Online integrerede fil- og dokumentbutikker

Minimer uproduktiv dokumentrelateret aktivitet

Hvor lang tid bruger du på at oprette og distribuere papir- og/eller elektroniske dokumenter; og hvor meget tid bruger du så på at søge for at finde og identificere den seneste version?

Tilsyneladende alt for meget!

Ifølge en nylig undersøgelse foretaget af IDC - anslår de, at uproduktiv dokumentrelateret tid brugt af informationsarbejdere koster organisationer næsten $20.000 om året for hver medarbejder. For en organisation med 1.000 fagfolk svarer det til at ansætte over 200 til 300 nye medarbejdere.

Meget af den tid, en informationsmedarbejder bruger, involverer at håndtere elektroniske dokumenter og filer på den ene eller anden måde – uanset om man søger efter dem, samler informationer for at generere nye; ændring af gamle, oprettelse af nye versioner, redigering, gennemgang, deling, godkendelse, udskrivning og underskrift; og videregivelse af færdige til arkivering og opbevaring.

Problemet med at generere og distribuere information er, at det stadig i sagens natur er "tidskrævende for mennesker" og normalt involverer at opbevare en masterkopi og mange tidligere versioner gemt lokalt på din maskine og derefter distribuere duplikerede versioner og kopier via e-mail. Det er udsat for fejl og en rodet proces og kan føre til fejlkommunikation, især da grupper af mennesker kan ende med at stille spørgsmål og komme med forslag og ændringer til forældede versioner.

Så hvad nu hvis du sikkert kunne gemme, dele og kontrollere alle dine filer og dokumenter til dit projekt; og arbejde med hvem du vil om hvad som helst, hvor som helst og når som helst uden at distribuere eller sende/e-maile en enkelt fil eller et dokument?

Det er præcis, hvad vores Online Project File and Document Store gør.

Det er en enkelt central placering, hvor du kan garantere, at de lagrede filer og dokumenter er de nyeste og bedste og 100% relateret til de projekter, du arbejder på; og du kan give og kontrollere adgang til, hvem der ser hvad.

Alt du skal gøre er at give adgang til at dele filer og dokumenter med andre mennesker - ikke e-maile dem. De kan derefter enten få en kopi for at se eller tjekke ud og selv arbejde på filen.

Dette omfatter politikker, kontrakter, påtegninger, indsendelsesdokumenter såsom digitale medier (relaterede filer og dokumenter, lister, fillokalisering og revisionshistorik) og understøttende dokumenter og emner fra forsikringsselskaber og forsikringsgivere. Alle kan samles og kategoriseres i mapper, passende fremhævet, aggregeret, konsolideret, tidsstemplet og gemt i de tilknyttede arkiver i Listing File og Document Store. Lagrene er kun tilgængelige for udvalgte medlemmer af noteringsteamet og inviterede forsikringsselskaber og assurandører.

Enkel at bruge og smertefri

Vores fil- og dokumentlageradministrator er et meget sofistikeret, men enkelt og brugervenligt intuitivt dokumenthåndterings- og versionskontrolsystem til styring og deling af tidsfølsomme og missionskritiske dokumenter og filer.

Listeteams sammen med forsikringsselskaber og forsikringsgivere kan i fællesskab redigere filer af ethvert format – tekstdokumenter, regneark, billeder, noder ... hvad som helst. Den bruger en simpel check-in/check-out proces, der sikrer, at alle varer er korrekt versioneret og kun tilgængelige for de rigtige og passende personer uden nogensinde at gå tabt, overskrevet eller forlagt.

Og det er et dokumentstyringssystem (DMS), der sporer, gemmer og organiserer filer af ethvert format og er tilgængeligt inde fra dit projekt; og fungerer også som en filhostingløsning til at administrere, publicere og sikkert levere filer til teamet, til kunder eller til offentligheden.

Det er baseret på den enkle filosofi om at lægge kraftfulde, intuitive værktøjer i hænderne på ledere og indholdsskabere for at gøre samarbejde om oprettelse og offentliggørelse af dokumenter til en naturlig bestræbelse. Ved hvert trin i forfatterprocessen er der et øjebliksbillede af fremskridt og dokumentets historie. Det giver dig endda mulighed for at vende tilbage til en tidligere revision - så du behøver ikke bekymre dig, hvis du laver en fejl - du gendanner blot en tidligere version.

Hver fil får en vedvarende URL. Hvis du fanger en tastefejl og uploader en ny version, vil denne URL fortsat pege på den seneste version, uanset hvor mange ændringer du foretager.

Og hver fil kan indstilles til at have en anden sikkerhedsprofil afhængigt af, hvem der forsøger at få adgang til den. Disse omfatter: privat (sikker og kun tilgængelig for et udvalgt kerneteam af medlemmer, som kan redigere og ændre): adgangskodebeskyttet (kun tilgængelig for dem, du giver adgangskoden til, såsom kunder eller entreprenører), eller offentlig (udgivet og hostet for alle teammedlemmer til at se og se, men ikke foretage ændringer).

Bekymret for at gemme ordentlighed eller følsomme oplysninger? Vores fil- og dokumentlager er bygget med regerings- og virksomhedssikkerhed i tankerne. Hver fil er maskeret bag en anonym 128-bit MD5-hash, så snart den når serveren, hvor den er gemt, og anmodninger om filer dirigeres gennemsigtigt gennem et URL-omskrivnings-, godkendelses- og tilladelsessystemer.

Detaljerne

Tilgængelig inde fra et projekt med tilgængelighed baseret på projekttilladelser angivet af projektejer(e)

• Understøttelse af enhver filtype (dokumenter, regneark, billeder, PDF'er - hvad som helst!)
• Gemmer sikkert ubegrænsede revisioner af din virksomheds væsentlige filer
• Giver en fuld filhistorik i form af en revisionslog
• Hjælper dig med at spore og organisere dokumenter, når de bevæger sig gennem din organisations eksisterende arbejdsgang
• Hver fil får en permanent, autentificeret URL, der altid peger på den nyeste version
• Hver revision får sin egen unikke url (egxxx-report-revision-3.doc), som kun er tilgængelig for dem, du har givet adgang til
• Sikkert: Filnavne hashes ved upload, og filer er kun tilgængelige via et gennemprøvet godkendelsessystem
• Filer tjekkes intuitivt ud og låses for at forhindre revisioner i at kollidere eller blive overskrevet
• Skift dokumentsikkerhed mellem offentlig, privat og adgangskodebeskyttet med et enkelt museklik