فروشگاه آنلاین فایل و اسناد یکپارچه

فعالیت های غیرمولد مرتبط با اسناد را به حداقل برسانید

چه مدت برای ایجاد و توزیع اسناد کاغذی و/یا الکترونیکی صرف می کنید. و سپس چقدر زمان صرف جستجو برای یافتن و شناسایی آخرین نسخه می کنید؟

ظاهرا خیلی زیاده!

طبق یک نظرسنجی اخیر که توسط IDC انجام شده است - آنها تخمین می‌زنند که زمان غیرمولد مربوط به اسناد صرف شده توسط کارکنان اطلاعات برای سازمان‌ها تقریباً $20000 در سال برای هر کارمند هزینه دارد. برای سازمانی با 1000 متخصص، این معادل استخدام بیش از 200 تا 300 کارگر جدید است.

بیشتر زمانی را که یک کارمند اطلاعاتی صرف می کند، شامل رسیدگی به اسناد و فایل های الکترونیکی به یک شکل است – چه جستجوی آنها، چه جمع آوری اطلاعات برای تولید اسناد جدید. اصلاح نسخه های قدیمی، ایجاد نسخه های جدید، ویرایش، بررسی، اشتراک گذاری، تایید، چاپ و امضا. و ارسال تمام شده ها برای بایگانی و ذخیره سازی.

مشکل تولید و توزیع اطلاعات این است که هنوز ذاتاً «زمان زیادی برای افراد» دارد و معمولاً شامل نگهداری یک نسخه اصلی و بسیاری از نسخه‌های قبلی به صورت محلی در دستگاه شما و سپس توزیع نسخه‌ها و کپی‌های تکراری از طریق ایمیل است. این مستعد خطا و فرآیندی نامرتب است و می‌تواند منجر به ارتباط نادرست شود، به‌ویژه زیرا گروه‌هایی از مردم می‌توانند در نهایت سؤال بپرسند و پیشنهادات و تغییراتی در نسخه‌های قدیمی ایجاد کنند.

پس اگر بتوانید تمام فایل‌ها و اسناد خود را برای پروژه خود به‌طور امن ذخیره، به اشتراک بگذارید و کنترل کنید، چه؟ و بدون توزیع یا ارسال/ارسال یک فایل یا سند واحد با هرکسی که می‌خواهید روی هر چیزی، هر کجا و در هر زمان کار کنید؟

این دقیقاً همان کاری است که فروشگاه آنلاین فایل و اسناد پروژه ما انجام می دهد.

این یک مکان مرکزی واحد است که در آن می توانید تضمین کنید که فایل ها و اسناد ذخیره شده جدیدترین و بهترین هستند و 100% مربوط به پروژه هایی است که روی آن کار می کنید. و شما می توانید به افرادی که چه چیزی را می بینند اجازه دهید و کنترل کنید.

تنها کاری که باید انجام دهید این است که اجازه دسترسی به اشتراک گذاری فایل ها و اسناد با افراد دیگر را بدهید - نه اینکه به آنها ایمیل بزنید. سپس آنها می توانند یک کپی برای مشاهده یا بررسی و کار بر روی فایل خود دریافت کنند.

این شامل خط‌مشی‌ها، قراردادها، تأییدیه‌ها، اسناد ارسالی مانند رسانه‌های دیجیتال (فایل‌ها و اسناد مرتبط، فهرست‌ها، مکان‌یابی فایل‌ها و تاریخچه‌های تجدیدنظر)، و اسناد و مدارک پشتیبان و موضوعی از بیمه‌گران و بیمه‌گران است. همه را می‌توان جمع‌آوری و در پوشه‌ها دسته‌بندی کرد، به‌طور مناسب برجسته‌سازی کرد، جمع‌آوری کرد، ادغام کرد، زمان را مشخص کرد و در مخازن مرتبط در فهرست فایل و فروشگاه اسناد ذخیره کرد. مخازن فقط برای اعضای منتخب تیم لیستینگ و بیمه گران و پذیره نویسان دعوت شده قابل دسترسی است.

ساده برای استفاده و بدون درد

مدیر فروشگاه فایل و اسناد ما یک سیستم مدیریت اسناد و کنترل نسخه بسیار پیچیده، اما ساده و آسان برای استفاده برای مدیریت و اشتراک گذاری اسناد و فایل های حساس به زمان و ماموریت است.

تیم‌های فهرست‌بندی همراه با بیمه‌گران و بیمه‌گران می‌توانند فایل‌ها را با هر قالبی – اسناد متنی، صفحات گسترده، تصاویر، نت‌های موسیقی … هر چیزی را به طور مشترک ویرایش کنند. از یک فرآیند ساده ورود/خروج استفاده می‌کند که تضمین می‌کند همه موارد به درستی نسخه‌بندی شده‌اند و فقط برای افراد مناسب و مناسب بدون گم شدن، بازنویسی یا جابه‌جایی در دسترس هستند.

و این یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) است که فایل ها را با هر فرمتی ردیابی، ذخیره و سازماندهی می کند و از داخل پروژه شما قابل دسترسی است. و همچنین به عنوان یک راه حل میزبانی فایل برای مدیریت، انتشار و ارائه ایمن فایل ها به تیم، مشتریان یا عموم عمل می کند.

این بر اساس فلسفه ساده قرار دادن ابزارهای قدرتمند و شهودی در دست مدیران و سازندگان محتوا است تا همکاری در ایجاد و انتشار اسناد را به یک تلاش طبیعی تبدیل کند. در هر مرحله از فرآیند نگارش، یک عکس فوری از پیشرفت و تاریخچه سند وجود دارد. حتی به شما این امکان را می دهد که به نسخه قبلی بازگردید - بنابراین اگر اشتباهی کردید نیازی به نگرانی نیست - فقط نسخه قبلی را بازیابی می کنید.

به هر فایل یک URL ثابت داده می شود. اگر اشتباه تایپی داشته باشید و نسخه جدیدی را آپلود کنید، بدون در نظر گرفتن تعداد تغییراتی که ایجاد می کنید، آن URL همچنان به آخرین نسخه اشاره می کند.

و هر فایل را می توان به گونه ای تنظیم کرد که بسته به اینکه چه کسی سعی در دسترسی به آن دارد، نمایه امنیتی متفاوتی داشته باشد. این موارد عبارتند از: خصوصی (امن و در دسترس فقط برای یک تیم اصلی منتخب از اعضایی که می‌توانند ویرایش و تغییر دهند): محافظت شده با رمز عبور (فقط برای افرادی که رمز عبور را در اختیار آنها قرار می‌دهید مانند مشتریان یا پیمانکاران) یا عمومی (منتشر شده و میزبان همه اعضای تیم را ببینند و ببینند اما تغییری ایجاد نکنند).

آیا نگران ذخیره اطلاعات حساس یا مناسب هستید؟ فروشگاه فایل و اسناد ما با در نظر گرفتن امنیت دولتی و سازمانی ساخته شده است. هر فایل به محض اینکه به سروری که در آن ذخیره می شود می رسد در پشت یک هش MD5 128 بیتی ناشناس پوشانده می شود و درخواست های فایل ها به طور شفاف از طریق سیستم های بازنویسی URL، احراز هویت و مجوز هدایت می شوند.

جزئیات

قابل دسترسی از داخل یک پروژه با قابلیت دسترسی بر اساس مجوزهای پروژه تنظیم شده توسط مالک(های) پروژه

• پشتیبانی از هر نوع فایل (اسناد، صفحات گسترده، تصاویر، PDF - هر چیزی!)
• به طور ایمن بازنگری های نامحدود فایل های ضروری کسب و کار شما را ذخیره می کند
• تاریخچه کامل فایل را در قالب یک گزارش ویرایش ارائه می دهد
• به شما کمک می کند تا اسناد را در جریان گردش کار موجود سازمانتان ردیابی و سازماندهی کنید
• هر فایل یک URL دائمی و تأیید شده دریافت می کند که همیشه به آخرین نسخه اشاره می کند
• هر نسخه url منحصر به فرد خود را دارد (egxxx-report-revision-3.doc) که فقط برای کسانی که به آنها اجازه دسترسی داده اید قابل دسترسی است.
• امن: نام فایل ها در هنگام آپلود هش می شوند و فایل ها فقط از طریق یک سیستم احراز هویت اثبات شده قابل دسترسی هستند.
• فایل‌ها به‌طور مستقیم بررسی و قفل می‌شوند تا از برخورد یا بازنویسی نسخه‌ها جلوگیری شود.
• امنیت اسناد را بین عمومی، خصوصی و رمز عبور محافظت شده با یک کلیک ماوس تغییر دهید