Integrirane online trgovine datotekama i dokumentima

Smanjite neproduktivne aktivnosti vezane uz dokumente

Koliko vremena provodite stvarajući i distribuirajući papirnate i/ili elektroničke dokumente; i onda koliko vremena trošite na traženje i identificiranje najnovije verzije?

Očigledno, previše!

Prema nedavnoj anketi koju je proveo IDC – oni procjenjuju da neproduktivno vrijeme povezano s dokumentima koje provode informacijski djelatnici košta organizacije gotovo US$20,000 godišnje po svakom zaposleniku. Za organizaciju s 1000 stručnjaka, to je jednako zapošljavanju preko 200 do 300 novih radnika.

Velik dio vremena koji informacijski radnik provede uključuje rad s elektroničkim dokumentima i datotekama na ovaj ili onaj način – bilo da ih traži, skuplja informacije za generiranje novih; mijenjanje starih, stvaranje novih verzija, uređivanje, pregledavanje, dijeljenje, odobravanje, ispis i potpisivanje; te prosljeđivanje gotovih na arhiviranje i čuvanje.

Problem s generiranjem i distribucijom informacija je što još uvijek inherentno “ljudima oduzima puno vremena” i obično uključuje čuvanje glavne kopije i mnogih prethodnih verzija pohranjenih lokalno na vašem računalu, a zatim distribuciju dupliciranih verzija i kopija e-poštom. Sklon je pogreškama i neuredan je proces te može dovesti do pogrešne komunikacije, posebno jer grupe ljudi mogu na kraju postavljati pitanja i davati prijedloge i mijenjati zastarjele verzije.

Pa što ako možete sigurno pohraniti, dijeliti i kontrolirati sve svoje datoteke i dokumente za svoj projekt; i raditi s kim god želite na bilo čemu, bilo gdje, bilo kada bez distribucije ili slanja/e-pošte ijedne datoteke ili dokumenta?

To je upravo ono što radi naša mrežna trgovina projektnih datoteka i dokumenata.

To je jedinstveno središnje mjesto gdje možete jamčiti da su pohranjene datoteke i dokumenti najnoviji i najbolji, te 100% povezani s projektima na kojima radite; i možete odobriti i kontrolirati pristup onome tko što vidi.

Sve što trebate učiniti je odobriti pristup za dijeljenje datoteka i dokumenata s drugim ljudima - ne e-poštom. Zatim mogu dobiti kopiju za pregled ili odjaviti i sami raditi na datoteci.

Ovo uključuje politike, ugovore, odobrenja, dokumente za podnošenje kao što su digitalni mediji (povezane datoteke i dokumenti, popisi, lokatori datoteka i povijesti revizija) i popratne dokumente i subjektivnosti osiguravatelja i osiguravatelja. Sve se može skupiti i kategorizirati u mape, prikladno istaknuti, agregirati, konsolidirati, označiti vremenom i pohraniti u povezana spremišta u Listing File i Document Store. Repozitoriji su dostupni samo odabranim članovima tima za uvrštenje i pozvanim osiguravateljima i pokroviteljima.

Jednostavan za korištenje i bezbolan

Naš File and Document Store Manager je vrlo sofisticiran, ali jednostavan i lak za korištenje, intuitivno upravljanje dokumentima i sustav kontrole verzija za upravljanje i dijeljenje vremenski osjetljivih i kritičnih dokumenata i datoteka.

Timovi za popis zajedno s osiguravateljima i osiguravateljima mogu zajednički uređivati datoteke bilo kojeg formata – tekstualne dokumente, proračunske tablice, slike, note... bilo što. Koristi jednostavan postupak prijave/odjave koji osigurava da su sve stavke ispravno verzirane i da su dostupne samo pravim i odgovarajućim osobama, a da se pritom nikada ne izgube, prebrišu ili zametnu.

A to je sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji prati, pohranjuje i organizira datoteke bilo kojeg formata i dostupan mu je unutar vašeg projekta; a također djeluje kao rješenje za hosting datoteka za upravljanje, objavljivanje i sigurnu isporuku datoteka timu, klijentima ili javnosti.

Temelji se na jednostavnoj filozofiji stavljanja snažnih, intuitivnih alata u ruke menadžera i kreatora sadržaja kako bi suradnja na stvaranju i objavljivanju dokumenata postala prirodan pothvat. U svakom koraku autorskog procesa postoji trenutna snimka napretka i povijest dokumenta. Čak vam daje mogućnost da se vratite na prethodnu reviziju — tako da se ne morate brinuti ako pogriješite — jednostavno vratite prethodnu verziju.

Svaka datoteka dobiva trajni URL. Ako uhvatite pogrešku pri upisu i prenesete novu verziju, taj će URL nastaviti usmjeravati na najnoviju verziju, bez obzira na to koliko promjena napravite.

A svaka se datoteka može postaviti da ima drugačiji sigurnosni profil ovisno o tome tko joj pokušava pristupiti. To uključuje: privatno (sigurno i dostupno samo odabranom osnovnom timu članova koji mogu uređivati i mijenjati): zaštićeno lozinkom (dostupno samo onima kojima date lozinku, kao što su klijenti ili izvođači) ili javno (objavljeno i hostirano za sve članovi tima mogu vidjeti i gledati, ali ne i mijenjati).

Zabrinuti ste za pohranjivanje ispravnosti ili osjetljivih informacija? Naša trgovina datotekama i dokumentima izgrađena je imajući na umu sigurnost državne i poslovne razine. Svaka je datoteka maskirana iza anonimnog 128-bitnog MD5 hash-a čim stigne do poslužitelja na kojem je pohranjena, a zahtjevi za datotekama transparentno se usmjeravaju kroz sustave prepisivanja URL-ova, provjere autentičnosti i dopuštenja.

Detalji

Dostupno unutar projekta s pristupačnošću temeljenom na dopuštenjima projekta koje je postavio vlasnik(i) projekta

• Podrška za sve vrste datoteka (dokumenti, proračunske tablice, slike, PDF-ovi — bilo što!)
• Sigurno pohranjuje neograničen broj revizija bitnih datoteka vaše tvrtke
• Pruža potpunu povijest datoteka u obliku dnevnika revizija
• Pomaže vam u praćenju i organiziranju dokumenata dok se kreću kroz postojeći tijek rada vaše organizacije
• Svaka datoteka dobiva trajni, provjereni URL koji uvijek upućuje na najnoviju verziju
• Svaka revizija dobiva svoj jedinstveni url (npr.xxx-report-revision-3.doc) dostupan samo onima kojima ste odobrili pristup
• Sigurno: nazivi datoteka se raspršuju pri učitavanju i datotekama je moguće pristupiti samo putem provjerenog sustava provjere autentičnosti
• Datoteke se intuitivno odjavljuju i zaključavaju kako bi se spriječilo sudaranje ili prebrisanje revizija
• Prebacite sigurnost dokumenata između javnih, privatnih i zaštićenih lozinkom jednim klikom miša