Online integrerade fil- och dokumentbutiker

Minimera improduktiv dokumentrelaterad aktivitet

Hur lång tid spenderar du på att skapa och distribuera pappers- och/eller elektroniska dokument; och hur mycket tid spenderar du sedan på att söka för att hitta och identifiera den senaste versionen?

Tydligen alldeles för mycket!

Enligt en nyligen genomförd undersökning gjord av IDC – uppskattar de att improduktiv dokumentrelaterad tid som informationsarbetare spenderar kostar organisationer nästan $20 000 per år för varje anställd. För en organisation med 1 000 yrkesverksamma motsvarar det att anställa över 200 till 300 nya arbetare.

Mycket av den tid en informationsarbetare lägger ner handlar om att hantera elektroniska dokument och filer på ett eller annat sätt – oavsett om de söker efter dem, drar ihop information för att generera nya; modifiera gamla, skapa nya versioner, redigera, granska, dela, godkänna, skriva ut och signera; och skickar färdiga för arkivering och lagring.

Problemet med att generera och distribuera information är att det fortfarande i sig är "tidskrävande för människor" och vanligtvis innebär att man håller en huvudkopia och många tidigare versioner lagrade lokalt på din maskin och sedan distribuerar duplicerade versioner och kopior via e-post. Det är felbenäget och en rörig process och kan leda till felkommunikation, särskilt eftersom grupper av människor kan sluta med att ställa frågor och komma med förslag och ändringar av inaktuella versioner.

Så tänk om du säkert kunde lagra, dela och kontrollera alla dina filer och dokument för ditt projekt; och arbeta med vem du vill med vad som helst, var som helst, när som helst utan att distribuera eller skicka/e-posta en enda fil eller dokument?

Detta är precis vad vår Online Project File and Document Store gör.

Det är en enda central plats där du kan garantera att filerna och dokumenten som lagras är de senaste och bästa, och 100% relaterade till de projekt du arbetar med; och du kan ge och kontrollera åtkomst till vem som ser vad.

Allt du behöver göra är att ge åtkomst till att dela filer och dokument med andra – inte e-posta dem. De kan sedan antingen få en kopia att se eller checka ut och arbeta med filen själva.

Detta inkluderar policyer, kontrakt, rekommendationer, inlämningsdokument som digitala medier (relaterade filer och dokument, listor, fillokaliseringar och revisionshistorik) och stödjande dokument och subjektiviteter från försäkringsgivare och försäkringsgivare. Alla kan samlas och kategoriseras i mappar, markeras på lämpligt sätt, aggregeras, konsolideras, tidsstämplas och lagras i tillhörande arkiv i listningsfilen och dokumentarkivet. Lagren är endast tillgängliga för utvalda medlemmar i noteringsteamet och inbjudna försäkringsgivare och försäkringsgivare.

Enkel att använda och smärtfri

Vår fil- och dokumentlagringshanterare är ett mycket sofistikerat, men enkelt och lättanvänt intuitivt dokumenthanterings- och versionskontrollsystem för att hantera och dela tidskänsliga och verksamhetskritiska dokument och filer.

Listningsteam tillsammans med försäkringsgivare och försäkringsgivare kan tillsammans redigera filer av vilket format som helst – textdokument, kalkylblad, bilder, notblad … vad som helst. Den använder en enkel in-/utcheckningsprocess som säkerställer att alla föremål är korrekt versionerade och endast tillgängliga för rätt och lämpliga personer utan att någonsin gå vilse, skriva över eller tappa bort.

Och det är ett dokumenthanteringssystem (DMS) som spårar, lagrar och organiserar filer i alla format och som är tillgängligt från ditt projekt; och fungerar också som en filvärdlösning för att hantera, publicera och säkert leverera filer till teamet, till kunder eller till allmänheten.

Den är baserad på den enkla filosofin att lägga kraftfulla, intuitiva verktyg i händerna på chefer och innehållsskapare för att göra samarbete kring skapandet och publiceringen av dokument till en naturlig strävan. Vid varje steg i författarprocessen finns det en ögonblicksbild av framstegen och dokumentets historik. Det ger dig till och med möjligheten att återgå till en tidigare version – så du behöver inte oroa dig om du gör ett misstag – du återställer helt enkelt en tidigare version.

Varje fil får en beständig URL. Om du upptäcker ett stavfel och laddar upp en ny version kommer den webbadressen att fortsätta att peka på den senaste versionen, oavsett hur många ändringar du gör.

Och varje fil kan ställas in för att ha en annan säkerhetsprofil beroende på vem som försöker komma åt den. Dessa inkluderar: privat (säkert och endast tillgängligt för ett utvalt kärnteam av medlemmar som kan redigera och ändra): lösenordsskyddad (endast tillgängligt för dem som du tillhandahåller lösenordet till, till exempel kunder eller entreprenörer), eller offentlig (publicerad och värd för alla) teammedlemmar att se och visa men inte göra ändringar).

Orolig för att lagra anständighet eller känslig information? Vår fil- och dokumentbutik är byggd med säkerhet i statlig och företagsklass i åtanke. Varje fil är maskerad bakom en anonym 128-bitars MD5-hash så snart den når servern där den är lagrad, och förfrågningar om filer dirigeras transparent genom ett URL-omskrivnings-, autentiserings- och behörighetssystem.

Detaljerna

Tillgänglig inifrån ett projekt med tillgänglighet baserat på projektbehörigheter inställda av projektägare(r)

• Stöd för alla filtyper (dokument, kalkylblad, bilder, PDF-filer - vad som helst!)
• Lagrar säkert obegränsade revisioner av ditt företags viktiga filer
• Ger en fullständig filhistorik i form av en revisionslogg
• Hjälper dig att spåra och organisera dokument när de rör sig genom din organisations befintliga arbetsflöde
• Varje fil får en permanent, autentiserad URL som alltid pekar på den senaste versionen
• Varje revision får sin egen unika webbadress (t.ex.xxx-report-revision-3.doc) tillgänglig endast för de du har beviljat åtkomst till
• Säkert: filnamn hashas vid uppladdning och filer är endast tillgängliga genom ett beprövat autentiseringssystem
• Filer checkas ut och låses intuitivt för att förhindra att revisioner kolliderar eller skrivs över
• Växla dokumentsäkerhet mellan offentlig, privat och lösenordsskyddad med ett enda musklick