Integreeritud faili- ja dokumendipoed veebis

Minimeerige ebaproduktiivne dokumentidega seotud tegevus

Kui kaua kulub teil paber- ja/või elektrooniliste dokumentide loomisele ja levitamisele; ja kui palju aega kulutate otsingule, et leida ja tuvastada uusim versioon?

Ilmselt liiga palju!

Hiljuti IDC läbiviidud uuringu kohaselt kulub teabetöötajate ebaproduktiivsele dokumentidele kulutatud aeg organisatsioonidele iga töötaja kohta aastas ligi 1 TP3 T20 000 USA dollarit. 1000 spetsialistiga organisatsiooni puhul võrdub see üle 200–300 uue töötaja palkamisega.

Suure osa ajast, mille infotöötaja veedab, hõlmab ühel või teisel viisil elektrooniliste dokumentide ja failidega tegelemine – olgu siis nende otsimine, teabe koondamine uute loomiseks; vanade muutmine, uute versioonide loomine, toimetamine, ülevaatamine, jagamine, kinnitamine, printimine ja allkirjastamine; ja valmisanded arhiveerimiseks ja säilitamiseks.

Teabe genereerimise ja levitamise probleem seisneb selles, et see on endiselt oma olemuselt "inimeste ajakulukas" ja hõlmab tavaliselt põhikoopia ja paljude varasemate versioonide hoidmist teie arvutis kohapeal ning seejärel duplikaatversioonide ja koopiate levitamist e-posti teel. See on tõrgetetundlik ja räpane protsess ning võib põhjustada suhtlemishäireid, eriti kuna inimrühmad võivad esitada küsimusi ning teha ettepanekuid ja muuta aegunud versioonidele.

Mis siis, kui saaksite oma projekti jaoks kõiki oma faile ja dokumente turvaliselt salvestada, jagada ja juhtida; ja töötada kellega tahes, kellega soovite, ükskõik kus ja igal ajal ilma ühtainsat faili või dokumenti levitamata või saatmata/e-postiga saatmata?

Täpselt seda teeb meie veebipõhine projektifailide ja dokumendipood.

See on üks keskne asukoht, kus saate tagada, et salvestatud failid ja dokumendid on uusimad ja parimad ning 100%, mis on seotud teie töötavate projektidega; ja saate anda ja juhtida juurdepääsu sellele, kes mida näeb.

Kõik, mida pead tegema, on anda juurdepääs failide ja dokumentide jagamiseks teiste inimestega – mitte neile meili saatmiseks. Seejärel saavad nad faili vaatamiseks koopia hankida või ise faili vaadata ja kallal töötada.

See hõlmab poliitikaid, lepinguid, kinnitusi, esitamisdokumente, nagu digitaalne meedium (seotud failid ja dokumendid, loendid, failiotsijad ja redaktsioonide ajalood) ning kindlustusandjate ja kindlustusandjate tõendavad dokumendid ja subjektid. Kõike saab koondada ja kaustadesse liigitada, asjakohaselt esile tõsta, koondada, konsolideerida, ajatempliga panna ja salvestada loendifailide ja dokumendisalve seotud hoidlates. Andmehoidlad on juurdepääsetavad ainult noteerimismeeskonna valitud liikmetele ning kutsutud kindlustusandjatele ja kindlustusandjatele.

Lihtne kasutada ja valuvaba

Meie faili- ja dokumendihoidla haldur on väga keerukas, kuid lihtne ja hõlpsasti kasutatav intuitiivne dokumendihaldus- ja versioonihaldussüsteem ajatundlike ja missioonikriitiliste dokumentide ja failide haldamiseks ja jagamiseks.

Nimekirjade meeskonnad koos kindlustusandjate ja kindlustusandjatega saavad koostöös redigeerida mis tahes vormingus faile – tekstidokumente, arvutustabeleid, pilte, noote… kõike. See kasutab lihtsat sisse-/väljaregistreerimisprotsessi, mis tagab, et kõik üksused on korralikult versioonistatud ja neile pääsevad juurde ainult õiged ja asjakohased inimesed, ilma et nad kunagi eksiksid, üle kirjutataks või valesse kohta ei läheks.

Ja see on dokumendihaldussüsteem (DMS), mis jälgib, salvestab ja korraldab mis tahes vormingus faile ning on juurdepääsetav teie projektist; ja toimib ka failimajutuslahendusena, et hallata, avaldada ja turvaliselt meeskonnale, klientidele või avalikkusele edastada.

See põhineb lihtsal filosoofial, mille kohaselt antakse juhtide ja sisuloojate kätte võimsad ja intuitiivsed tööriistad, et muuta koostöö dokumentide loomisel ja avaldamisel loomulikuks pingutuseks. Autoriprotsessi igas etapis on hetkeülevaade edenemisest ja dokumendi ajaloost. See annab teile isegi võimaluse naasta eelmisele versioonile – nii et te ei pea muretsema, kui teete vea – taastate lihtsalt eelmise versiooni.

Igale failile antakse püsiv URL. Kui märkate kirjavea ja laadite üles uue versiooni, osutab see URL jätkuvalt uusimale versioonile, olenemata sellest, kui palju muudatusi teete.

Igal failil saab määrata erineva turvaprofiili, olenevalt sellest, kes sellele juurde pääseb. Nende hulka kuuluvad: privaatne (turvaline ja saadaval ainult valitud põhimeeskonnale, kes saavad redigeerida ja muuta): parooliga kaitstud (saadaval ainult neile, kellele parooli annate, näiteks klientidele või töövõtjatele) või avalik (avaldatud ja hostitud kõigile meeskonnaliikmed saavad näha ja vaadata, kuid mitte muudatusi teha).

Kas olete mures sobiliku või tundliku teabe salvestamise pärast? Meie faili- ja dokumendipood on ehitatud valitsus- ja ettevõttetaseme turvalisust silmas pidades. Iga fail maskeeritakse anonüümse 128-bitise MD5 räsi taha niipea, kui see jõuab serverisse, kus see on salvestatud, ja failitaotlused suunatakse läbipaistvalt URL-i ümberkirjutamise, autentimise ja lubade süsteemide kaudu.

Detailid

Juurdepääs projekti seest, juurdepääsetavus põhineb projektiomaniku(te) poolt määratud projektilubadel

• Toetus mis tahes failitüübile (dokumendid, arvutustabelid, pildid, PDF-id - kõik!)
• Salvestab turvaliselt teie ettevõtte oluliste failide piiramatud versioonid
• Pakub täielikku failiajalugu redaktsioonilogi kujul
• Aitab teil jälgida ja korraldada dokumente, kui need teie organisatsiooni olemasolevas töövoos liiguvad
• Iga fail saab püsiva autentitud URL-i, mis viitab alati uusimale versioonile
• Iga redaktsioon saab oma ainulaadse URL-i (egxxx-report-revision-3.doc), millele pääsevad juurde ainult need, kellele olete andnud juurdepääsu
• Turvaline: failinimed räsitakse üleslaadimisel ja failidele pääseb juurde ainult tõestatud autentimissüsteemi kaudu
• Failid kontrollitakse intuitiivselt välja ja lukustatakse, et vältida redaktsioonide kokkupõrget või ülekirjutamist
• Lülitage dokumentide turvalisus avaliku, privaatse ja parooliga kaitstud vahel ühe hiireklõpsuga