Online geïntegreerde bestands- en documentopslag

Minimaliseer onproductieve documentgerelateerde activiteiten

Hoeveel tijd besteedt u aan het maken en verspreiden van papieren en/of elektronische documenten; en hoeveel tijd besteedt u dan aan het zoeken om de nieuwste versie te vinden en te identificeren?

Blijkbaar veel te veel!

Volgens een recent onderzoek uitgevoerd door IDC, schatten zij dat de onproductieve documentgerelateerde tijd die informatiewerkers besteden aan organisaties bijna US$20.000 per jaar kost voor elke werknemer. Voor een organisatie met 1.000 professionals komt dat neer op het aannemen van meer dan 200 tot 300 nieuwe medewerkers.

Een groot deel van de tijd die een informatiewerker doorbrengt, gaat op de een of andere manier met elektronische documenten en bestanden om – of het nu gaat om het zoeken naar hen, het samenbrengen van informatie om nieuwe te genereren; oude aanpassen, nieuwe versies maken, bewerken, nakijken, delen, goedkeuren, afdrukken en ondertekenen; en het doorgeven van voltooide exemplaren voor archivering en opslag.

Het probleem met het genereren en distribueren van informatie is dat het van nature nog steeds "tijdsintensief voor mensen" is en meestal gepaard gaat met het bewaren van een hoofdkopie en veel eerdere versies die lokaal op uw computer worden opgeslagen en het vervolgens verspreiden van dubbele versies en kopieën per e-mail. Het is foutgevoelig en een rommelig proces en kan leiden tot miscommunicatie, vooral omdat groepen mensen uiteindelijk vragen kunnen stellen en suggesties kunnen doen en wijzigingen kunnen aanbrengen in verouderde versies.

Dus wat als u al uw bestanden en documenten voor uw project veilig zou kunnen opslaan, delen en beheren; en met wie je maar wilt aan alles, overal en altijd werken zonder een enkel bestand of document te distribueren of te verzenden/e-mailen?

Dit is precies wat onze Online Project File and Document Store doet.

Het is één centrale locatie waar u kunt garanderen dat de opgeslagen bestanden en documenten de nieuwste en beste zijn, en 100% gerelateerd aan de projecten waaraan u werkt; en u kunt toegang verlenen en beheren tot wie wat ziet.

Het enige wat u hoeft te doen is toegang verlenen om bestanden en documenten met andere mensen te delen, niet om ze te e-mailen. Ze kunnen dan een kopie krijgen om het bestand te bekijken of uit te checken en zelf aan het bestand te werken.

Dit omvat polissen, contracten, goedkeuringen, indieningsdocumenten zoals digitale media (gerelateerde bestanden en documenten, lijsten, bestandszoekers en revisiegeschiedenissen), en ondersteunende documenten en subjectiviteiten van verzekeraars en verzekeraars. Alles kan worden verzameld en gecategoriseerd in mappen, op de juiste manier gemarkeerd, geaggregeerd, geconsolideerd, voorzien van een tijdstempel en opgeslagen in de bijbehorende repositories in de Listing File en Document Store. De Repositories zijn alleen toegankelijk voor geselecteerde leden van het Listing Team en uitgenodigde verzekeraars en verzekeraars.

Eenvoudig te gebruiken en pijnvrij

Onze File and Document Store Manager is een zeer geavanceerd, maar eenvoudig en gebruiksvriendelijk intuïtief documentbeheer- en versiebeheersysteem voor het beheren en delen van tijdgevoelige en bedrijfskritieke documenten en bestanden.

Lijstteams kunnen samen met verzekeraars en verzekeraars gezamenlijk bestanden van elk formaat bewerken - tekstdocumenten, spreadsheets, afbeeldingen, bladmuziek ... alles. Het maakt gebruik van een eenvoudig in- en uitcheckproces dat ervoor zorgt dat alle items de juiste versie hebben en alleen toegankelijk zijn voor de juiste en geschikte mensen zonder ooit verloren te gaan, te overschrijven of kwijt te raken.

En het is een documentbeheersysteem (DMS) dat bestanden van elk formaat bijhoudt, opslaat en organiseert en toegankelijk is vanuit uw project; en werkt ook als een oplossing voor bestandshosting om bestanden te beheren, publiceren en veilig af te leveren aan het team, aan klanten of aan het publiek.

Het is gebaseerd op de eenvoudige filosofie om krachtige, intuïtieve tools in handen te geven van managers en makers van inhoud, zodat samenwerken bij het maken en publiceren van documenten een natuurlijke onderneming wordt. Bij elke stap van het ontwerpproces is er direct een momentopname van de voortgang en de geschiedenis van het document. Het geeft je zelfs de mogelijkheid om terug te gaan naar een vorige revisie - dus je hoeft je geen zorgen te maken als je een fout maakt - je herstelt gewoon een vorige versie.

Elk bestand krijgt een permanente URL. Als u een typfout opmerkt en een nieuwe versie uploadt, blijft die URL verwijzen naar de nieuwste versie, ongeacht hoeveel wijzigingen u aanbrengt.

En elk bestand kan zo worden ingesteld dat het een ander beveiligingsprofiel heeft, afhankelijk van wie het probeert te openen. Deze omvatten: privé (beveiligd en alleen beschikbaar voor een select kernteam van leden die kunnen bewerken en wijzigen): beveiligd met een wachtwoord (alleen beschikbaar voor degenen aan wie u het wachtwoord verstrekt, zoals klanten of aannemers), of openbaar (gepubliceerd en gehost voor iedereen teamleden om te zien en te bekijken, maar niet om wijzigingen aan te brengen).

Bezorgd over het opslaan van fatsoen of gevoelige informatie? Onze bestands- en documentopslag is gebouwd met beveiliging op overheids- en ondernemingsniveau in het achterhoofd. Elk bestand wordt gemaskeerd achter een anonieme 128-bits MD5-hash zodra het de server bereikt waar het is opgeslagen, en verzoeken om bestanden worden transparant gerouteerd via een URL-herschrijf-, authenticatie- en toestemmingssystemen.

De details

Toegankelijk vanuit een project met toegankelijkheid op basis van projectmachtigingen ingesteld door projecteigenaar(s)

• Ondersteuning voor elk bestandstype (documenten, spreadsheets, afbeeldingen, PDF's - alles!)
• Bewaart veilig onbeperkte revisies van de essentiële bestanden van uw bedrijf
• Biedt een volledige bestandsgeschiedenis in de vorm van een revisielogboek
• Helpt u bij het volgen en ordenen van documenten terwijl ze door de bestaande workflow van uw organisatie lopen
• Elk bestand krijgt een permanente, geverifieerde URL die altijd naar de nieuwste versie verwijst
• Elke revisie krijgt zijn eigen unieke url (bijv.xxx-report-revision-3.doc) die alleen toegankelijk is voor degenen die u toegang hebt verleend
• Veilig: bestandsnamen worden gehasht bij het uploaden en bestanden zijn alleen toegankelijk via een bewezen authenticatiesysteem
• Bestanden worden intuïtief uitgecheckt en vergrendeld om te voorkomen dat revisies botsen of worden overschreven
• Schakel met één muisklik de beveiliging van documenten tussen openbaar, privé en beveiligd met een wachtwoord