Integrierter Online-Datei- und Dokumentenspeicher

Minimieren Sie unproduktive dokumentbezogene Aktivitäten

Wie viel Zeit verbringen Sie mit der Erstellung und Verteilung von Papierdokumenten und/oder elektronischen Dokumenten? und wie viel Zeit verbringen Sie dann mit der Suche, um die neueste Version zu finden und zu identifizieren?

Anscheinend viel zu viel!

Laut einer kürzlich von IDC durchgeführten Umfrage – sie schätzen, dass die unproduktive Zeit, die von Informationsarbeitern mit Dokumenten verbracht wird, Unternehmen jährlich fast $20.000 US-Dollar für jeden Mitarbeiter kostet. Für ein Unternehmen mit 1.000 Fachkräften bedeutet dies, über 200 bis 300 neue Mitarbeiter einzustellen.

Ein Großteil der Zeit, die ein Information Worker verbringt, besteht darin, auf die eine oder andere Weise mit elektronischen Dokumenten und Dateien umzugehen – sei es mit der Suche nach ihnen, dem Zusammentragen von Informationen, um neue zu erstellen; alte modifizieren, neue Versionen erstellen, bearbeiten, überprüfen, teilen, genehmigen, drucken und signieren; und Weitergabe der fertigen zur Archivierung und Aufbewahrung.

Das Problem beim Generieren und Verteilen von Informationen ist, dass es immer noch von Natur aus „personalzeitintensiv“ ist und normalerweise beinhaltet, eine Masterkopie und viele frühere Versionen lokal auf Ihrem Computer zu speichern und dann doppelte Versionen und Kopien per E-Mail zu verteilen. Es ist fehleranfällig und ein chaotischer Prozess und kann zu Missverständnissen führen, insbesondere da Gruppen von Personen Fragen stellen und Vorschläge und Änderungen an veralteten Versionen machen können.

Was wäre also, wenn Sie alle Ihre Dateien und Dokumente für Ihr Projekt sicher speichern, freigeben und kontrollieren könnten? und mit jedem, den Sie wollen, an allem, überall und jederzeit arbeiten, ohne eine einzige Datei oder ein einziges Dokument zu verteilen oder zu senden/emailen?

Genau das leistet unser Online Project File and Document Store.

Es ist ein einziger zentraler Ort, an dem Sie garantieren können, dass die gespeicherten Dateien und Dokumente die neuesten und besten sind und 100% mit den Projekten zusammenhängen, an denen Sie arbeiten; und Sie können den Zugriff darauf gewähren und steuern, wer was sieht.

Alles, was Sie tun müssen, ist den Zugriff zu gewähren, um Dateien und Dokumente mit anderen Personen zu teilen – nicht ihnen eine E-Mail zu senden. Sie können dann entweder eine Kopie zur Ansicht erhalten oder die Datei selbst auschecken und bearbeiten.

Dazu gehören Richtlinien, Verträge, Bestätigungen, Einreichungsdokumente wie digitale Medien (zugehörige Dateien und Dokumente, Listen, Dateiverzeichnisse und Revisionsverläufe) sowie unterstützende Dokumente und Subjektivitäten von Versicherern und Underwritern. Alle können gesammelt und in Ordnern kategorisiert, entsprechend hervorgehoben, aggregiert, konsolidiert, mit einem Zeitstempel versehen und in den zugehörigen Repositories im Listing File and Document Store gespeichert werden. Die Repositories sind nur ausgewählten Mitgliedern des Listing Teams und eingeladenen Versicherern und Underwritern zugänglich.

Einfach zu bedienen und schmerzfrei

Unser File and Document Store Manager ist ein sehr ausgeklügeltes, aber einfaches und benutzerfreundliches, intuitives Dokumentenmanagement- und Versionskontrollsystem zum Verwalten und Teilen zeitkritischer und unternehmenskritischer Dokumente und Dateien.

Listungsteams können gemeinsam mit Versicherern und Underwritern Dateien in jedem Format bearbeiten – Textdokumente, Tabellenkalkulationen, Bilder, Noten … alles. Es verwendet einen einfachen Check-in/Check-out-Prozess, der sicherstellt, dass alle Elemente ordnungsgemäß versioniert und nur für die richtigen und geeigneten Personen zugänglich sind, ohne dass sie jemals verloren gehen, überschrieben oder verlegt werden.

Und es ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Dateien in jedem Format verfolgt, speichert und organisiert und von Ihrem Projekt aus zugänglich ist; und fungiert auch als Datei-Hosting-Lösung zum Verwalten, Veröffentlichen und sicheren Bereitstellen von Dateien an das Team, an Kunden oder an die Öffentlichkeit.

Es basiert auf der einfachen Philosophie, Managern und Erstellern von Inhalten leistungsstarke, intuitive Tools an die Hand zu geben, um die Zusammenarbeit bei der Erstellung und Veröffentlichung von Dokumenten zu einem natürlichen Unterfangen zu machen. Bei jedem Schritt des Erstellungsprozesses gibt es eine sofortige Momentaufnahme des Fortschritts und des Verlaufs des Dokuments. Es gibt Ihnen sogar die Möglichkeit, zu einer früheren Version zurückzukehren – Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen, wenn Sie einen Fehler machen – Sie stellen einfach eine frühere Version wieder her.

Jede Datei erhält eine dauerhafte URL. Wenn Sie einen Tippfehler finden und eine neue Version hochladen, verweist diese URL weiterhin auf die neueste Version, unabhängig davon, wie viele Änderungen Sie vornehmen.

Und jede Datei kann so eingestellt werden, dass sie ein anderes Sicherheitsprofil hat, je nachdem, wer versucht, darauf zuzugreifen. Dazu gehören: privat (sicher und nur für ein ausgewähltes Kernteam von Mitgliedern verfügbar, die bearbeiten und ändern können), passwortgeschützt (nur für diejenigen verfügbar, denen Sie das Passwort mitteilen, wie z. B. Kunden oder Auftragnehmer), oder öffentlich (für alle veröffentlicht und gehostet). Teammitglieder sehen und anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen).

Sind Sie besorgt über die Speicherung von vertraulichen oder vertraulichen Informationen? Unser Datei- und Dokumentenspeicher wurde mit Blick auf die Sicherheit auf Regierungs- und Unternehmensebene entwickelt. Jede Datei wird hinter einem anonymen 128-Bit-MD5-Hash maskiert, sobald sie den Server erreicht, auf dem sie gespeichert ist, und Anfragen nach Dateien werden transparent durch ein URL-Umschreibungs-, Authentifizierungs- und Berechtigungssystem geleitet.

Die Details

Zugänglich von innerhalb eines Projekts mit Zugänglichkeit basierend auf Projektberechtigungen, die von Projektinhaber(n) festgelegt wurden

• Unterstützung für jeden Dateityp (Dokumente, Tabellenkalkulationen, Bilder, PDFs – alles!)
• Speichert sicher unbegrenzte Revisionen der wichtigsten Dateien Ihres Unternehmens
• Bietet einen vollständigen Dateiverlauf in Form eines Revisionsprotokolls
• Hilft Ihnen, Dokumente zu verfolgen und zu organisieren, während sie den bestehenden Workflow Ihrer Organisation durchlaufen
• Jede Datei erhält eine permanente, authentifizierte URL, die immer auf die neueste Version verweist
• Jede Revision erhält ihre eigene eindeutige URL (z. B. xxx-Bericht-Revision-3.doc), auf die nur diejenigen zugreifen können, denen Sie Zugriff gewährt haben
• Sicher: Dateinamen werden beim Hochladen gehasht und Dateien sind nur über ein bewährtes Authentifizierungssystem zugänglich
• Dateien werden intuitiv ausgecheckt und gesperrt, um zu verhindern, dass Revisionen kollidieren oder überschrieben werden
• Schalten Sie die Dokumentensicherheit mit einem einzigen Mausklick zwischen öffentlich, privat und passwortgeschützt um