Online integrované úložiště souborů a dokumentů

Minimalizujte neproduktivní činnost související s dokumenty

Jak dlouho strávíte vytvářením a distribucí papírových a/nebo elektronických dokumentů; a kolik času strávíte hledáním, abyste našli a identifikovali nejnovější verzi?

Zřejmě až moc!

Podle nedávného průzkumu společnosti IDC odhadují, že neproduktivní čas strávený informačními pracovníky související s dokumenty stojí organizace téměř 20 000 US$20 000 ročně na každého zaměstnance. Pro organizaci s 1 000 profesionály to odpovídá náboru více než 200 až 300 nových pracovníků.

Většinu času, který informační pracovník stráví, zahrnuje práci s elektronickými dokumenty a soubory tím či oním způsobem – ať už je hledá, shromažďuje informace za účelem generování nových; úpravy starých, vytváření nových verzí, úpravy, revize, sdílení, schvalování, tisk a podepisování; a předávání hotových k archivaci a uložení.

Problém s generováním a distribucí informací je, že je to stále ze své podstaty „časově náročné na lidi“ a obvykle zahrnuje uchování hlavní kopie a mnoha předchozích verzí uložených lokálně na vašem počítači a následnou distribuci duplicitních verzí a kopií e-mailem. Je to náchylný k chybám a chaotický proces a může vést k nesprávné komunikaci, zejména proto, že skupiny lidí mohou nakonec klást otázky a navrhovat a měnit zastaralé verze.

Co kdybyste mohli bezpečně ukládat, sdílet a ovládat všechny své soubory a dokumenty pro váš projekt; a pracovat s kýmkoli chcete, na čemkoli, kdekoli a kdykoli, aniž byste museli distribuovat nebo posílat/posílat e-mailem jediný soubor nebo dokument?

To je přesně to, co dělá náš online projektový soubor a úložiště dokumentů.

Je to jediné centrální místo, kde můžete zaručit, že uložené soubory a dokumenty jsou nejnovější a nejlepší, a 100% související s projekty, na kterých pracujete; a můžete udělit a řídit přístup k tomu, kdo co vidí.

Jediné, co musíte udělat, je udělit přístup ke sdílení souborů a dokumentů s ostatními lidmi – nikoli jim e-mailem. Poté mohou buď získat kopii k zobrazení, nebo si soubor sami vyzvednout a pracovat na něm.

To zahrnuje zásady, smlouvy, potvrzení, předkládací dokumenty, jako jsou digitální média (související soubory a dokumenty, seznamy, lokátory souborů a historie revizí) a podpůrné dokumenty a subjektivity od pojistitelů a upisovatelů. Vše lze shromažďovat a kategorizovat do složek, vhodně zvýraznit, agregovat, konsolidovat, označit časovým razítkem a uložit do souvisejících úložišť ve výpisu souborů a dokumentů. Úložiště jsou přístupná pouze vybraným členům týmu kotace a pozvaným pojistitelům a upisovatelům.

Jednoduché použití a bezbolestné

Náš Správce úložiště souborů a dokumentů je velmi sofistikovaný, ale jednoduchý a snadno použitelný systém pro intuitivní správu dokumentů a správu verzí pro správu a sdílení časově citlivých a kritických dokumentů a souborů.

Výpisové týmy spolu s pojistiteli a upisovateli mohou společně upravovat soubory libovolného formátu – textové dokumenty, tabulky, obrázky, noty… cokoliv. Využívá jednoduchý proces přihlášení/odhlášení, který zajišťuje, že všechny položky mají správnou verzi a jsou přístupné pouze správným a vhodným lidem, aniž by se ztratily, přepsaly nebo špatně umístily.

A je to systém správy dokumentů (DMS), který sleduje, ukládá a organizuje soubory libovolného formátu a je přístupný z vašeho projektu; a také funguje jako řešení pro hostování souborů pro správu, publikování a bezpečné doručování souborů týmu, klientům nebo veřejnosti.

Je založeno na jednoduché filozofii, která dává manažerům a tvůrcům obsahu do rukou výkonné a intuitivní nástroje, aby se spolupráce na tvorbě a publikování dokumentů stala přirozenou snahou. V každém kroku procesu tvorby je k dispozici okamžitý snímek průběhu a historie dokumentu. Dokonce vám dává možnost vrátit se zpět k předchozí revizi – takže se nemusíte bát, pokud uděláte chybu – jednoduše obnovíte předchozí verzi.

Každý soubor má trvalou adresu URL. Pokud narazíte na překlep a nahrajete novou verzi, bude tato adresa URL i nadále ukazovat na nejnovější verzi bez ohledu na to, kolik změn provedete.

A každý soubor lze nastavit tak, aby měl jiný bezpečnostní profil v závislosti na tom, kdo se k němu pokouší přistupovat. Patří mezi ně: soukromé (zabezpečené a dostupné pouze vybranému základnímu týmu členů, kteří mohou upravovat a měnit): chráněné heslem (dostupné pouze těm, kterým heslo poskytnete, jako jsou klienti nebo dodavatelé), nebo veřejné (publikované a hostované všem členové týmu prohlížet a prohlížet, ale neprovádět změny).

Máte obavy z uchovávání chráněných nebo citlivých informací? Naše úložiště souborů a dokumentů je vytvořeno s ohledem na vládní a podnikové zabezpečení. Každý soubor je maskován za anonymní 128bitový hash MD5, jakmile se dostane na server, kde je uložen, a požadavky na soubory jsou transparentně směrovány přes systémy pro přepisování URL, ověřování a oprávnění.

Detaily

Přístupné z projektu s přístupností na základě oprávnění projektů nastavených vlastníkem (vlastníky) projektu

• Podpora pro jakýkoli typ souboru (dokumenty, tabulky, obrázky, PDF – cokoliv!)
• Bezpečně ukládá neomezené množství revizí základních souborů vaší firmy
• Poskytuje úplnou historii souborů ve formě protokolu revizí
• Pomáhá vám sledovat a organizovat dokumenty, když procházejí stávajícím pracovním postupem vaší organizace
• Každý soubor získá trvalou ověřenou adresu URL, která vždy odkazuje na nejnovější verzi
• Každá revize má svou vlastní jedinečnou adresu URL (např.xxx-report-revision-3.doc) přístupnou pouze těm, kterým jste udělili přístup
• Zabezpečení: názvy souborů jsou při nahrávání hašovány a soubory jsou přístupné pouze prostřednictvím osvědčeného systému ověřování
• Soubory jsou intuitivně rezervovány a uzamčeny, aby se zabránilo kolizím nebo přepsání revizí
• Přepínejte zabezpečení dokumentů mezi veřejným, soukromým a chráněným heslem jediným kliknutím myši