অনলাইন ইন্টিগ্রেটেড ফাইল এবং ডকুমেন্ট স্টোর

অনুৎপাদনশীল নথি-সম্পর্কিত কার্যকলাপ ন্যূনতম

কাগজ এবং/অথবা ইলেকট্রনিক নথি তৈরি এবং বিতরণ করতে আপনি কতক্ষণ ব্যয় করেন; এবং তারপরে আপনি সর্বশেষ সংস্করণটি সন্ধান করতে এবং সনাক্ত করতে কত সময় ব্যয় করেন?

দৃশ্যত, পথ খুব বেশী!

IDC দ্বারা পরিচালিত একটি সাম্প্রতিক সমীক্ষা অনুসারে - তারা অনুমান করে যে তথ্য কর্মীদের দ্বারা ব্যয় করা অনুৎপাদনশীল নথি-সম্পর্কিত সময় প্রতিটি কর্মচারীর জন্য সংস্থাগুলিকে বছরে প্রায় US$20,000 খরচ করে৷ 1,000 পেশাদার সহ একটি সংস্থার জন্য, এটি 200 থেকে 300 জনের বেশি নতুন কর্মী নিয়োগের সমান।

একজন তথ্য কর্মী যে সময় ব্যয় করেন তার বেশিরভাগ সময় ইলেকট্রনিক নথি এবং ফাইলগুলিকে এক বা অন্য উপায়ে ডিল করা জড়িত - সেগুলি অনুসন্ধান করা হোক না কেন, নতুনগুলি তৈরি করার জন্য তথ্য একত্রিত করা হোক না কেন; পুরানোগুলি সংশোধন করা, নতুন সংস্করণ তৈরি করা, সম্পাদনা, পর্যালোচনা, ভাগ করা, অনুমোদন করা, মুদ্রণ এবং স্বাক্ষর করা; এবং আর্কাইভ এবং স্টোরেজ জন্য সমাপ্ত বেশী পাস.

তথ্য তৈরি এবং বিতরণের সমস্যা হল এটি এখনও অন্তর্নিহিতভাবে "মানুষের সময়-নিবিড়" এবং সাধারণত একটি মাস্টার কপি এবং আপনার মেশিনে স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত অনেক পূর্ববর্তী সংস্করণ রাখা এবং তারপর ইমেলের মাধ্যমে নকল সংস্করণ এবং অনুলিপি বিতরণ করা জড়িত। এটি ত্রুটির প্রবণ এবং একটি অগোছালো প্রক্রিয়া এবং এটি ভুল যোগাযোগের দিকে নিয়ে যেতে পারে বিশেষ করে যেহেতু লোকজনের দলগুলি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং পুরানো সংস্করণগুলিতে পরামর্শ এবং পরিবর্তন করতে পারে।

সুতরাং আপনি যদি আপনার প্রকল্পের জন্য আপনার সমস্ত ফাইল এবং নথি নিরাপদে সংরক্ষণ, ভাগ এবং নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন; এবং একটি ফাইল বা নথি বিতরণ বা প্রেরণ/ইমেল না করে যেকোনও সময়ে, যেকোনো জায়গায়, যে কোনো বিষয়ে আপনি যে কারো সাথে কাজ করতে চান?

আমাদের অনলাইন প্রজেক্ট ফাইল এবং ডকুমেন্ট স্টোর ঠিক এটিই করে।

এটি একটি একক কেন্দ্রীয় অবস্থান যেখানে আপনি গ্যারান্টি দিতে পারেন যে সংরক্ষিত ফাইল এবং নথিগুলি সর্বশেষ এবং সর্বশ্রেষ্ঠ এবং 100% আপনি যে প্রকল্পগুলিতে কাজ করছেন তার সাথে সম্পর্কিত; এবং আপনি অনুমতি দিতে পারেন এবং কে কী দেখে তার অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন৷

আপনাকে যা করতে হবে তা হল অন্য লোকেদের সাথে ফাইল এবং নথি ভাগ করার অ্যাক্সেস মঞ্জুর করুন - তাদের ইমেল করবেন না। তারপরে তারা হয় দেখতে বা চেক আউট করার জন্য একটি অনুলিপি পেতে পারে এবং ফাইলটিতে নিজেরাই কাজ করতে পারে।

এর মধ্যে রয়েছে নীতি, চুক্তি, অনুমোদন, দাখিল নথি যেমন ডিজিটাল মিডিয়া (সম্পর্কিত ফাইল এবং নথি, তালিকা, ফাইল লোকেটার এবং পুনর্বিবেচনার ইতিহাস), এবং বীমাকারী এবং আন্ডাররাইটারদের থেকে সহায়ক নথি এবং বিষয়বস্তু। তালিকা ফাইল এবং ডকুমেন্ট স্টোরের সাথে সম্পর্কিত সংগ্রহস্থলগুলিতে যথাযথভাবে হাইলাইট করা, একত্রিত করা, একত্রিত করা, সময় স্ট্যাম্প করা এবং সংরক্ষণ করা সমস্ত ফোল্ডারে একত্রিত এবং শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে। রিপোজিটরিগুলি শুধুমাত্র লিস্টিং টিমের নির্বাচিত সদস্য এবং আমন্ত্রিত বীমাকারী এবং আন্ডাররাইটারদের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য।

ব্যবহার করা সহজ এবং ব্যথা মুক্ত

আমাদের ফাইল এবং ডকুমেন্ট স্টোর ম্যানেজার একটি অত্যন্ত পরিশীলিত, কিন্তু সহজ এবং ব্যবহারযোগ্য স্বজ্ঞাত ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট এবং ভার্সন কন্ট্রোল সিস্টেম সময়-সংবেদনশীল এবং মিশন-সমালোচনামূলক নথি এবং ফাইলগুলি পরিচালনা এবং ভাগ করে নেওয়ার জন্য।

বীমাকারী এবং আন্ডাররাইটারদের সাথে লিস্টিং টিম যৌথভাবে যেকোনো ফরম্যাটের ফাইল সম্পাদনা করতে পারে – টেক্সট ডকুমেন্ট, স্প্রেডশীট, ছবি, শীট মিউজিক… যেকোনো কিছু। এটি একটি সাধারণ চেক-ইন/চেক-আউট প্রক্রিয়া ব্যবহার করে যা নিশ্চিত করে যে সমস্ত আইটেম সঠিকভাবে সংস্করণ করা হয়েছে এবং কখনও হারিয়ে যাওয়া, ওভাররাইট করা বা ভুল স্থানান্তর না করে শুধুমাত্র সঠিক এবং উপযুক্ত লোকেদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য।

এবং এটি একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (DMS) যেটি যেকোন ফরম্যাটের ফাইল ট্র্যাক, সঞ্চয় এবং সংগঠিত করে এবং আপনার প্রকল্পের মধ্যে থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য; এবং টিম, ক্লায়েন্ট বা জনসাধারণের কাছে ফাইলগুলি পরিচালনা, প্রকাশ এবং নিরাপদে বিতরণ করার জন্য একটি ফাইল হোস্টিং সমাধান হিসাবে কাজ করে।

এটি নথি তৈরি এবং প্রকাশের ক্ষেত্রে সহযোগিতাকে একটি স্বাভাবিক প্রচেষ্টা করার জন্য ম্যানেজার এবং বিষয়বস্তু নির্মাতাদের হাতে শক্তিশালী, স্বজ্ঞাত সরঞ্জামগুলি রাখার সহজ দর্শনের উপর ভিত্তি করে। লেখার প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপে, অগ্রগতির একটি তাত্ক্ষণিক স্ন্যাপশট এবং নথির ইতিহাস রয়েছে। এমনকি এটি আপনাকে পূর্ববর্তী সংস্করণে ফিরে যাওয়ার বিকল্পও দেয় - তাই আপনি যদি ভুল করেন তবে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না - আপনি কেবল একটি পূর্ববর্তী সংস্করণ পুনরুদ্ধার করবেন।

প্রতিটি ফাইল একটি স্থায়ী URL দেওয়া হয়. আপনি যদি একটি টাইপো ধরতে পারেন এবং একটি নতুন সংস্করণ আপলোড করেন, তাহলে আপনি যত পরিবর্তনই করুন না কেন, সেই URL সর্বশেষ সংস্করণের দিকে নির্দেশ করতে থাকবে৷

এবং প্রতিটি ফাইল কে এটি অ্যাক্সেস করার চেষ্টা করছে তার উপর নির্ভর করে একটি আলাদা সুরক্ষা প্রোফাইল সেট করা যেতে পারে। এর মধ্যে রয়েছে: ব্যক্তিগত (নিরাপদ এবং শুধুমাত্র নির্বাচিত মূল দলের সদস্যদের জন্য উপলব্ধ যারা সম্পাদনা এবং পরিবর্তন করতে পারে): পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত (শুধুমাত্র আপনি যাদের পাসওয়ার্ড প্রদান করেন যেমন ক্লায়েন্ট বা ঠিকাদারদের জন্য উপলব্ধ), অথবা সর্বজনীন (প্রকাশিত এবং সবার জন্য হোস্ট করা) দলের সদস্যরা দেখতে এবং দেখতে কিন্তু পরিবর্তন করবেন না)।

প্রাপ্যতা বা সংবেদনশীল তথ্য সংরক্ষণের বিষয়ে চিন্তিত? আমাদের ফাইল এবং ডকুমেন্ট স্টোর সরকার এবং এন্টারপ্রাইজ-গ্রেড নিরাপত্তার কথা মাথায় রেখে তৈরি করা হয়েছে। প্রতিটি ফাইল একটি বেনামী 128-বিট MD5 হ্যাশের পিছনে মাস্ক করা হয় যত তাড়াতাড়ি এটি সংরক্ষণ করা হয় সার্ভারে পৌঁছায় এবং ফাইলগুলির জন্য অনুরোধগুলি স্বচ্ছভাবে একটি URL পুনঃলিখন, প্রমাণীকরণ এবং অনুমতি সিস্টেমের মাধ্যমে রুট করা হয়।

বিস্তারিত

প্রকল্পের মালিক(দের) দ্বারা সেট করা প্রকল্প অনুমতির উপর ভিত্তি করে অ্যাক্সেসযোগ্যতা সহ একটি প্রকল্পের মধ্যে থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য

• যেকোনো ধরনের ফাইলের জন্য সমর্থন (ডক্স, স্প্রেডশীট, ছবি, পিডিএফ - যেকোনো কিছু!)
• আপনার ব্যবসার প্রয়োজনীয় ফাইলগুলির সীমাহীন সংশোধন নিরাপদে সঞ্চয় করে৷
• একটি রিভিশন লগ আকারে একটি সম্পূর্ণ ফাইল ইতিহাস প্রদান করে
• আপনার সংস্থার বিদ্যমান কর্মপ্রবাহের মধ্য দিয়ে যাওয়ার সময় নথিগুলিকে ট্র্যাক এবং সংগঠিত করতে আপনাকে সহায়তা করে
• প্রতিটি ফাইল একটি স্থায়ী, প্রমাণীকৃত URL পায় যা সর্বদা সর্বশেষ সংস্করণে নির্দেশ করে
• প্রতিটি পুনর্বিবেচনা তার নিজস্ব অনন্য url (egxxx-report-revision-3.doc) পায় শুধুমাত্র যাদের আপনি অ্যাক্সেস দিয়েছেন তাদের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য
• সুরক্ষিত: ফাইলের নামগুলি আপলোড করার সময় হ্যাশ করা হয় এবং ফাইলগুলি শুধুমাত্র একটি প্রমাণিত প্রমাণীকরণ সিস্টেমের মাধ্যমে অ্যাক্সেসযোগ্য
• ফাইলগুলি স্বজ্ঞাতভাবে চেক আউট করা হয় এবং সংশোধনগুলিকে সংঘর্ষ বা ওভাররাইট হওয়া থেকে রোধ করতে লক করা হয়
• একটি মাউস ক্লিকের মাধ্যমে সুরক্ষিত পাবলিক, প্রাইভেট এবং পাসওয়ার্ডের মধ্যে নথির নিরাপত্তা টগল করুন