Integroidut tiedosto- ja asiakirjakaupat verkossa

Minimoi tuottamaton asiakirjoihin liittyvä toiminta

Kuinka kauan käytät paperi- ja/tai sähköisten asiakirjojen luomiseen ja jakeluun; ja kuinka paljon aikaa käytät etsimiseen löytääksesi ja tunnistaaksesi uusimman version?

Ilmeisesti aivan liikaa!

IDC:n äskettäin tekemän tutkimuksen mukaan he arvioivat, että tietotyöntekijöiden tuottamaton asiakirjoihin liittyvä aika maksaa organisaatioille lähes 1 TP3T20 000 vuodessa jokaista työntekijää kohden. Organisaatiolle, jossa on 1 000 ammattilaista, se tarkoittaa yli 200–300 uuden työntekijän palkkaamista.

Suurin osa tietotyöntekijän käyttämästä ajasta liittyy sähköisten asiakirjojen ja tiedostojen käsittelyyn tavalla tai toisella – olipa kyse niiden etsimisestä tai tiedon keräämisestä uusien luomiseksi; vanhojen muokkaaminen, uusien versioiden luominen, muokkaaminen, tarkistaminen, jakaminen, hyväksyminen, tulostaminen ja allekirjoittaminen; ja luovuttaa valmiit arkistointia ja säilytystä varten.

Tietojen luomisen ja jakamisen ongelmana on se, että se on edelleen luonnostaan "ihmisten aikaa vievää" ja siihen liittyy yleensä pääkopion ja useiden aikaisempien versioiden säilyttäminen paikallisesti koneellesi ja sen jälkeen päällekkäisten versioiden ja kopioiden jakaminen sähköpostitse. Se on virhealtis ja sotkuinen prosessi, ja se voi johtaa kommunikaatiovirheisiin varsinkin kun ihmisryhmät voivat päätyä esittämään kysymyksiä ja tekemään ehdotuksia ja muutoksia vanhentuneisiin versioihin.

Mitä jos voisit tallentaa, jakaa ja hallita turvallisesti kaikkia tiedostojasi ja asiakirjojasi projektia varten; ja työskennellä kenen tahansa kanssa mitä tahansa, missä ja milloin tahansa ilman yksittäisen tiedoston tai asiakirjan jakamista tai lähettämistä/sähköpostitse?

Juuri tätä verkkoprojektitiedosto- ja asiakirjakauppamme tekee.

Se on yksi keskeinen sijainti, jossa voit taata, että tallennetut tiedostot ja asiakirjat ovat uusimpia ja parhaita, ja 100% liittyvät käsittelemiisi projekteihin; ja voit myöntää ja hallita käyttöoikeuksia sille, kuka näkee mitä.

Sinun tarvitsee vain myöntää käyttöoikeus tiedostojen ja asiakirjojen jakamiseen muiden ihmisten kanssa – et lähettää heille sähköpostia. Sitten he voivat joko saada kopion tarkastellakseen tai tarkistaa ja käsitellä tiedostoa itse.

Tämä sisältää käytännöt, sopimukset, suositukset, lähetysasiakirjat, kuten digitaalisen median (liittyvät tiedostot ja asiakirjat, luettelot, tiedostopaikantimet ja versiohistoriat) sekä vakuutuksenantajien ja vakuutuksenantajien tukiasiakirjat ja aiheet. Kaikki voidaan koota ja luokitella kansioihin, korostaa asianmukaisesti, koota yhteen, yhdistää, aikaleimata ja tallentaa niihin liittyviin arkistoihin Listing File and Document Storessa. Tietovarastot ovat vain valituille listaustiimin jäsenille ja kutsutuille vakuutuksenantajille ja vakuutuksenantajille.

Helppokäyttöinen ja kivuton

Tiedosto- ja asiakirjasäilömme on erittäin hienostunut, mutta yksinkertainen ja helppokäyttöinen intuitiivinen dokumenttien hallinta- ja versionhallintajärjestelmä aikaherkkien ja kriittisten asiakirjojen ja tiedostojen hallintaan ja jakamiseen.

Listaustiimit yhdessä vakuutusyhtiöiden ja vakuutuksenantajien kanssa voivat yhdessä muokata minkä tahansa muotoisia tiedostoja – tekstiasiakirjoja, laskentataulukoita, kuvia, nuotteja… mitä tahansa. Se käyttää yksinkertaista sisään-/uloskirjautumisprosessia, joka varmistaa, että kaikki kohteet ovat oikein versioituja ja että ne ovat vain oikeiden ja asianmukaisten ihmisten saatavilla ilman, että ne katoavat, kirjoitetaan päälle tai sijoitetaan väärin.

Ja se on asiakirjanhallintajärjestelmä (DMS), joka seuraa, tallentaa ja järjestää minkä tahansa muotoisia tiedostoja ja on käytettävissä projektistasi. ja toimii myös tiedostojen isännöintiratkaisuna tiedostojen hallintaan, julkaisemiseen ja turvalliseen toimittamiseen tiimille, asiakkaille tai yleisölle.

Se perustuu yksinkertaiseen filosofiaan, jonka mukaan tehokkaat, intuitiiviset työkalut annetaan johtajien ja sisällöntuottajien käsiin, jotta yhteistyöstä asiakirjojen luomisessa ja julkaisemisessa tulee luonnollista. Jokaisessa luontiprosessin vaiheessa on välitön tilannekuva asiakirjan edistymisestä ja historiasta. Se jopa antaa sinulle mahdollisuuden palata takaisin aiempaan versioon – joten sinun ei tarvitse huolehtia, jos teet virheen – palautat vain edellisen version.

Jokaiselle tiedostolle annetaan pysyvä URL-osoite. Jos huomaat kirjoitusvirheen ja lataat uuden version, URL-osoite osoittaa edelleen uusimpaan versioon riippumatta siitä, kuinka monta muutosta teet.

Ja jokaiselle tiedostolle voidaan asettaa eri suojausprofiili riippuen siitä, kuka yrittää käyttää sitä. Näitä ovat: yksityinen (suojattu ja saatavilla vain valituille ydintiimille, jotka voivat muokata ja muuttaa): suojattu salasanalla (saatavilla vain niille, jotka annat salasanan, kuten asiakkaille tai urakoitsijoille) tai julkinen (julkaistaan ja isännöi kaikille tiimin jäsenet voivat nähdä ja katsella, mutta eivät tehdä muutoksia).

Oletko huolissasi luottamuksellisten tai arkaluonteisten tietojen tallentamisesta? Tiedosto- ja asiakirjakauppamme on rakennettu valtion ja yritystason turvallisuutta ajatellen. Jokainen tiedosto peitetään anonyymin 128-bittisen MD5-tiivisteen taakse heti, kun se saavuttaa palvelimen, johon se on tallennettu, ja tiedostopyynnöt reititetään läpinäkyvästi URL-osoitteen uudelleenkirjoitus-, todennus- ja lupajärjestelmien kautta.

Yksityiskohdat

Käytettävissä projektin sisällä, ja saavutettavuus perustuu projektin omistajien asettamiin projektioikeuksiin

• Tuki mille tahansa tiedostotyypille (asiakirjat, laskentataulukot, kuvat, PDF-tiedostot – mitä tahansa!)
• Tallentaa turvallisesti rajoittamattoman määrän versioita yrityksesi tärkeistä tiedostoista
• Tarjoaa täydellisen tiedostohistorian versiolokin muodossa
• Auttaa seuraamaan ja järjestämään asiakirjoja niiden liikkuessa organisaatiosi nykyisessä työnkulussa
• Jokainen tiedosto saa pysyvän, todennettuun URL-osoitteeseen, joka osoittaa aina uusimpaan versioon
• Jokainen versio saa oman yksilöllisen URL-osoitteensa (egxxx-report-revision-3.doc), joka on vain niille, joille olet myöntänyt käyttöoikeuden.
• Turvallinen: tiedostojen nimet tiivistetään latauksen yhteydessä ja tiedostot ovat käytettävissä vain todistetun todennusjärjestelmän kautta
• Tiedostot kirjataan ulos ja lukitaan intuitiivisesti, jotta estetään versioiden törmäys tai päällekirjoittaminen
• Vaihda asiakirjojen suojausta julkisen, yksityisen ja salasanalla suojatun välillä yhdellä hiiren napsautuksella