온라인 통합 파일 및 문서 저장소

비생산적인 문서 관련 활동 최소화

종이 및/또는 전자 문서를 만들고 배포하는 데 얼마나 시간을 소비합니까? 그런 다음 최신 버전을 찾고 식별하기 위해 검색하는 데 얼마나 많은 시간을 할애합니까?

분명히, 너무 많이!

IDC에서 최근 실시한 설문 조사에 따르면 정보 근로자가 문서와 관련된 비생산적인 시간을 할애하면 직원 1인당 연간 약 US$20,000의 비용이 발생하는 것으로 추산됩니다. 1,000명의 전문가가 있는 조직의 경우 200~300명 이상의 새 직원을 고용하는 것과 같습니다.

정보 근로자가 보내는 시간의 대부분은 전자 문서 및 파일을 검색하든, 새로운 정보를 생성하기 위해 정보를 수집하든, 어떤 방식으로든 전자 문서 및 파일을 처리하는 것과 관련됩니다. 이전 버전 수정, 새 버전 생성, 편집, 검토, 공유, 승인, 인쇄 및 서명; 보관 및 보관을 위해 완성된 것을 전달합니다.

정보 생성 및 배포의 문제는 여전히 본질적으로 "시간이 많이 소요되는" 작업이며 일반적으로 마스터 복사본과 많은 이전 버전을 컴퓨터에 로컬로 저장한 다음 중복 버전과 복사본을 이메일로 배포하는 것과 관련이 있습니다. 오류가 발생하기 쉽고 프로세스가 복잡하며 특히 여러 사람들이 질문을 하고 제안을 하고 오래된 버전을 변경할 수 있기 때문에 잘못된 의사소통으로 이어질 수 있습니다.

따라서 프로젝트의 모든 파일과 문서를 안전하게 저장, 공유 및 제어할 수 있다면 어떨까요? 단일 파일이나 문서를 배포하거나 전송/이메일로 보내지 않고도 언제 어디서나 원하는 사람과 함께 작업할 수 있습니까?

이것이 바로 온라인 프로젝트 파일 및 문서 저장소가 하는 일입니다.

저장된 파일과 문서가 가장 최신의, 그리고 작업 중인 프로젝트와 관련된 100%임을 보장할 수 있는 단일 중앙 위치입니다. 누가 무엇을 볼 수 있는지에 대한 액세스 권한을 부여하고 제어할 수 있습니다.

이메일이 아닌 다른 사람들과 파일 및 문서를 공유할 수 있는 액세스 권한을 부여하기만 하면 됩니다. 그런 다음 파일 자체를 보거나 체크아웃하고 작업할 복사본을 얻을 수 있습니다.

여기에는 정책, 계약, 보증, 디지털 미디어와 같은 제출 문서(관련 파일 및 문서, 목록, 파일 위치 지정자 및 개정 내역), 보험사 및 보험사의 지원 문서 및 주관성이 포함됩니다. 모두 수집 및 폴더로 분류할 수 있으며, 적절하게 강조 표시되고, 집계되고, 통합되고, 타임스탬프가 찍혀 목록 파일 및 문서 저장소의 관련 리포지토리에 저장됩니다. 리포지토리는 목록 팀의 선택된 구성원과 초대된 보험사 및 보험업자만 액세스할 수 있습니다.

사용이 간편하고 통증이 없습니다.

당사의 파일 및 문서 저장소 관리자는 시간에 민감하고 업무상 중요한 문서 및 파일을 관리하고 공유하기 위해 매우 정교하지만 간단하고 사용하기 쉬운 직관적인 문서 관리 및 버전 제어 시스템입니다.

보험사 및 보험사와 함께 상장 팀은 텍스트 문서, 스프레드시트, 이미지, 악보 등 모든 형식의 파일을 공동으로 편집할 수 있습니다. 모든 항목의 버전이 적절하고 적절한 사람만 분실하거나 덮어쓰거나 잘못 배치되는 일 없이 액세스할 수 있도록 하는 간단한 체크인/체크아웃 프로세스를 사용합니다.

또한 모든 형식의 파일을 추적, 저장 및 구성하고 프로젝트 내에서 액세스할 수 있는 문서 관리 시스템(DMS)입니다. 또한 파일을 관리, 게시 및 안전하게 팀, 클라이언트 또는 대중에게 전달하기 위한 파일 호스팅 솔루션으로 작동합니다.

관리자와 콘텐츠 제작자가 강력하고 직관적인 도구를 제공하여 문서 생성 및 게시에 대한 공동 작업을 자연스럽게 수행할 수 있도록 한다는 단순한 철학을 기반으로 합니다. 작성 프로세스의 각 단계에서 진행 상황과 문서 기록에 대한 즉각적인 스냅샷이 있습니다. 이전 버전으로 되돌릴 수 있는 옵션도 제공하므로 실수를 해도 걱정할 필요가 없습니다. 단순히 이전 버전으로 복원하면 됩니다.

각 파일에는 영구 URL이 제공됩니다. 오타를 발견하고 새 버전을 업로드하면 변경 횟수에 관계없이 해당 URL이 계속 최신 버전을 가리킵니다.

그리고 각 파일은 액세스하려는 사람에 따라 다른 보안 프로필을 갖도록 설정할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다. 비공개(보안 및 편집 및 변경할 수 있는 일부 핵심 구성원만 사용할 수 있음): 암호로 보호됨(클라이언트 또는 계약자와 같이 암호를 제공한 사람에게만 사용 가능) 또는 공개(모든 사용자에게 게시 및 호스팅됨) 팀 구성원이 보고 볼 수 있지만 변경할 수 없음).

적절하거나 민감한 정보를 저장하는 것이 걱정되십니까? 당사의 파일 및 문서 저장소는 정부 및 엔터프라이즈급 보안을 염두에 두고 구축되었습니다. 각 파일은 파일이 저장된 서버에 도달하는 즉시 익명의 128비트 MD5 해시 뒤에 마스킹되며 파일 요청은 URL 재작성, 인증 및 권한 시스템을 통해 투명하게 라우팅됩니다.

세부 사항

프로젝트 소유자가 설정한 프로젝트 권한을 기반으로 하는 액세스 가능성으로 프로젝트 내에서 액세스 가능

• 모든 파일 형식 지원(문서, 스프레드시트, 이미지, PDF 등 무엇이든!)
• 비즈니스 필수 파일의 무제한 수정본을 안전하게 저장
• 개정 로그 형태의 전체 파일 히스토리 제공
• 조직의 기존 워크플로를 통해 문서가 이동할 때 문서를 추적하고 구성하는 데 도움이 됩니다.
• 각 파일은 항상 최신 버전을 가리키는 영구적이고 인증된 URL을 얻습니다.
• 각 개정판에는 액세스 권한을 부여한 사용자만 액세스할 수 있는 고유한 URL(예:xxx-report-revision-3.doc)이 있습니다.
• 보안: 파일 이름은 업로드 시 해시되며 검증된 인증 시스템을 통해서만 파일에 액세스할 수 있습니다.
• 수정본이 충돌하거나 덮어쓰지 않도록 파일을 직관적으로 체크아웃하고 잠급니다.
• 한 번의 마우스 클릭으로 문서 보안을 공개, 비공개 및 암호로 보호 전환