Tiešsaistes integrētie failu un dokumentu veikali

Samaziniet ar dokumentiem saistītās neproduktīvās darbības

Cik ilgi jūs pavadāt papīra un/vai elektronisku dokumentu izveidei un izplatīšanai; un cik daudz laika jūs pavadāt, meklējot, lai atrastu un identificētu jaunāko versiju?

Acīmredzot, pārāk daudz!

Saskaņā ar neseno IDC veikto aptauju, viņi lēš, ka informācijas darbinieku neproduktīvs laiks, kas saistīts ar dokumentiem, organizācijām izmaksā gandrīz $20 000 gadā katram darbiniekam. Organizācijai ar 1000 profesionāļiem tas nozīmē vairāk nekā 200 līdz 300 jaunu darbinieku pieņemšanu darbā.

Lielāko daļu laika informācijas darbinieks pavada vienā vai otrā veidā ar elektroniskiem dokumentiem un failiem – meklējot tos, apkopojot informāciju, lai radītu jaunus; veco modificēšana, jaunu versiju izveide, rediģēšana, pārskatīšana, koplietošana, apstiprināšana, drukāšana un parakstīšana; un nododot gatavus arhivēšanai un uzglabāšanai.

Problēma ar informācijas ģenerēšanu un izplatīšanu ir tāda, ka tā joprojām ir “ietilpīga cilvēkiem”, un parasti tā ir saistīta ar galvenās kopijas un daudzu iepriekšējo versiju saglabāšanu, kas lokāli tiek glabātas jūsu datorā, un pēc tam dublikātu un kopiju izplatīšanu pa e-pastu. Tas ir saistīts ar kļūdām un netīrs process, un tas var izraisīt nesaskaņas, jo īpaši tāpēc, ka cilvēku grupas var uzdot jautājumus un sniegt ieteikumus un izmaiņas novecojušām versijām.

Ko darīt, ja jūs varētu droši glabāt, koplietot un kontrolēt visus sava projekta failus un dokumentus; un strādāt ar ikvienu, kuru vēlaties ar jebko, jebkurā vietā un laikā, neizplatot vai nenosūtot/nosūtot pa e-pastu vienu failu vai dokumentu?

Tieši to dara mūsu tiešsaistes projektu failu un dokumentu veikals.

Tā ir viena centrālā vieta, kur varat garantēt, ka saglabātie faili un dokumenti ir jaunākie un labākie, kā arī 100%, kas saistīti ar projektiem, pie kuriem strādājat; un jūs varat piešķirt un kontrolēt piekļuvi tam, kurš ko redz.

Viss, kas jums jādara, ir piešķirt piekļuvi, lai kopīgotu failus un dokumentus ar citām personām, nevis nosūtīt viņiem e-pastu. Pēc tam viņi var iegūt kopiju, lai to apskatītu, vai paši pārbaudīt un strādāt ar failu.

Tas ietver politikas, līgumus, apstiprinājumus, iesniegšanas dokumentus, piemēram, digitālos datu nesējus (saistītus failus un dokumentus, sarakstus, failu meklētājus un pārskatīšanas vēsturi), kā arī apdrošinātāju un apdrošinātāju apliecinošos dokumentus un priekšmetus. Visus var apkopot un klasificēt mapēs, atbilstoši izcelt, apkopot, konsolidēt, uzlikt laika zīmogu un glabāt saistītajos krātuvēs saraksta failu un dokumentu krātuvē. Repozitoriji ir pieejami tikai noteiktiem Iekļaušanas komandas locekļiem un uzaicinātajiem apdrošinātājiem un parakstītājiem.

Vienkārši lietojams un nesāpīgs

Mūsu failu un dokumentu krātuves pārvaldnieks ir ļoti izsmalcināta, bet vienkārša un viegli lietojama intuitīva dokumentu pārvaldības un versiju kontroles sistēma, lai pārvaldītu un koplietotu laika ziņā jutīgus un uzdevumam svarīgus dokumentus un failus.

Sarakstu komandas kopā ar apdrošinātājiem un apdrošinātājiem var kopīgi rediģēt jebkura formāta failus — teksta dokumentus, izklājlapas, attēlus, nošu... jebko. Tajā tiek izmantots vienkāršs reģistrēšanās/izrakstīšanās process, kas nodrošina, ka visas preces ir pareizi versijas un pieejamas tikai pareizajiem un atbilstošajiem cilvēkiem, nepazaudējot, nepārrakstot vai nenovietojot nevietā.

Un tā ir dokumentu pārvaldības sistēma (DMS), kas izseko, saglabā un kārto jebkura formāta failus un ir pieejama no jūsu projekta; un darbojas arī kā failu mitināšanas risinājums, lai pārvaldītu, publicētu un droši piegādātu failus komandai, klientiem vai sabiedrībai.

Tā pamatā ir vienkārša filozofija, proti, vadītāju un satura veidotāju rokās tiek nodoti jaudīgi, intuitīvi rīki, lai padarītu sadarbību dokumentu izveidē un publicēšanā par dabisku darbu. Katrā autorēšanas procesa posmā ir tūlītējs progresa un dokumenta vēstures momentuzņēmums. Tas pat sniedz jums iespēju atgriezties pie iepriekšējās versijas — tāpēc jums nav jāuztraucas, ja pieļaujat kļūdu, — jūs vienkārši atjaunojat iepriekšējo versiju.

Katram failam tiek piešķirts pastāvīgs URL. Ja konstatējat drukas kļūdu un augšupielādējat jaunu versiju, šis URL turpinās norādīt uz jaunāko versiju neatkarīgi no veikto izmaiņu skaita.

Un katram failam var iestatīt atšķirīgu drošības profilu atkarībā no tā, kurš mēģina tam piekļūt. Tajos ietilpst: privāts (drošs un pieejams tikai noteiktai dalībnieku pamatgrupai, kas var rediģēt un mainīt): aizsargāts ar paroli (pieejams tikai tiem, kurus jūs sniedzat paroli, piemēram, klientiem vai darbuzņēmējiem) vai publisks (publicēts un mitināts visiem komandas locekļi var redzēt un skatīt, bet neveikt izmaiņas).

Vai uztraucaties par atbilstošas vai sensitīvas informācijas glabāšanu? Mūsu failu un dokumentu veikals ir izveidots, paturot prātā valsts un uzņēmuma līmeņa drošību. Katrs fails tiek maskēts aiz anonīma 128 bitu MD5 jaucējkrāna, tiklīdz tas sasniedz serveri, kurā tas tiek glabāts, un failu pieprasījumi tiek pārskatāmi maršrutēti caur URL pārrakstīšanas, autentifikācijas un atļauju sistēmām.

Detaļas

Pieejams no projekta ietvaros ar pieejamību, pamatojoties uz projekta atļaujām, ko noteicis projekta īpašnieks(-i)

• Atbalsts jebkura veida failiem (dokumenti, izklājlapas, attēli, PDF — jebkas!)
• Droši glabā neierobežotus jūsu uzņēmuma svarīgāko failu pārskatījumus
• Nodrošina pilnu failu vēsturi pārskatījumu žurnāla veidā
• Palīdz izsekot un kārtot dokumentus, kad tie pārvietojas jūsu organizācijas esošajā darbplūsmā
• Katrs fails saņem pastāvīgu, autentificētu URL, kas vienmēr norāda uz jaunāko versiju
• Katrai versijai ir savs unikāls URL (egxxx-report-revision-3.doc), kas pieejams tikai tiem, kuriem esat piešķīris piekļuvi.
• Drošs: augšupielādes laikā failu nosaukumi tiek sajaukti, un failiem var piekļūt, tikai izmantojot pārbaudītu autentifikācijas sistēmu
• Faili tiek intuitīvi pārbaudīti un bloķēti, lai novērstu pārskatījumu sadursmi vai pārrakstīšanu
• Pārslēgt dokumentu drošību starp publisko, privāto un ar paroli aizsargātu ar vienu peles klikšķi