Archivi di file e documenti integrati online

Ridurre al minimo le attività improduttive relative ai documenti

Quanto tempo impieghi a creare e distribuire documenti cartacei e/o elettronici; e poi quanto tempo impieghi a cercare per trovare e identificare l'ultima versione?

A quanto pare, troppo!

Secondo una recente indagine condotta da IDC, si stima che il tempo improduttivo relativo ai documenti speso dagli addetti all'informazione costi alle organizzazioni quasi $20.000 dollari all'anno per ogni dipendente. Per un'organizzazione con 1.000 professionisti, ciò equivale ad assumere da 200 a 300 nuovi lavoratori.

La maggior parte del tempo che un lavoratore dell'informazione trascorre riguarda la gestione di documenti e file elettronici in un modo o nell'altro, sia che si tratti di cercarli, di raccogliere informazioni per generarne di nuove; modificare quelli vecchi, creare nuove versioni, modificare, rivedere, condividere, approvare, stampare e firmare; e passando quelli finiti per l'archiviazione e la conservazione.

Il problema con la generazione e la distribuzione delle informazioni è che è ancora intrinsecamente "molto tempo per le persone" e di solito comporta il mantenimento di una copia master e molte versioni precedenti archiviate localmente sul computer e quindi la distribuzione di versioni e copie duplicate tramite e-mail. È soggetto a errori e un processo disordinato e può portare a problemi di comunicazione, soprattutto perché gruppi di persone possono finire per porre domande e dare suggerimenti e modifiche a versioni obsolete.

E se potessi archiviare, condividere e controllare in modo sicuro tutti i tuoi file e documenti per il tuo progetto? e lavorare con chi vuoi su qualsiasi cosa, ovunque, in qualsiasi momento senza distribuire o inviare/e-mail un singolo file o documento?

Questo è esattamente ciò che fa il nostro file di progetto e archivio documenti online.

È un'unica posizione centrale in cui puoi garantire che i file e i documenti archiviati siano gli ultimi e i migliori e 100% relativi ai progetti su cui stai lavorando; e puoi concedere e controllare l'accesso a chi vede cosa.

Tutto quello che devi fare è concedere l'accesso per condividere file e documenti con altre persone, non inviarle via email. Possono quindi ottenere una copia da visualizzare o ritirare e lavorare sul file da soli.

Ciò include polizze, contratti, approvazioni, documenti di presentazione come supporti digitali (file e documenti correlati, elenchi, localizzatori di file e cronologie delle revisioni) e documenti di supporto e soggettività di assicuratori e sottoscrittori. Tutti possono essere raccolti e classificati in cartelle, opportunamente evidenziati, aggregati, consolidati, contrassegnati con data e ora e archiviati nei Repository associati nel Listing File e nell'Archivio documenti. I Repository sono accessibili solo a membri selezionati del Listing Team e ad assicuratori e sottoscrittori invitati.

Semplice da usare e senza dolore

Il nostro File and Document Store Manager è un sistema di gestione dei documenti e di controllo della versione molto sofisticato, ma semplice e facile da usare per la gestione e la condivisione di documenti e file urgenti e mission-critical.

I team di quotazione insieme agli assicuratori e ai sottoscrittori possono modificare in modo collaborativo file di qualsiasi formato: documenti di testo, fogli di calcolo, immagini, spartiti musicali... qualsiasi cosa. Utilizza un semplice processo di check-in/check-out che garantisce che tutti gli elementi siano correttamente versionati e accessibili solo alle persone giuste e appropriate senza mai perdersi, sovrascriversi o essere smarriti.

Ed è un sistema di gestione dei documenti (DMS) che tiene traccia, archivia e organizza file di qualsiasi formato ed è accessibile dall'interno del progetto; e funziona anche come soluzione di file hosting per gestire, pubblicare e consegnare in modo sicuro i file al team, ai clienti o al pubblico.

Si basa sulla semplice filosofia di mettere strumenti potenti e intuitivi nelle mani di manager e creatori di contenuti per rendere la collaborazione alla creazione e pubblicazione di documenti uno sforzo naturale. Ad ogni fase del processo di creazione, c'è un'istantanea istantanea dell'avanzamento e della cronologia del documento. Ti dà anche la possibilità di tornare a una revisione precedente, quindi non devi preoccuparti se commetti un errore: ripristina semplicemente una versione precedente.

A ogni file viene assegnato un URL persistente. Se rilevi un errore di battitura e carichi una nuova versione, quell'URL continuerà a puntare all'ultima versione, indipendentemente dal numero di modifiche apportate.

E ogni file può essere impostato per avere un diverso profilo di sicurezza a seconda di chi sta tentando di accedervi. Questi includono: privato (sicuro e disponibile solo per un gruppo ristretto di membri che possono modificare e modificare): protetto da password (disponibile solo per coloro a cui fornisci la password come clienti o appaltatori) o pubblico (pubblicato e ospitato da tutti membri del team di vedere e visualizzare ma non apportare modifiche).

Preoccupato per l'archiviazione di proprietà o informazioni sensibili? Il nostro archivio di file e documenti è stato creato pensando alla sicurezza di livello aziendale e governativo. Ogni file viene mascherato dietro un hash MD5 anonimo a 128 bit non appena raggiunge il server in cui è archiviato e le richieste di file vengono instradate in modo trasparente attraverso un sistema di riscrittura dell'URL, autenticazione e autorizzazione.

I dettagli

Accessibile dall'interno di un progetto con accessibilità basata sulle autorizzazioni dei progetti impostate dai proprietari del progetto

• Supporto per qualsiasi tipo di file (documenti, fogli di calcolo, immagini, PDF — qualsiasi cosa!)
• Memorizza in modo sicuro revisioni illimitate dei file essenziali della tua azienda
• Fornisce una cronologia completa dei file sotto forma di registro delle revisioni
• Ti aiuta a tenere traccia e organizzare i documenti mentre si spostano attraverso il flusso di lavoro esistente della tua organizzazione
• Ogni file ottiene un URL permanente e autenticato che rimanda sempre alla versione più recente
• Ogni revisione ottiene il proprio URL univoco (ad es.xxx-report-revision-3.doc) accessibile solo a coloro a cui hai concesso l'accesso
• Sicuro: i nomi dei file vengono sottoposti a hashing durante il caricamento e i file sono accessibili solo tramite un sistema di autenticazione collaudato
• I file vengono estratti e bloccati in modo intuitivo per impedire che le revisioni collidano o vengano sovrascritte
• Alterna la sicurezza dei documenti tra pubblica, privata e protetta da password con un solo clic del mouse