proyecto? y trabajar con quien quiera en cualquier cosa, en cualquier lugar, en cualquier momento sin distribuir o enviar/enviar por correo electrónico un solo archivo o documento?

Esto es exactamente lo que hace nuestro almacén de documentos y archivos de proyectos en línea.

Es una única ubicación central donde puede garantizar que los archivos y documentos almacenados son los mejores y más recientes, y 100% relacionados con los proyectos en los que está trabajando; y puede otorgar y controlar el acceso a quién ve qué.

Todo lo que tiene que hacer es otorgar acceso para compartir archivos y documentos con otras personas, no enviarles correos electrónicos. Luego pueden obtener una copia para verla o retirarla y trabajar en el archivo ellos mismos.

Esto incluye pólizas, contratos, endosos, documentos de envío como medios digitales (archivos y documentos relacionados, listas, localizadores de archivos e historiales de revisión) y documentos de respaldo y subjetividades de aseguradoras y suscriptores. Todo se puede recopilar y categorizar en carpetas, resaltar, agregar, consolidar, marcar con fecha y hora de manera apropiada y almacenar en los Repositorios asociados en el Almacén de Documentos y Archivos de Listado. Los Repositorios solo son accesibles para miembros seleccionados del Equipo de Listado y aseguradores y suscriptores invitados.

Fácil de usar y sin dolor

Nuestro administrador de almacenamiento de archivos y documentos es un sistema intuitivo de control de versiones y administración de documentos muy sofisticado, pero simple y fácil de usar para administrar y compartir documentos y archivos sensibles al tiempo y de misión crítica.

Los equipos de listado junto con las aseguradoras y suscriptores pueden editar archivos de forma colaborativa en cualquier formato: documentos de texto, hojas de cálculo, imágenes, partituras... cualquier cosa. Utiliza un proceso simple de registro/desprotección que garantiza que todos los elementos tengan la versión adecuada y solo sean accesibles para las personas correctas y apropiadas sin perderlos, sobrescribirlos o extraviarlos.

Y es un sistema de administración de documentos (DMS) que rastrea, almacena y organiza archivos de cualquier formato y es accesible desde dentro de su proyecto; y también funciona como una solución de alojamiento de archivos para administrar, publicar y entregar archivos de forma segura al equipo, a los clientes o al público.

Se basa en la filosofía simple de poner herramientas poderosas e intuitivas en manos de administradores y creadores de contenido para que colaborar en la creación y publicación de documentos sea un esfuerzo natural. En cada paso del proceso de creación, hay una instantánea instantánea del progreso y el historial del documento. Incluso le da la opción de volver a una revisión anterior, por lo que no necesita preocuparse si comete un error, simplemente restaure una versión anterior.

Cada archivo recibe una URL persistente. Si detecta un error tipográfico y carga una nueva versión, esa URL seguirá apuntando a la última versión, independientemente de cuántos cambios realice.

Y cada archivo se puede configurar para que tenga un perfil de seguridad diferente según quién intente acceder a él. Estos incluyen: privado (seguro y disponible solo para un equipo central selecto de miembros que pueden editar y cambiar), protegido con contraseña (disponible solo para aquellos a quienes les proporciona la contraseña, como clientes o contratistas), o público (publicado y alojado para todos). miembros del equipo para ver y ver pero no hacer cambios).

¿Le preocupa almacenar información confidencial o de propiedad? Nuestro Almacén de archivos y documentos está diseñado teniendo en cuenta la seguridad de nivel empresarial y gubernamental. Cada archivo se enmascara detrás de un hash MD5 anónimo de 128 bits tan pronto como llega al servidor donde está almacenado, y las solicitudes de archivos se enrutan de forma transparente a través de sistemas de autorización, autenticación y reescritura de URL.

Los detalles

Accesible desde dentro de un proyecto con accesibilidad basada en permisos de proyectos establecidos por los propietarios del proyecto

• Compatibilidad con cualquier tipo de archivo (documentos, hojas de cálculo, imágenes, PDF, ¡cualquier cosa!)
• Almacena de forma segura revisiones ilimitadas de los archivos esenciales de su negocio
• Proporciona un historial de archivo completo en forma de registro de revisión
• Lo ayuda a rastrear y organizar documentos a medida que se mueven a través del flujo de trabajo existente de su organización
• Cada archivo obtiene una URL permanente y autenticada que siempre apunta a la última versión
• Cada revisión tiene su propia URL única (por ejemplo, xxx-report-revision-3.doc) a la que solo pueden acceder aquellos a los que ha concedido acceso
• Seguro: los nombres de los archivos se cifran en la carga y solo se puede acceder a los archivos a través de un sistema de autenticación comprobado
• Los archivos se desprotegen y bloquean de forma intuitiva para evitar que las revisiones colisionen o se sobrescriban.
• Alterne la seguridad de los documentos entre públicos, privados y protegidos con contraseña con un solo clic del mouse