Magasins de fichiers et de documents intégrés en ligne

Minimiser les activités improductives liées aux documents

Combien de temps passez-vous à créer et distribuer des documents papier et/ou électroniques ; et puis combien de temps passez-vous à chercher pour trouver et identifier la dernière version ?

Apparemment, beaucoup trop!

Selon une récente enquête menée par IDC, ils estiment que le temps improductif consacré aux documents passé par les travailleurs de l'information coûte aux organisations près de $20 000 US par an pour chaque employé. Pour une organisation de 1 000 professionnels, cela équivaut à embaucher plus de 200 à 300 nouveaux travailleurs.

Une grande partie du temps qu'un travailleur de l'information passe implique de traiter des documents et des fichiers électroniques d'une manière ou d'une autre – qu'il s'agisse de les rechercher, de rassembler des informations pour en générer de nouveaux ; modifier les anciennes, créer de nouvelles versions, éditer, réviser, partager, approuver, imprimer et signer ; et en passant ceux finis pour l'archivage et le stockage.

Le problème avec la génération et la distribution d'informations est qu'elles nécessitent toujours beaucoup de temps et impliquent généralement de conserver une copie principale et de nombreuses versions antérieures stockées localement sur votre machine, puis de distribuer des versions en double et des copies par e-mail. C'est un processus sujet aux erreurs et désordonné, qui peut entraîner une mauvaise communication, d'autant plus que des groupes de personnes peuvent finir par poser des questions et faire des suggestions et des modifications à des versions obsolètes.

Et si vous pouviez stocker, partager et contrôler en toute sécurité tous vos fichiers et documents pour votre projet ; et travailler avec qui vous voulez sur n'importe quoi, n'importe où, n'importe quand sans distribuer ou envoyer/envoyer par e-mail un seul fichier ou document ?

C'est exactement ce que fait notre magasin de fichiers et de documents de projet en ligne.

Il s'agit d'un emplacement central unique où vous pouvez garantir que les fichiers et documents stockés sont les plus récents et les plus complets, et 100% liés aux projets sur lesquels vous travaillez ; et vous pouvez accorder et contrôler l'accès à qui voit quoi.

Tout ce que vous avez à faire est d'accorder l'accès pour partager des fichiers et des documents avec d'autres personnes - pas de les envoyer par e-mail. Ils peuvent ensuite soit obtenir une copie à consulter, soit extraire et travailler eux-mêmes sur le fichier.

Cela comprend les polices, les contrats, les avenants, les documents de soumission tels que les supports numériques (fichiers et documents connexes, listes, localisateurs de fichiers et historiques de révision), ainsi que les pièces justificatives et les subjectivités des assureurs et des souscripteurs. Tous peuvent être rassemblés et classés dans des dossiers, correctement mis en évidence, agrégés, consolidés, horodatés et stockés dans les référentiels associés du fichier de liste et du magasin de documents. Les référentiels ne sont accessibles qu'aux membres sélectionnés de l'équipe de cotation et aux assureurs et souscripteurs invités.

Simple à utiliser et sans douleur

Notre gestionnaire de fichiers et de documents est un système intuitif de gestion de documents et de contrôle de version très sophistiqué, mais simple et facile à utiliser pour la gestion et le partage de documents et de fichiers urgents et critiques.

Les équipes de cotation ainsi que les assureurs et les souscripteurs peuvent éditer en collaboration des fichiers de n'importe quel format - documents texte, feuilles de calcul, images, partitions… n'importe quoi. Il utilise un processus d'archivage/extraction simple qui garantit que tous les éléments sont correctement versionnés et accessibles uniquement aux personnes appropriées et appropriées sans jamais être perdus, écrasés ou égarés.

Et c'est un système de gestion de documents (DMS) qui suit, stocke et organise les fichiers de n'importe quel format et est accessible depuis votre projet ; et fonctionne également comme une solution d'hébergement de fichiers pour gérer, publier et livrer en toute sécurité des fichiers à l'équipe, aux clients ou au public.

Il est basé sur la philosophie simple de mettre des outils puissants et intuitifs entre les mains des gestionnaires et des créateurs de contenu pour faire de la collaboration sur la création et la publication de documents une entreprise naturelle. À chaque étape du processus de création, il y a un instantané instantané de la progression et de l'historique du document. Il vous donne même la possibilité de revenir à une révision précédente - vous n'avez donc pas à vous inquiéter si vous faites une erreur - vous restaurez simplement une version précédente.

Chaque fichier se voit attribuer une URL persistante. Si vous détectez une faute de frappe et téléchargez une nouvelle version, cette URL continuera à pointer vers la dernière version, quel que soit le nombre de modifications que vous apportez.

Et chaque fichier peut être configuré pour avoir un profil de sécurité différent en fonction de qui essaie d'y accéder. Ceux-ci incluent : privé (sécurisé et disponible uniquement pour une équipe restreinte de membres qui peuvent modifier et modifier) : protégé par mot de passe (disponible uniquement pour ceux à qui vous fournissez le mot de passe, tels que les clients ou les sous-traitants), ou public (publié et hébergé par tous membres de l'équipe à voir et à visualiser, mais pas à apporter des modifications).

Vous craignez de stocker des informations confidentielles ou sensibles ? Notre magasin de fichiers et de documents est conçu avec une sécurité de niveau gouvernemental et d'entreprise à l'esprit. Chaque fichier est masqué derrière un hachage MD5 128 bits anonyme dès qu'il atteint le serveur où il est stocké, et les demandes de fichiers sont acheminées de manière transparente via un système de réécriture d'URL, d'authentification et d'autorisation.

Les détails

Accessible depuis un projet avec une accessibilité basée sur les autorisations de projets définies par le(s) propriétaire(s) du projet

• Prise en charge de tout type de fichier (documents, feuilles de calcul, images, PDF - n'importe quoi !)
• Stocke en toute sécurité un nombre illimité de révisions des fichiers essentiels de votre entreprise
• Fournit un historique complet des fichiers sous la forme d'un journal de révision
• Vous aide à suivre et à organiser les documents à mesure qu'ils se déplacent dans le flux de travail existant de votre organisation
• Chaque fichier reçoit une URL permanente et authentifiée qui pointe toujours vers la dernière version
• Chaque révision obtient sa propre URL unique (par exemple, xxx-report-revision-3.doc) accessible uniquement à ceux auxquels vous avez accordé l'accès
• Sécurisé : les noms de fichiers sont hachés lors du téléchargement et les fichiers ne sont accessibles que via un système d'authentification éprouvé
• Les fichiers sont intuitivement extraits et verrouillés pour empêcher les révisions d'entrer en collision ou d'être écrasées
• Basculez la sécurité des documents entre public, privé et protégé par mot de passe en un seul clic de souris