مخازن الملفات والمستندات المتكاملة عبر الإنترنت

قلل من النشاط غير المنتج المتعلق بالوثائق

كم من الوقت تقضيه في إنشاء وتوزيع الورق و / أو المستندات الإلكترونية ؛ ثم كم من الوقت تقضيه في البحث للعثور على أحدث إصدار والتعرف عليه؟

على ما يبدو ، الطريق أكثر من اللازم!

وفقًا لمسح حديث أجرته مؤسسة IDC - يقدرون أن الوقت غير المنتج المرتبط بالمستندات الذي يقضيه العاملون في مجال المعلومات يكلف المؤسسات ما يقرب من 1 تيرابايت 3 تيرابايت 20 ألف دولار في السنة لكل موظف. بالنسبة لمنظمة تضم 1000 محترف ، فإن هذا يعني توظيف أكثر من 200 إلى 300 عامل جديد.

يتضمن معظم الوقت الذي يقضيه عامل المعلومات التعامل مع المستندات والملفات الإلكترونية بطريقة أو بأخرى - سواء كان البحث عنها ، أو جمع المعلومات معًا لتوليد أخرى جديدة ؛ تعديل القديمة وإنشاء إصدارات جديدة والتحرير والمراجعة والمشاركة والاعتماد والطباعة والتوقيع. وتمرير الانتهاء منها للأرشفة والتخزين.

تكمن مشكلة إنشاء المعلومات وتوزيعها في أنها لا تزال بطبيعتها "تستغرق وقتًا طويلاً للأشخاص" وعادةً ما تتضمن الاحتفاظ بنسخة رئيسية والعديد من الإصدارات السابقة مخزنة محليًا على جهازك ثم توزيع نسخ ونسخ مكررة عبر البريد الإلكتروني. إنها عرضة للخطأ وعملية فوضوية ويمكن أن تؤدي إلى سوء التواصل خاصة وأن مجموعات من الأشخاص يمكن أن ينتهي بهم الأمر بطرح الأسئلة وتقديم الاقتراحات والتغييرات على الإصدارات القديمة.

فماذا لو كان بإمكانك تخزين جميع ملفاتك ومستنداتك ومشاركتها والتحكم فيها بشكل آمن في مشروعك ؛ والعمل مع أي شخص تريده في أي شيء ، في أي مكان وفي أي وقت دون توزيع أو إرسال / إرسال ملف أو مستند واحد بالبريد الإلكتروني؟

هذا هو بالضبط ما يفعله ملف المشروع عبر الإنترنت ومتجر المستندات.

إنه موقع مركزي واحد حيث يمكنك ضمان أن الملفات والمستندات المخزنة هي الأحدث والأكبر ، وأن 100% تتعلق بالمشاريع التي تعمل عليها ؛ ويمكنك منح حق الوصول والتحكم فيه لمن يرى ماذا.

كل ما عليك فعله هو منح حق الوصول لمشاركة الملفات والمستندات مع أشخاص آخرين - وليس إرسالها بالبريد الإلكتروني. يمكنهم بعد ذلك إما الحصول على نسخة لعرضها أو سحبها والعمل على الملف بأنفسهم.

يتضمن ذلك السياسات والعقود والمصادقات ومستندات التقديم مثل الوسائط الرقمية (الملفات والمستندات ذات الصلة والقوائم ومحددات مواقع الملفات وتاريخ المراجعة) والوثائق الداعمة والخواص من شركات التأمين وشركات التأمين. يمكن جمع كل شيء وتصنيفه في مجلدات ، وتمييزها بشكل مناسب ، وتجميعها ، وتوحيدها ، وختمها بالوقت ، وتخزينها في المستودعات المرتبطة في ملف القائمة ومخزن المستندات. لا يمكن الوصول إلى المستودعات إلا لأعضاء مختارين من فريق الإدراج وشركات التأمين وشركات التأمين المدعوة.

سهل الاستخدام وخالي من الألم

يعد مدير مخزن الملفات والمستندات لدينا نظامًا معقدًا للغاية ، ولكنه بسيط وسهل الاستخدام لإدارة المستندات والتحكم في الإصدارات لإدارة ومشاركة المستندات والملفات الحساسة للوقت والمهمة.

يمكن لفرق الإدراج جنبًا إلى جنب مع شركات التأمين وشركات التأمين تحرير الملفات من أي تنسيق بشكل تعاوني - المستندات النصية وجداول البيانات والصور والموسيقى الورقية ... أي شيء. إنها تستخدم عملية تسجيل وصول / تسجيل خروج بسيطة تضمن أن جميع العناصر تم إصدارها بشكل صحيح ويمكن الوصول إليها فقط للأشخاص المناسبين والمناسبين دون الضياع أو الكتابة فوقها أو وضعها في غير محلها.

وهو نظام إدارة المستندات (DMS) الذي يتتبع ويخزن وينظم الملفات بأي تنسيق ويمكن الوصول إليه من داخل مشروعك ؛ ويعمل أيضًا كحل لاستضافة الملفات لإدارة الملفات ونشرها وتسليمها بأمان إلى الفريق أو العملاء أو الجمهور.

يعتمد على فلسفة بسيطة تتمثل في وضع أدوات قوية وبديهية في أيدي المديرين ومنشئي المحتوى لجعل التعاون في إنشاء ونشر المستندات مسعى طبيعيًا. في كل خطوة من خطوات عملية التأليف ، هناك لقطة فورية للتقدم ومحفوظات المستند. حتى أنه يمنحك خيار العودة إلى المراجعة السابقة - لذلك لا داعي للقلق إذا ارتكبت خطأ - يمكنك ببساطة استعادة إصدار سابق.

يتم إعطاء كل ملف URL ثابت. إذا اكتشفت خطأ إملائيًا وقمت بتحميل إصدار جديد ، فسيستمر عنوان URL هذا في الإشارة إلى أحدث إصدار ، بغض النظر عن عدد التغييرات التي تجريها.

ويمكن تعيين كل ملف ليكون له ملف تعريف أمان مختلف يعتمد على من يحاول الوصول إليه. يتضمن ذلك: خاص (آمن ومتاح فقط لفريق أساسي محدد من الأعضاء الذين يمكنهم التعديل والتغيير): محمي بكلمة مرور (متاح فقط لأولئك الذين تقدم لهم كلمة المرور مثل العملاء أو المقاولين) ، أو عام (منشور ومستضاف للجميع أعضاء الفريق لرؤية وعرض ولكن لا إجراء تغييرات).

هل أنت قلق من تخزين معلومات سرية أو معلومات حساسة؟ تم إنشاء متجر الملفات والمستندات لدينا مع مراعاة الأمان على مستوى الحكومة والمؤسسات. يتم إخفاء كل ملف خلف تجزئة MD5 128 بت مجهول بمجرد وصوله إلى الخادم حيث يتم تخزينه ، ويتم توجيه طلبات الملفات بشفافية من خلال أنظمة إعادة كتابة عناوين URL والمصادقة والأذونات.

التفاصيل

يمكن الوصول إليها من داخل المشروع مع إمكانية الوصول بناءً على أذونات المشاريع التي حددها مالك (مالكي) المشروع

• دعم لأي نوع ملف (مستندات وجداول بيانات وصور وملفات PDF - أي شيء!)
• يخزن بشكل آمن مراجعات غير محدودة لملفات عملك الأساسية
• يوفر محفوظات ملف كاملة في شكل سجل مراجعة
• يساعدك على تعقب المستندات وتنظيمها أثناء انتقالها عبر سير العمل الحالي لمؤسستك
• يحصل كل ملف على عنوان URL دائم ومصادق عليه والذي يشير دائمًا إلى أحدث إصدار
• تحصل كل مراجعة على عنوان url الخاص بها (egxxx-report-revision-3.doc) يمكن الوصول إليه فقط لأولئك الذين منحتهم حق الوصول
• آمن: يتم تجزئة أسماء الملفات عند التحميل ولا يمكن الوصول إلى الملفات إلا من خلال نظام مصادقة مثبت
• يتم سحب الملفات وتأمينها بشكل حدسي لمنع التصادم أو الكتابة فوق المراجعات
• قم بتبديل أمان المستندات بين العام والخاص والمحمي بكلمة مرور بنقرة واحدة على الماوس