オンライン統合ファイル＆ドキュメントストア

非生産的なドキュメント関連のアクティビティを最小限に抑える

紙または電子文書の作成と配布にどれくらいの時間を費やしていますか。そして、最新バージョンを見つけて特定するために検索にどのくらいの時間を費やしますか?

どうやらやりすぎ!

IDC が実施した最近の調査によると、インフォメーション ワーカーがドキュメント関連の非生産的な時間に費やしていると、従業員 1 人あたり年間 $20,000 近くのコストが組織にかかっていると見積もっています。 1,000 人の専門家を抱える組織の場合、これは 200 ～ 300 人以上の新しい従業員を雇用することに相当します。

インフォメーション ワーカーが費やす時間の多くは、何らかの方法で電子ドキュメントやファイルを処理することに関係しています。古いバージョンの変更、新しいバージョンの作成、編集、レビュー、共有、承認、印刷、および署名。アーカイブと保管のために完成品を渡します。

情報を生成して配布する際の問題は、依然として本質的に「人に時間がかかる」ことであり、通常、マスター コピーと多くの以前のバージョンをマシンにローカルに保存し、複製したバージョンとコピーを電子メールで配布する必要があります。エラーが発生しやすく、面倒なプロセスであり、特に人々のグループが質問をしたり、古いバージョンに提案や変更を加えたりする可能性があるため、誤解を招く可能性があります.

では、プロジェクトのすべてのファイルとドキュメントを安全に保存、共有、管理できるとしたらどうでしょう。単一のファイルやドキュメントを配布したり、送信したり、電子メールで送信したりすることなく、いつでもどこでも好きな人と一緒に作業できますか?

これはまさに、当社のオンライン プロジェクト ファイルおよびドキュメント ストアが行うことです。

これは、保存されているファイルとドキュメントが最新かつ最高のものであり、作業中のプロジェクトに関連していることを保証できる単一の中心的な場所です。また、誰が何を閲覧できるかへのアクセスを許可および制御できます。

ファイルやドキュメントを他のユーザーと共有するためのアクセス権を付与するだけで済みます。電子メールで送信する必要はありません。その後、コピーを取得して表示するか、チェックアウトして自分でファイルを操作できます。

これには、ポリシー、契約、承認、デジタル メディアなどの提出書類 (関連ファイルとドキュメント、リスト、ファイル ロケータと改訂履歴)、および保険会社と保険会社からのサポート ドキュメントとサブジェクトが含まれます。すべてを収集してフォルダに分類し、適切に強調表示、集約、統合、タイム スタンプを付けて、リスト ファイルおよびドキュメント ストアの関連するリポジトリに保存できます。リポジトリには、リスティング チームの選ばれたメンバーと、招待された保険会社および保険会社のみがアクセスできます。

使いやすく、痛みがありません

当社の File and Document Store Manager は非常に洗練されていますが、シンプルで使いやすい直観的なドキュメント管理およびバージョン管理システムで、時間に敏感でミッション クリティカルなドキュメントやファイルを管理および共有できます。

リスティング チームは、保険会社や保険会社と協力して、テキスト ドキュメント、スプレッドシート、画像、楽譜など、あらゆる形式のファイルを共同で編集できます。シンプルなチェックイン/チェックアウト プロセスを使用して、すべてのアイテムが適切にバージョン管理され、適切な適切なユーザーのみがアクセスできるようにし、失われたり、上書きされたり、置き忘れたりすることがないようにします。

また、あらゆる形式のファイルを追跡、保存、整理し、プロジェクト内からアクセスできるドキュメント管理システム (DMS) です。また、ファイルを管理、公開し、チーム、クライアント、または一般に安全に配信するためのファイル ホスティング ソリューションとしても機能します。

これは、管理者やコンテンツ作成者の手に強力で直感的なツールを提供して、ドキュメントの作成と公開における共同作業を自然な試みにするという単純な哲学に基づいています。オーサリング プロセスの各ステップでは、進行状況とドキュメントの履歴のインスタント スナップショットがあります。以前のリビジョンに戻すオプションも用意されているため、間違えても心配する必要はありません。以前のバージョンを復元するだけです。

各ファイルには永続的な URL が与えられます。タイプミスを見つけて新しいバージョンをアップロードすると、変更の回数に関係なく、その URL は引き続き最新バージョンを指します。

また、各ファイルは、アクセスしようとしているユーザーに応じて異なるセキュリティ プロファイルを持つように設定できます。これらには次のものが含まれます: プライベート (安全で、編集および変更できるメンバーの選択されたコア チームのみが利用可能): パスワード保護 (クライアントや請負業者など、パスワードを提供した人のみが利用可能)、またはパブリック (公開され、すべてのユーザーにホストされます)チーム メンバーは表示および表示できますが、変更はできません)。

正当性や機密情報の保存について心配していますか?当社のファイルおよびドキュメント ストアは、政府およびエンタープライズ レベルのセキュリティを念頭に置いて構築されています。各ファイルは、保存先のサーバーに到達するとすぐに、匿名の 128 ビット MD5 ハッシュの背後でマスクされ、ファイルに対する要求は、URL 書き換え、認証、および許可システムを通じて透過的にルーティングされます。

詳細

プロジェクト オーナーによって設定されたプロジェクト パーミッションに基づくアクセシビリティにより、プロジェクト内からアクセス可能

• あらゆる種類のファイルをサポート (ドキュメント、スプレッドシート、画像、PDF など、何でも!)
• ビジネスに不可欠なファイルの無制限のリビジョンを安全に保存
• リビジョン ログの形式で完全なファイル履歴を提供します
• 組織の既存のワークフローを移動するドキュメントを追跡および整理するのに役立ちます
• 各ファイルは、常に最新バージョンを指す永続的な認証済み URL を取得します
• 各リビジョンには、アクセスを許可した人だけがアクセスできる固有の URL (例: xxx-report-revision-3.doc) が割り当てられます。
• 安全: ファイル名はアップロード時にハッシュされ、ファイルには実績のある認証システムを介してのみアクセスできます
• ファイルは直感的にチェックアウトおよびロックされ、リビジョンが衝突したり上書きされたりするのを防ぎます
• マウスを 1 回クリックするだけで、文書のセキュリティを公開、非公開、パスワード保護の間で切り替えることができます