Toko File & Dokumen Terintegrasi Online

Minimalkan aktivitas terkait dokumen yang tidak produktif

Berapa lama waktu yang Anda habiskan untuk membuat dan mendistribusikan dokumen kertas dan/atau elektronik; lalu berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mencari dan mengidentifikasi versi terbaru?

Rupanya, terlalu banyak!

Menurut survei terbaru yang dilakukan oleh IDC – mereka memperkirakan bahwa waktu terkait dokumen yang tidak produktif yang dihabiskan oleh pekerja informasi merugikan organisasi hampir US$20.000 per tahun untuk setiap karyawan. Untuk organisasi dengan 1.000 profesional, itu setara dengan mempekerjakan lebih dari 200 hingga 300 pekerja baru.

Sebagian besar waktu yang dihabiskan pekerja informasi melibatkan berurusan dengan dokumen dan file elektronik dengan satu atau lain cara – apakah mencarinya, mengumpulkan informasi untuk menghasilkan yang baru; memodifikasi yang lama, membuat versi baru, mengedit, meninjau, berbagi, menyetujui, mencetak dan menandatangani; dan melewati yang sudah jadi untuk pengarsipan dan penyimpanan.

Masalah dengan menghasilkan dan mendistribusikan informasi adalah masih secara inheren "orang-orang-intensif" dan biasanya melibatkan menyimpan salinan master dan banyak versi sebelumnya disimpan secara lokal di mesin Anda dan kemudian mendistribusikan versi duplikat dan salinan melalui email. Itu rawan kesalahan dan proses yang berantakan dan dapat menyebabkan miskomunikasi terutama karena sekelompok orang akhirnya dapat mengajukan pertanyaan dan membuat saran dan perubahan ke versi yang sudah ketinggalan zaman.

Jadi bagaimana jika Anda dapat dengan aman menyimpan, berbagi, dan mengontrol semua file dan dokumen untuk proyek Anda; dan bekerja dengan siapa pun yang Anda inginkan untuk apa saja, di mana saja, kapan saja tanpa mendistribusikan atau mengirim/mengirimkan satu file atau dokumen melalui email?

Inilah tepatnya yang dilakukan oleh Toko Dokumen dan File Proyek Online kami.

Ini adalah satu lokasi pusat di mana Anda dapat menjamin bahwa file dan dokumen yang disimpan adalah yang terbaru dan terbaik, dan 100% terkait dengan proyek yang sedang Anda kerjakan; dan Anda dapat memberikan dan mengontrol akses ke siapa yang melihat apa.

Yang harus Anda lakukan adalah memberikan akses untuk berbagi file dan dokumen dengan orang lain – bukan mengirim email kepada mereka. Mereka kemudian bisa mendapatkan salinan untuk melihat atau memeriksa dan mengerjakan file itu sendiri.

Ini termasuk Kebijakan, Kontrak, Pengesahan, Dokumen Pengajuan seperti media Digital (berkas dan dokumen terkait, daftar, pencari file dan riwayat revisi), dan Dokumen Pendukung dan Subyektivitas dari Penanggung dan Penjamin Emisi. Semua dapat dikumpulkan dan dikategorikan ke dalam folder, disorot dengan tepat, dikumpulkan, dikonsolidasikan, dicap waktu dan disimpan di Repositori terkait di File Daftar dan Penyimpanan Dokumen. Repositori hanya dapat diakses oleh anggota terpilih dari Tim Pencatatan dan perusahaan asuransi dan penjamin emisi yang diundang.

Mudah digunakan dan Bebas Rasa Sakit

File and Document Store Manager kami adalah manajemen dokumen intuitif dan sistem kontrol versi yang sangat canggih, tetapi sederhana dan mudah digunakan untuk mengelola dan berbagi dokumen dan file yang sensitif terhadap waktu dan misi-kritis.

Daftar tim bersama dengan perusahaan asuransi dan penjamin emisi dapat secara kolaboratif mengedit file dalam format apa pun – dokumen teks, spreadsheet, gambar, lembaran musik… apa saja. Ini menggunakan proses check-in/check-out sederhana yang memastikan bahwa semua item diversi dengan benar dan hanya dapat diakses oleh orang yang tepat dan tepat tanpa pernah hilang, ditimpa, atau salah tempat.

Dan ini adalah sistem manajemen dokumen (DMS) yang melacak, menyimpan, dan mengatur file dalam format apa pun dan dapat diakses dari dalam proyek Anda; dan juga beroperasi sebagai solusi hosting file untuk mengelola, menerbitkan, dan mengirimkan file dengan aman ke tim, klien, atau publik.

Ini didasarkan pada filosofi sederhana untuk menempatkan alat yang kuat dan intuitif di tangan manajer dan pembuat konten untuk membuat kolaborasi dalam pembuatan dan publikasi dokumen menjadi upaya alami. Pada setiap langkah proses pembuatan, ada snapshot instan tentang kemajuan dan riwayat dokumen. Bahkan memberi Anda opsi untuk kembali ke revisi sebelumnya — jadi Anda tidak perlu khawatir jika membuat kesalahan — Anda cukup mengembalikan versi sebelumnya.

Setiap file diberikan URL persisten. Jika Anda salah ketik dan mengunggah versi baru, URL tersebut akan terus mengarah ke versi terbaru, terlepas dari berapa banyak perubahan yang Anda buat.

Dan setiap file dapat diatur untuk memiliki profil keamanan yang berbeda tergantung pada siapa yang mencoba mengaksesnya. Ini termasuk: pribadi (aman dan hanya tersedia untuk tim inti terpilih dari anggota yang dapat mengedit dan mengubah): dilindungi kata sandi (hanya tersedia untuk mereka yang Anda berikan kata sandinya seperti klien atau kontraktor), atau publik (diterbitkan dan dihosting untuk semua anggota tim untuk melihat dan melihat tetapi tidak membuat perubahan).

Khawatir tentang menyimpan kepatutan atau informasi sensitif? Penyimpanan File dan Dokumen kami dibuat dengan mempertimbangkan keamanan tingkat pemerintah dan perusahaan. Setiap file disembunyikan di balik hash MD5 128-bit anonim segera setelah mencapai server tempat penyimpanannya, dan permintaan file secara transparan dirutekan melalui penulisan ulang URL, otentikasi, dan sistem izin.

Rinciannya

Dapat diakses dari dalam proyek dengan aksesibilitas berdasarkan izin proyek yang ditetapkan oleh Pemilik Proyek

• Dukungan untuk semua jenis file (dokumen, spreadsheet, gambar, PDF — apa saja!)
• Aman menyimpan revisi tak terbatas dari file penting bisnis Anda
• Menyediakan riwayat file lengkap dalam bentuk log revisi
• Membantu Anda melacak dan mengatur dokumen saat mereka bergerak melalui alur kerja organisasi Anda yang ada
• Setiap file mendapatkan URL permanen dan terautentikasi yang selalu mengarah ke versi terbaru
• Setiap revisi mendapatkan url uniknya sendiri (mis.xxx-report-revision-3.doc) yang hanya dapat diakses oleh mereka yang telah Anda beri akses
• Aman: nama file di-hash saat diunggah dan file hanya dapat diakses melalui sistem otentikasi yang terbukti
• File secara intuitif diperiksa dan dikunci untuk mencegah revisi bertabrakan atau ditimpa
• Beralih keamanan dokumen antara publik, pribadi, dan dilindungi kata sandi dengan satu klik mouse