Online integrované úložiská súborov a dokumentov

Minimalizujte neproduktívne činnosti súvisiace s dokumentmi

Ako dlho strávite vytváraním a distribúciou papierových a/alebo elektronických dokumentov; a koľko času potom strávite hľadaním, aby ste našli a identifikovali najnovšiu verziu?

Zjavne až príliš!

Podľa nedávneho prieskumu uskutočneného spoločnosťou IDC odhadujú, že neproduktívny čas strávený informačnými pracovníkmi súvisiaci s dokumentmi stojí organizácie takmer 20 000 US$20 000 ročne na každého zamestnanca. Pre organizáciu s 1 000 odborníkmi to znamená zamestnať viac ako 200 až 300 nových pracovníkov.

Veľa času, ktorý strávi informačný pracovník, zahŕňa prácu s elektronickými dokumentmi a súbormi tým či oným spôsobom – či už ich vyhľadávaním, zhromažďovaním informácií za účelom vytvárania nových; úprava starých, vytváranie nových verzií, úprava, kontrola, zdieľanie, schvaľovanie, tlač a podpisovanie; a odovzdaním hotových na archiváciu a uskladnenie.

Problém s generovaním a distribúciou informácií je, že je to stále vo svojej podstate „časovo náročné pre ľudí“ a zvyčajne zahŕňa uchovávanie hlavnej kópie a mnohých predchádzajúcich verzií uložených lokálne na vašom počítači a následnú distribúciu duplicitných verzií a kópií e-mailom. Je to náchylný na chyby a chaotický proces a môže viesť k nesprávnej komunikácii, najmä preto, že skupiny ľudí môžu nakoniec klásť otázky a robiť návrhy a zmeny v zastaraných verziách.

Čo keby ste mohli bezpečne ukladať, zdieľať a kontrolovať všetky svoje súbory a dokumenty pre svoj projekt; a pracovať s kýmkoľvek chcete na čomkoľvek, kdekoľvek a kedykoľvek bez distribúcie alebo odosielania/e-mailu jediného súboru alebo dokumentu?

Presne to robí náš online obchod so súbormi projektov a dokumentov.

Je to jediné centrálne miesto, kde môžete zaručiť, že uložené súbory a dokumenty sú najnovšie a najlepšie a 100% súvisí s projektmi, na ktorých pracujete; a môžete udeliť a kontrolovať prístup k tomu, kto čo vidí.

Jediné, čo musíte urobiť, je udeliť prístup na zdieľanie súborov a dokumentov s inými ľuďmi – nie im posielať e-maily. Potom môžu buď získať kópiu na prezeranie, alebo si súbor môžu sami stiahnuť a pracovať na ňom.

To zahŕňa zásady, zmluvy, potvrdenia, predložené dokumenty, ako sú digitálne médiá (súvisiace súbory a dokumenty, zoznamy, vyhľadávače súborov a histórie revízií) a podporné dokumenty a subjektivity od poisťovateľov a upisovateľov. Všetko je možné zhromaždiť a kategorizovať do priečinkov, vhodne zvýrazniť, agregovať, konsolidovať, označiť časovou pečiatkou a uložiť do pridružených archívov v zozname súborov a dokumentov. Repozitáre sú prístupné iba vybraným členom tímu kótovania a pozvaným poisťovateľom a upisovateľom.

Jednoduché použitie a bezbolestné

Náš File and Document Store Manager je veľmi sofistikovaný, ale jednoduchý a ľahko použiteľný intuitívny systém správy dokumentov a verzií na správu a zdieľanie časovo citlivých a kritických dokumentov a súborov.

Tímy zoznamov spolu s poisťovateľmi a upisovateľmi môžu spoločne upravovať súbory akéhokoľvek formátu – textové dokumenty, tabuľky, obrázky, noty... čokoľvek. Používa jednoduchý proces registrácie/odhlásenia, ktorý zaisťuje, že všetky položky majú správnu verziu a sú prístupné len tým správnym a vhodným ľuďom bez toho, aby sa stratili, prepísali alebo nesprávne umiestnili.

A je to systém správy dokumentov (DMS), ktorý sleduje, ukladá a organizuje súbory akéhokoľvek formátu a je prístupný z vášho projektu; a funguje aj ako riešenie hostenia súborov na správu, publikovanie a bezpečné doručovanie súborov tímu, klientom alebo verejnosti.

Je založený na jednoduchej filozofii, že manažéri a tvorcovia obsahu majú do rúk výkonné a intuitívne nástroje, vďaka ktorým je spolupráca na tvorbe a publikovaní dokumentov prirodzenou snahou. V každom kroku procesu tvorby je okamžitý prehľad priebehu a histórie dokumentu. Dokonca vám dáva možnosť vrátiť sa späť k predchádzajúcej revízii – takže sa nemusíte obávať, ak urobíte chybu – jednoducho obnovíte predchádzajúcu verziu.

Každému súboru je pridelená trvalá adresa URL. Ak zistíte preklep a nahráte novú verziu, daná adresa URL bude naďalej ukazovať na najnovšiu verziu bez ohľadu na to, koľko zmien vykonáte.

A každý súbor môže byť nastavený tak, aby mal iný bezpečnostný profil v závislosti od toho, kto sa k nemu pokúša pristupovať. Patria sem: súkromné (zabezpečené a dostupné len vybranému základnému tímu členov, ktorí môžu upravovať a meniť): chránené heslom (dostupné iba tým, ktorým poskytnete heslo, ako sú klienti alebo dodávatelia) alebo verejné (zverejnené a hosťované pre všetkých členovia tímu vidieť a prezerať, ale nerobiť zmeny).

Máte obavy z uchovávania majetkových alebo citlivých informácií? Náš sklad súborov a dokumentov je vytvorený s ohľadom na vládnu a podnikovú bezpečnosť. Každý súbor je maskovaný za anonymný 128-bitový hash MD5 hneď, ako sa dostane na server, kde je uložený, a požiadavky na súbory sú transparentne smerované cez systémy na prepisovanie adries URL, autentifikáciu a povolenia.

Detaily

Prístupné z projektu s prístupnosťou na základe povolení projektov nastavených vlastníkmi projektu

• Podpora pre akýkoľvek typ súboru (dokumenty, tabuľky, obrázky, PDF – čokoľvek!)
• Bezpečne ukladá neobmedzené množstvo revízií základných súborov vašej firmy
• Poskytuje úplnú históriu súborov vo forme protokolu revízií
• Pomáha vám sledovať a organizovať dokumenty, keď sa pohybujú v existujúcom pracovnom toku vašej organizácie
• Každý súbor dostane trvalú overenú adresu URL, ktorá vždy odkazuje na najnovšiu verziu
• Každá revízia má svoju vlastnú jedinečnú adresu URL (napr.xxx-report-revision-3.doc) prístupnú iba tým, ktorým ste udelili prístup
• Zabezpečenie: názvy súborov sú pri nahrávaní hašované a súbory sú prístupné iba prostredníctvom osvedčeného systému overovania
• Súbory sú intuitívne vyhradené a uzamknuté, aby sa predišlo kolíziám alebo prepísaniu revízií
• Prepínajte medzi zabezpečením dokumentov medzi verejným, súkromným a chráneným heslom jediným kliknutím myši