Internetinės integruotos failų ir dokumentų parduotuvės

Sumažinkite neproduktyvią su dokumentais susijusią veiklą

Kiek laiko praleidžiate kurdami ir platindami popierinius ir/ar elektroninius dokumentus; ir kiek laiko praleidžiate ieškodami, kad surastumėte ir nustatytumėte naujausią versiją?

Matyt, per daug!

Remiantis neseniai atlikta IDC apklausa, jie apskaičiavo, kad informacijos darbuotojų neproduktyvus laikas, susijęs su dokumentais, organizacijoms kainuoja beveik 1 TP3 T20 000 per metus kiekvienam darbuotojui. Organizacijai, kurioje dirba 1000 specialistų, tai prilygsta daugiau nei 200–300 naujų darbuotojų įdarbinimui.

Didžiąją laiko dalį informacijos darbuotojas praleidžia vienaip ar kitaip tvarkydamas elektroninius dokumentus ir bylas – ar ieškodamas jų, rinkdamas informaciją naujai generuoti; senųjų modifikavimas, naujų versijų kūrimas, redagavimas, peržiūra, bendrinimas, tvirtinimas, spausdinimas ir pasirašymas; o baigtus perduoti archyvuoti ir saugoti.

Informacijos generavimo ir platinimo problema yra ta, kad ji vis dar yra „daug laiko reikalaujanti“ ir paprastai apima pagrindinės kopijos ir daugelio ankstesnių versijų saugojimą, saugomą jūsų kompiuteryje, o tada pasikartojančių versijų ir kopijų platinimą el. paštu. Tai yra klaidų ir nepatogus procesas, todėl gali kilti nesusikalbėjimas, ypač dėl to, kad žmonių grupės gali užduoti klausimus ir teikti pasiūlymus bei keisti pasenusias versijas.

Taigi, ką daryti, jei galėtumėte saugiai saugoti, bendrinti ir valdyti visus savo projekto failus ir dokumentus; ir dirbti su bet kuo, kur tik norite, bet kur ir bet kada, neplatindami ar nesiunčiant / el. paštu nei vieno failo ar dokumento?

Būtent tai daro mūsų internetinė projektų failų ir dokumentų parduotuvė.

Tai viena centrinė vieta, kurioje galite garantuoti, kad saugomi failai ir dokumentai yra naujausi ir geriausi, o 100% yra susiję su projektais, su kuriais dirbate; ir galite suteikti bei valdyti prieigą, kas ką mato.

Viskas, ką jums reikia padaryti, tai suteikti prieigą, kad galėtumėte bendrinti failus ir dokumentus su kitais žmonėmis, o ne siųsti jiems el. paštu. Tada jie gali gauti kopiją peržiūrėti arba patikrinti ir patys dirbti su failu.

Tai apima politiką, sutartis, patvirtinimus, pateikimo dokumentus, pvz., skaitmeninę laikmeną (susijusius failus ir dokumentus, sąrašus, failų ieškiklius ir peržiūrų istorijas) ir draudikų bei draudikų patvirtinamuosius dokumentus ir subjektus. Viską galima surinkti ir suskirstyti į aplankus, tinkamai paryškinti, apibendrinti, konsoliduoti, pažymėti laiko žymą ir saugoti susijusiose saugyklose sąrašo failų ir dokumentų saugykloje. Saugyklos prieinamos tik atrinktiems Listing Team nariams ir pakviestiems draudikams bei draudėjams.

Paprasta naudoti ir neskausminga

Mūsų failų ir dokumentų saugyklos tvarkyklė yra labai sudėtinga, bet paprasta ir lengvai naudojama intuityvi dokumentų valdymo ir versijų valdymo sistema, skirta tvarkyti ir dalytis laiko ir svarbiais dokumentais bei failais.

Sąrašų komandos kartu su draudėjais ir draudėjais gali bendradarbiauti redaguoti bet kokio formato failus – tekstinius dokumentus, skaičiuokles, vaizdus, natas... bet ką. Jame naudojamas paprastas registracijos/išsiregistravimo procesas, užtikrinantis, kad visi elementai būtų tinkamai suversti ir pasiekiami tik tinkamiems ir tinkamiems žmonėms, niekada nepasiklysdami, neperrašydami ar nepadėdami.

Tai dokumentų valdymo sistema (DMS), kuri seka, saugo ir tvarko bet kokio formato failus ir yra pasiekiama iš jūsų projekto; taip pat veikia kaip failų prieglobos sprendimas, skirtas tvarkyti, skelbti ir saugiai pristatyti failus komandai, klientams ar visuomenei.

Jis pagrįstas paprasta filosofija, pagal kurią vadovams ir turinio kūrėjams suteikiami galingi, intuityvi įrankiai, kad bendradarbiavimas kuriant ir publikuojant dokumentus taptų natūraliu darbu. Kiekviename kūrimo proceso etape akimirksniu matoma eigos ir dokumento istorijos momentinė nuotrauka. Tai netgi suteikia galimybę grįžti prie ankstesnės versijos, todėl jums nereikės jaudintis, jei padarysite klaidą – tiesiog atkursite ankstesnę versiją.

Kiekvienam failui suteikiamas nuolatinis URL. Jei pastebėsite rašybos klaidą ir įkelsite naują versiją, tas URL ir toliau nurodys naujausią versiją, neatsižvelgiant į tai, kiek pakeitimų atliksite.

Be to, kiekvienam failui galima nustatyti skirtingą saugos profilį, priklausomai nuo to, kas bando jį pasiekti. Tai apima: privatų (saugų ir prieinamą tik pasirinktai pagrindinei narių komandai, galinčiai redaguoti ir keisti): apsaugotą slaptažodžiu (pasiekiama tik tiems, kuriems suteikiate slaptažodį, pvz., klientams ar rangovams), arba viešą (paskelbta ir priglobta visiems komandos nariai gali matyti ir peržiūrėti, bet nedaryti pakeitimų).

Nerimaujate dėl tinkamos ar neskelbtinos informacijos saugojimo? Mūsų failų ir dokumentų parduotuvė sukurta atsižvelgiant į vyriausybės ir įmonės lygio saugumą. Kiekvienas failas yra užmaskuotas po anonimine 128 bitų MD5 maiša, kai tik pasiekia serverį, kuriame yra saugomas, o failų užklausos yra skaidriai nukreipiamos per URL perrašymo, autentifikavimo ir leidimų sistemas.

Detalės

Pasiekiama iš projekto, kai pasiekiamumas pagrįstas projekto savininko (-ų) nustatytais projekto leidimais

• Bet kokio tipo failų palaikymas (dokumentai, skaičiuoklės, vaizdai, PDF – bet kas!)
• Saugiai saugo neribotą skaičių svarbiausių jūsų įmonės failų versijų
• Pateikiama visa failų istorija peržiūrų žurnalo forma
• Padeda sekti ir tvarkyti dokumentus, kai jie juda per esamą organizacijos darbo eigą
• Kiekvienas failas gauna nuolatinį autentifikuotą URL, kuris visada nurodo naujausią versiją
• Kiekviena versija gauna savo unikalų URL (egxxx-report-revision-3.doc), prieinamą tik tiems, kuriems suteikėte prieigą
• Saugus: įkeliant failų pavadinimams taikoma maiša, o failus galima pasiekti tik naudojant patikrintą autentifikavimo sistemą
• Failai intuityviai tikrinami ir užrakinami, kad pataisymai nesusidurtų arba nebūtų perrašyti
• Vienu pelės paspaudimu perjunkite dokumentų saugą tarp viešųjų, privačių ir slaptažodžiu apsaugotų