חנויות קבצים ומסמכים משולבות מקוונות

צמצם למינימום פעילות לא פרודוקטיבית הקשורה למסמכים

כמה זמן אתה משקיע ביצירה והפצה של מסמכי נייר ו/או אלקטרוניים; ואז כמה זמן אתה מבלה בחיפוש כדי למצוא ולזהות את הגרסה העדכנית ביותר?

ככל הנראה, יותר מדי!

על פי סקר שנערך לאחרונה על ידי IDC - הם מעריכים שזמן לא פרודוקטיבי הקשור למסמכים שמבזבזים עובדי מידע עולה לארגונים כמעט US$20,000 בשנה לכל עובד. עבור ארגון עם 1,000 אנשי מקצוע, זה שווה גיוס מעל 200 עד 300 עובדים חדשים.

חלק ניכר מהזמן שעובד מידע מבלה כרוך בהתמודדות עם מסמכים וקבצים אלקטרוניים בצורה כזו או אחרת - בין אם בחיפוש אחריהם, בין אם בשילוב מידע לצורך הפקת מסמכים חדשים; שינוי ישנים, יצירת גרסאות חדשות, עריכה, סקירה, שיתוף, אישור, הדפסה וחתימה; והעברת גמורים לארכיון ואחסון.

הבעיה עם יצירה והפצה של מידע היא שזה עדיין מטבעו "עתיר זמן של אנשים" ובדרך כלל כרוך בשמירה של עותק מאסטר וגרסאות קודמות רבות המאוחסנות באופן מקומי במחשב שלך ולאחר מכן הפצה של גרסאות ועותקים כפולים בדוא"ל. זה נוטה לשגיאות ותהליך מבולגן ויכול להוביל לתקשורת שגויה במיוחד מכיוון שקבוצות של אנשים עלולות בסופו של דבר לשאול שאלות ולהציע הצעות ושינויים בגרסאות לא מעודכנות.

אז מה אם תוכל לאחסן, לשתף ולשלוט בצורה מאובטחת בכל הקבצים והמסמכים שלך עבור הפרויקט שלך; ולעבוד עם כל מי שתרצה בכל דבר, בכל מקום ובכל זמן מבלי להפיץ או לשלוח/לשלוח בדואר אלקטרוני קובץ או מסמך אחד?

זה בדיוק מה שעושה חנות הקבצים והמסמכים המקוונת שלנו לפרויקטים.

זהו מיקום מרכזי יחיד שבו אתה יכול להבטיח שהקבצים והמסמכים המאוחסנים הם העדכניים והטובים ביותר, ו-100% קשורים לפרויקטים שאתה עובד עליהם; ואתה יכול להעניק ולשלוט בגישה למי שרואה מה.

כל מה שאתה צריך לעשות הוא להעניק גישה לשתף קבצים ומסמכים עם אנשים אחרים - לא לשלוח להם אימייל. לאחר מכן הם יכולים לקבל עותק לצפייה או לבצע צ'ק-אאוט ולעבוד על הקובץ בעצמם.

זה כולל מדיניות, חוזים, אישורים, מסמכי הגשה כגון מדיה דיגיטלית (קבצים ומסמכים קשורים, רשימות, מאתרי קבצים והיסטוריית גרסאות), ומסמכים תומכים וסובייקטיביות ממבטחים וחתמים. ניתן לאסוף ולסווג את כולם לתיקיות, להדגיש כראוי, לצבור, לאחד, להחתים חותמת זמן ולאחסן במאגרים המשויכים בקובץ הרישום ובאחסון המסמכים. המאגרים נגישים רק לחברים נבחרים בצוות הרישום ולמבטחים וחתמים מוזמנים.

פשוט לשימוש וללא כאבים

מנהל הקבצים והמסמכים שלנו הוא מערכת מתוחכמת מאוד, אך פשוטה וקלה לשימוש אינטואיטיבית לניהול מסמכים ובקרת גרסאות לניהול ושיתוף של מסמכים וקבצים רגישים לזמן וקריטיים למשימה.

צוותי רישום יחד עם מבטחים וחתמים יכולים לערוך בשיתוף פעולה קבצים מכל פורמט - מסמכי טקסט, גיליונות אלקטרוניים, תמונות, דפי תווים... כל דבר. היא משתמשת בתהליך צ'ק-אין/צ'ק-אאוט פשוט המבטיח שכל הפריטים יהיו בגרסה נכונה ונגישים רק לאנשים הנכונים והמתאימים מבלי ללכת לאיבוד, להחליק או לא ללכת לאיבוד.

וזו מערכת ניהול מסמכים (DMS) שעוקבת אחר, מאחסנת ומארגנת קבצים בכל פורמט ונגישות מתוך הפרויקט שלך; וכן פועלת כפתרון אירוח קבצים לניהול, פרסום ומסירת קבצים בצורה מאובטחת לצוות, ללקוחות או לציבור.

זה מבוסס על הפילוסופיה הפשוטה של הכנסת כלים עוצמתיים ואינטואיטיביים בידי מנהלים ויוצרי תוכן כדי להפוך את שיתוף הפעולה ביצירה ופרסום של מסמכים למאמץ טבעי. בכל שלב בתהליך הכתיבה, יש תמונת מצב מיידית של ההתקדמות וההיסטוריה של המסמך. זה אפילו נותן לך את האפשרות לחזור לגרסה קודמת - כך שאתה לא צריך לדאוג אם אתה עושה טעות - אתה פשוט משחזר גרסה קודמת.

לכל קובץ ניתנת כתובת URL קבועה. אם תתפוס שגיאת הקלדה ותעלה גרסה חדשה, כתובת האתר הזו תמשיך להצביע על הגרסה העדכנית ביותר, ללא קשר למספר השינויים שתבצע.

וניתן להגדיר לכל קובץ פרופיל אבטחה שונה בהתאם למי שמנסה לגשת אליו. אלה כוללים: פרטי (מאובטח וזמין רק לצוות ליבה נבחר של חברים שיכולים לערוך ולשנות): מוגן באמצעות סיסמה (זמין רק למי שאתה מספק את הסיסמה להם כגון לקוחות או קבלנים), או ציבורי (פורסם ומתארח לכולם חברי הצוות לראות ולהציג אך לא לבצע שינויים).

מודאג לגבי אחסון נאותות או מידע רגיש? חנות הקבצים והמסמכים שלנו נבנתה מתוך מחשבה על אבטחה ברמה ממשלתית וארגונית. כל קובץ מוסווה מאחורי hash אנונימי של 128 סיביות MD5 ברגע שהוא מגיע לשרת שבו הוא מאוחסן, ובקשות לקבצים מנותבות בשקיפות דרך מערכות לשכתוב URL, אימות והרשאות.

הפרטים

נגיש מתוך פרויקט עם נגישות על סמך הרשאות פרויקטים שנקבעו על ידי בעלי הפרויקט

• תמיכה בכל סוג קובץ (מסמכים, גיליונות אלקטרוניים, תמונות, קובצי PDF - כל דבר!)
• מאחסן בצורה מאובטחת גרסאות בלתי מוגבלות של הקבצים החיוניים של העסק שלך
• מספק היסטוריית קבצים מלאה בצורה של יומן גרסאות
• עוזר לך לעקוב ולארגן מסמכים כשהם עוברים בזרימת העבודה הקיימת של הארגון שלך
• כל קובץ מקבל כתובת URL קבועה ומאומתת שמצביעה תמיד על הגרסה העדכנית ביותר
• כל גרסה מקבלת כתובת אתר ייחודית משלה (egxxx-report-revision-3.doc) הנגישה רק למי שהענקת להם גישה
• מאובטח: שמות קבצים עוברים גיבוב בהעלאה וניתן לגשת לקבצים רק באמצעות מערכת אימות מוכחת
• קבצים נבדקים וננעלים באופן אינטואיטיבי כדי למנוע מהגרסאות להתנגש או להחליק
• החלף את אבטחת המסמכים בין ציבורי, פרטי ומוגן באמצעות סיסמה בלחיצת עכבר אחת