ऑनलाइन एकीकृत फ़ाइल और दस्तावेज़ स्टोर

अनुत्पादक दस्तावेज़-संबंधी गतिविधि को न्यूनतम करें

आप पेपर और/या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ बनाने और वितरित करने में कितना समय लगाते हैं; और फिर आप नवीनतम संस्करण को खोजने और पहचानने में कितना समय लगाते हैं?

जाहिर है, बहुत ज्यादा!

आईडीसी द्वारा हाल ही में किए गए एक सर्वेक्षण के अनुसार - उनका अनुमान है कि सूचना कर्मियों द्वारा खर्च किए गए अनुत्पादक दस्तावेज़-संबंधित समय में प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति वर्ष लगभग US$20,000 खर्च होता है। 1,000 पेशेवरों वाले संगठन के लिए, जो 200 से 300 से अधिक नए श्रमिकों को काम पर रखने के बराबर है।

एक सूचना कार्यकर्ता अपना अधिकांश समय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों और फ़ाइलों से किसी न किसी तरह से निपटने में बिताता है - चाहे उन्हें खोजना हो, नई जानकारी उत्पन्न करने के लिए जानकारी को एक साथ खींचना; पुराने को संशोधित करना, नए संस्करण बनाना, संपादन करना, समीक्षा करना, साझा करना, अनुमोदन करना, प्रिंट करना और हस्ताक्षर करना; और संग्रह और भंडारण के लिए तैयार पास करना।

जानकारी उत्पन्न करने और वितरित करने में समस्या यह है कि यह अभी भी स्वाभाविक रूप से "लोग समय-गहन" है और आमतौर पर आपकी मशीन पर स्थानीय रूप से संग्रहीत एक मास्टर कॉपी और कई पूर्व संस्करणों को रखना और फिर डुप्लिकेट संस्करणों और प्रतियों को ईमेल द्वारा वितरित करना शामिल है। यह त्रुटि प्रवण और एक गन्दी प्रक्रिया है और विशेष रूप से गलत संचार का कारण बन सकती है क्योंकि लोगों के समूह प्रश्न पूछ सकते हैं और सुझाव दे सकते हैं और पुराने संस्करणों में परिवर्तन कर सकते हैं।

तो क्या हुआ अगर आप अपने प्रोजेक्ट के लिए अपनी सभी फाइलों और दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से स्टोर, शेयर और नियंत्रित कर सकते हैं; और किसी के भी साथ काम करें जिसे आप किसी भी चीज़ पर, कहीं भी, किसी भी समय बिना किसी फ़ाइल या दस्तावेज़ को वितरित या भेजे/ईमेल किए बिना चाहते हैं?

ठीक यही काम हमारा ऑनलाइन प्रोजेक्ट फाइल और डॉक्यूमेंट स्टोर करता है।

यह एक एकल केंद्रीय स्थान है जहाँ आप गारंटी दे सकते हैं कि संग्रहीत फ़ाइलें और दस्तावेज़ नवीनतम और महानतम हैं, और 100% उन परियोजनाओं से संबंधित है जिन पर आप काम कर रहे हैं; और आप इसे एक्सेस प्रदान और नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन क्या देखता है.

आपको बस इतना करना है कि फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को अन्य लोगों के साथ साझा करने के लिए पहुँच प्रदान करना है - उन्हें ईमेल नहीं करना है। फिर वे या तो देखने के लिए एक कॉपी प्राप्त कर सकते हैं या चेक आउट कर सकते हैं और स्वयं फ़ाइल पर काम कर सकते हैं।

इसमें पॉलिसी, कॉन्ट्रैक्ट्स, एंडोर्समेंट्स, सबमिशन डॉक्यूमेंट्स जैसे डिजिटल मीडिया (संबंधित फाइल्स और डॉक्यूमेंट्स, लिस्ट्स, फाइल लोकेटर्स और रिवीजन हिस्ट्री) शामिल हैं, और इंश्योरेंसर्स और अंडरराइटर्स से सपोर्टिंग डॉक्यूमेंट्स और सब्जेक्टिविटीज शामिल हैं। सभी को इकट्ठा किया जा सकता है और फ़ोल्डरों में वर्गीकृत किया जा सकता है, उचित रूप से हाइलाइट किया गया, समेकित, समेकित, समय मुद्रांकित और लिस्टिंग फ़ाइल और दस्तावेज़ स्टोर में संबंधित रिपॉजिटरी में संग्रहीत किया जा सकता है। रिपॉजिटरी केवल लिस्टिंग टीम के चयनित सदस्यों और आमंत्रित बीमाकर्ताओं और हामीदारों के लिए सुलभ हैं।

प्रयोग करने में आसान और दर्द रहित

हमारा फ़ाइल और दस्तावेज़ स्टोर मैनेजर समय-संवेदी और मिशन-महत्वपूर्ण दस्तावेज़ों और फ़ाइलों के प्रबंधन और साझा करने के लिए एक बहुत ही परिष्कृत, लेकिन सहज ज्ञान युक्त दस्तावेज़ प्रबंधन और संस्करण नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करने में आसान है।

बीमाकर्ताओं और हामीदारों के साथ मिलकर सूचीबद्ध करने वाली टीमें किसी भी प्रारूप की फ़ाइलों को सहयोगी रूप से संपादित कर सकती हैं - पाठ दस्तावेज़, स्प्रेडशीट, चित्र, शीट संगीत... कुछ भी। यह एक सरल चेक-इन/चेक-आउट प्रक्रिया का उपयोग करता है जो यह सुनिश्चित करता है कि सभी आइटम ठीक से संस्करणित हैं और केवल सही और उपयुक्त लोगों के लिए बिना खोए, अधिलेखित या गलत स्थान पर पहुंच योग्य हैं।

और यह एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (डीएमएस) है जो किसी भी प्रारूप की फाइलों को ट्रैक, स्टोर और व्यवस्थित करती है और आपके प्रोजेक्ट के भीतर से पहुंच योग्य है; और टीम, ग्राहकों या जनता के लिए फ़ाइलों को प्रबंधित, प्रकाशित और सुरक्षित रूप से वितरित करने के लिए फ़ाइल होस्टिंग समाधान के रूप में भी काम करता है।

यह दस्तावेजों के निर्माण और प्रकाशन पर सहयोग को एक स्वाभाविक प्रयास बनाने के लिए प्रबंधकों और सामग्री निर्माताओं के हाथों में शक्तिशाली, सहज ज्ञान युक्त उपकरण देने के सरल दर्शन पर आधारित है। संलेखन प्रक्रिया के प्रत्येक चरण में, प्रगति और दस्तावेज़ के इतिहास का एक त्वरित स्नैपशॉट होता है। यह आपको पिछले संशोधन पर वापस लौटने का विकल्प भी देता है - इसलिए यदि आप कोई गलती करते हैं तो आपको चिंता करने की आवश्यकता नहीं है - आप बस पिछले संस्करण को पुनर्स्थापित करें।

प्रत्येक फ़ाइल को एक स्थायी URL दिया जाता है। यदि आप कोई टाइपो पकड़ते हैं और एक नया संस्करण अपलोड करते हैं, तो वह URL नवीनतम संस्करण की ओर इशारा करता रहेगा, चाहे आप कितने भी बदलाव करें।

और प्रत्येक फ़ाइल को एक अलग सुरक्षा प्रोफ़ाइल के लिए सेट किया जा सकता है जो इस पर निर्भर करता है कि कौन इसे एक्सेस करने का प्रयास कर रहा है। इनमें शामिल हैं: निजी (सुरक्षित और केवल सदस्यों की एक चुनिंदा कोर टीम के लिए उपलब्ध जो संपादित और बदल सकते हैं): पासवर्ड संरक्षित (केवल उन लोगों के लिए उपलब्ध है जिन्हें आप ग्राहकों या ठेकेदारों को पासवर्ड प्रदान करते हैं), या सार्वजनिक (प्रकाशित और सभी को होस्ट किया गया) टीम के सदस्यों को देखने और देखने के लिए लेकिन परिवर्तन करने के लिए नहीं)।

औचित्यपूर्ण या संवेदनशील जानकारी संग्रहीत करने के बारे में चिंतित हैं? हमारा फ़ाइल और दस्तावेज़ स्टोर सरकार और एंटरप्राइज़-ग्रेड सुरक्षा को ध्यान में रखकर बनाया गया है। प्रत्येक फ़ाइल एक अज्ञात 128-बिट MD5 हैश के पीछे छिप जाती है जैसे ही यह सर्वर पर पहुँचती है जहाँ इसे संग्रहीत किया जाता है, और फ़ाइलों के लिए अनुरोधों को URL पुनर्लेखन, प्रमाणीकरण और अनुमति प्रणाली के माध्यम से पारदर्शी रूप से रूट किया जाता है।

विवरण

प्रोजेक्ट ओनर द्वारा निर्धारित प्रोजेक्ट अनुमतियों के आधार पर एक्सेसिबिलिटी के साथ एक प्रोजेक्ट के भीतर से एक्सेस करने योग्य

• किसी भी फ़ाइल प्रकार के लिए समर्थन (दस्तावेज़, स्प्रैडशीट्स, छवियां, पीडीएफ - कुछ भी!)
• आपके व्यवसाय की आवश्यक फ़ाइलों के असीमित संशोधनों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत करता है
• पुनरीक्षण लॉग के रूप में एक पूर्ण फ़ाइल इतिहास प्रदान करता है
• आपके संगठन के मौजूदा वर्कफ़्लो के माध्यम से दस्तावेज़ों को ट्रैक और व्यवस्थित करने में आपकी सहायता करता है
• प्रत्येक फ़ाइल को एक स्थायी, प्रमाणित URL प्राप्त होता है जो हमेशा नवीनतम संस्करण की ओर इशारा करता है
• प्रत्येक पुनरीक्षण का अपना विशिष्ट url (egxxx-report-revision-3.doc) प्राप्त होता है, जिसे केवल उन लोगों तक पहुँचा जा सकता है जिन्हें आपने पहुँच प्रदान की है
• सुरक्षित: फ़ाइल नाम अपलोड पर हैशेड होते हैं और फ़ाइलें केवल एक सिद्ध प्रमाणीकरण प्रणाली के माध्यम से ही पहुंच योग्य होती हैं
• संशोधनों को टकराने या अधिलेखित होने से बचाने के लिए फ़ाइलों को सहज रूप से चेक आउट और लॉक किया जाता है
• एक माउस क्लिक से सार्वजनिक, निजी और पासवर्ड संरक्षित के बीच दस्तावेज़ सुरक्षा को टॉगल करें