Kedai Fail & Dokumen Bersepadu Dalam Talian

Kurangkan aktiviti berkaitan dokumen yang tidak produktif

Berapa lama anda menghabiskan masa untuk mencipta dan mengedarkan kertas dan/atau dokumen elektronik; dan kemudian berapa banyak masa yang anda habiskan mencari untuk mencari dan mengenal pasti versi terkini?

Nampaknya, terlalu banyak!

Menurut tinjauan terbaru yang dijalankan oleh IDC – mereka menganggarkan bahawa masa berkaitan dokumen tidak produktif yang dibelanjakan oleh pekerja maklumat menelan kos organisasi hampir US$20,000 setahun untuk setiap pekerja. Bagi organisasi yang mempunyai 1,000 profesional, itu sama dengan mengambil lebih 200 hingga 300 pekerja baharu.

Kebanyakan masa yang diluangkan oleh pekerja maklumat melibatkan berurusan dengan dokumen dan fail elektronik dalam satu cara atau yang lain – sama ada mencarinya, mengumpulkan maklumat untuk menghasilkan yang baharu; mengubah suai yang lama, mencipta versi baharu, menyunting, menyemak, berkongsi, meluluskan, mencetak dan menandatangani; dan menghantar yang siap untuk pengarkiban dan penyimpanan.

Masalah dengan menjana dan mengedarkan maklumat ialah ia masih bersifat "intensif masa orang" dan biasanya melibatkan menyimpan salinan induk dan banyak versi terdahulu yang disimpan secara setempat pada mesin anda dan kemudian mengedarkan versi pendua dan salinan melalui e-mel. Ia terdedah kepada ralat dan proses yang tidak kemas dan boleh menyebabkan salah komunikasi terutamanya kerana kumpulan orang akhirnya boleh bertanya soalan dan membuat cadangan serta perubahan kepada versi yang sudah lapuk.

Jadi bagaimana jika anda boleh menyimpan, berkongsi dan mengawal semua fail dan dokumen anda dengan selamat untuk projek anda; dan bekerjasama dengan sesiapa sahaja yang anda mahukan dalam apa sahaja, di mana-mana, pada bila-bila masa tanpa mengedarkan atau menghantar/menge-mel satu fail atau dokumen?

Inilah yang dilakukan oleh Fail Projek dan Kedai Dokumen Dalam Talian kami.

Ia adalah satu lokasi pusat yang anda boleh menjamin bahawa fail dan dokumen yang disimpan adalah yang terkini dan terbaik, dan 100% berkaitan dengan projek yang anda sedang kerjakan; dan anda boleh memberikan serta mengawal akses kepada siapa yang melihat apa.

Apa yang anda perlu lakukan ialah memberikan akses untuk berkongsi fail dan dokumen dengan orang lain – bukan menghantar e-mel kepada mereka. Mereka kemudiannya boleh sama ada mendapatkan salinan untuk melihat atau menyemak dan mengusahakan fail itu sendiri.

Ini termasuk Polisi, Kontrak, Pengesahan, Dokumen Penyerahan seperti media Digital (fail dan dokumen berkaitan, senarai, pengesan fail dan sejarah semakan), dan Dokumen Sokongan dan Subjektiviti daripada Penanggung Insurans dan Penaja Jamin. Semua boleh dikumpulkan dan dikategorikan ke dalam folder, diserlahkan dengan sewajarnya, diagregatkan, disatukan, dicap masa dan disimpan dalam Repositori yang berkaitan dalam Fail Penyenaraian dan Stor Dokumen. Repositori hanya boleh diakses oleh ahli Pasukan Penyenaraian terpilih dan penanggung insurans dan penaja jamin undangan.

Mudah digunakan dan Bebas Sakit

Pengurus Kedai Fail dan Dokumen kami ialah pengurusan dokumen dan sistem kawalan versi yang sangat canggih, tetapi ringkas dan mudah digunakan untuk mengurus dan berkongsi dokumen dan fail yang sensitif masa dan misi kritikal.

Pasukan penyenaraian bersama penanggung insurans dan penaja jamin boleh secara kolaboratif mengedit fail dalam sebarang format – dokumen teks, hamparan, imej, muzik helaian... apa sahaja. Ia menggunakan proses daftar masuk/daftar keluar mudah yang memastikan bahawa semua item adalah versi yang betul dan hanya boleh diakses oleh orang yang betul dan sesuai tanpa pernah tersesat, ditimpa atau tersalah letak.

Dan ia adalah sistem pengurusan dokumen (DMS) yang menjejak, menyimpan dan menyusun fail dalam sebarang format dan boleh diakses dari dalam projek anda; dan juga beroperasi sebagai penyelesaian pengehosan fail untuk mengurus, menerbitkan dan menghantar fail dengan selamat kepada pasukan, kepada pelanggan atau kepada orang ramai.

Ia berdasarkan falsafah mudah untuk meletakkan alat yang berkuasa dan intuitif di tangan pengurus dan pencipta kandungan untuk menjadikan kerjasama dalam penciptaan dan penerbitan dokumen sebagai usaha semula jadi. Pada setiap langkah proses pengarangan, terdapat gambaran segera kemajuan dan sejarah dokumen. Ia juga memberi anda pilihan untuk kembali kepada semakan sebelumnya — jadi anda tidak perlu risau jika anda membuat kesilapan – anda hanya memulihkan versi sebelumnya.

Setiap fail diberikan URL yang berterusan. Jika anda mendapat kesilapan menaip dan memuat naik versi baharu, URL tersebut akan terus menghala ke versi terkini, tidak kira berapa banyak perubahan yang anda buat.

Dan setiap fail boleh ditetapkan untuk mempunyai profil keselamatan yang berbeza bergantung pada siapa yang cuba mengaksesnya. Ini termasuk: peribadi (selamat dan tersedia hanya untuk pasukan teras terpilih ahli yang boleh mengedit dan menukar): dilindungi kata laluan (hanya tersedia kepada mereka yang anda berikan kata laluan seperti pelanggan atau kontraktor), atau awam (diterbitkan dan dihoskan kepada semua ahli pasukan untuk melihat dan melihat tetapi tidak membuat perubahan).

Bimbang tentang menyimpan maklumat kewajaran atau sensitif? Kedai Fail dan Dokumen kami dibina dengan mengambil kira keselamatan gred kerajaan dan perusahaan. Setiap fail bertopeng di sebalik cincangan MD5 128-bit tanpa nama sebaik sahaja ia sampai ke pelayan tempat ia disimpan, dan permintaan untuk fail dihalakan secara telus melalui sistem penulisan semula, pengesahan dan kebenaran URL.

Butirannya

Boleh diakses dari dalam projek dengan kebolehaksesan berdasarkan kebenaran projek yang ditetapkan oleh Pemilik Projek

• Sokongan untuk sebarang jenis fail (dokumen, hamparan, imej, PDF — apa sahaja!)
• Menyimpan semakan tanpa had bagi fail penting perniagaan anda dengan selamat
• Menyediakan sejarah fail penuh dalam bentuk log semakan
• Membantu anda menjejak dan menyusun dokumen semasa ia bergerak melalui aliran kerja sedia ada organisasi anda
• Setiap fail mendapat URL kekal dan disahkan yang sentiasa menghala ke versi terkini
• Setiap semakan mendapat url uniknya sendiri (egxxx-report-revision-3.doc) yang boleh diakses hanya kepada mereka yang telah anda berikan akses kepada
• Selamat: nama fail dicincang pada muat naik dan fail hanya boleh diakses melalui sistem pengesahan yang terbukti
• Fail diperiksa dan dikunci secara intuitif untuk mengelakkan semakan daripada bertembung atau ditimpa
• Togol keselamatan dokumen antara awam, peribadi dan dilindungi kata laluan dengan satu klik tetikus