Zintegrowane magazyny plików i dokumentów online

Zminimalizuj bezproduktywną aktywność związaną z dokumentami

Ile czasu poświęcasz na tworzenie i dystrybucję dokumentów papierowych i/lub elektronicznych; a potem ile czasu poświęcasz na wyszukiwanie, aby znaleźć i zidentyfikować najnowszą wersję?

Najwyraźniej zdecydowanie za dużo!

Według niedawnej ankiety przeprowadzonej przez IDC – szacują, że bezproduktywny czas spędzany przez pracowników zajmujących się dokumentami kosztuje organizacje prawie $20 000 rocznie na każdego pracownika. W przypadku organizacji liczącej 1000 specjalistów oznacza to zatrudnienie od 200 do 300 nowych pracowników.

Większość czasu, jaki pracownik zajmuje się informacjami, wiąże się w taki czy inny sposób z dokumentami i plikami elektronicznymi – czy to szukając ich, czy gromadząc informacje w celu wygenerowania nowych; modyfikowanie starych, tworzenie nowych wersji, edytowanie, recenzowanie, udostępnianie, zatwierdzanie, drukowanie i podpisywanie; oraz przekazywanie gotowych do archiwizacji i przechowywania.

Problem z generowaniem i dystrybucją informacji polega na tym, że nadal jest to z natury „pracochłonne” i zwykle wiąże się z przechowywaniem kopii głównej i wielu wcześniejszych wersji przechowywanych lokalnie na komputerze, a następnie dystrybucją zduplikowanych wersji i kopii pocztą elektroniczną. Jest to proces podatny na błędy i niechlujny, który może prowadzić do nieporozumień, zwłaszcza że grupy ludzi mogą w końcu zadawać pytania i zgłaszać sugestie oraz zmiany w nieaktualnych wersjach.

Co z tego, gdybyś mógł bezpiecznie przechowywać, udostępniać i kontrolować wszystkie swoje pliki i dokumenty dla swojego projektu; i pracować z kimkolwiek chcesz, nad czymkolwiek, gdziekolwiek i kiedykolwiek, bez rozpowszechniania lub wysyłania/wysyłania e-mailem pojedynczego pliku lub dokumentu?

To jest dokładnie to, co robi nasz Online Project File and Document Store.

Jest to jedna centralna lokalizacja, w której możesz zagwarantować, że przechowywane pliki i dokumenty są najnowsze i najlepsze oraz 100% związane z projektami, nad którymi pracujesz; i możesz przyznawać i kontrolować dostęp do tego, kto co widzi.

Wszystko, co musisz zrobić, to przyznać dostęp do udostępniania plików i dokumentów innym osobom – nie wysyłaj ich pocztą e-mail. Następnie mogą otrzymać kopię do przeglądania lub wyewidencjonować i samodzielnie pracować nad plikiem.

Obejmuje to polityki, umowy, potwierdzenia, dokumenty zgłoszeniowe, takie jak media cyfrowe (powiązane pliki i dokumenty, listy, lokalizatory plików i historie zmian) oraz dokumenty pomocnicze i podmiotowość od ubezpieczycieli i ubezpieczycieli. Wszystko można gromadzić i kategoryzować w folderach, odpowiednio podświetlać, agregować, konsolidować, oznaczać czasem i przechowywać w powiązanych repozytoriach w pliku aukcji i magazynie dokumentów. Repozytoria są dostępne tylko dla wybranych członków zespołu wystawiającego oraz zaproszonych ubezpieczycieli i ubezpieczycieli.

Prosty w użyciu i bezbolesny

Nasz File and Document Store Manager to bardzo wyrafinowany, ale prosty i łatwy w użyciu, intuicyjny system zarządzania dokumentami i kontroli wersji, służący do zarządzania i udostępniania ważnych czasowo i krytycznych dokumentów i plików.

Zespoły wystawiające wraz z ubezpieczycielami i ubezpieczycielami mogą wspólnie edytować pliki w dowolnym formacie – dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, obrazy, zapisy nutowe… cokolwiek. Wykorzystuje prosty proces zameldowania/wymeldowania, który zapewnia, że wszystkie elementy są odpowiednio wersjonowane i dostępne tylko dla właściwych i odpowiednich osób, bez utraty, zastąpienia lub zgubienia.

Jest to system zarządzania dokumentami (DMS), który śledzi, przechowuje i organizuje pliki w dowolnym formacie i jest dostępny z poziomu Twojego projektu; a także działa jako rozwiązanie do hostingu plików do zarządzania, publikowania i bezpiecznego dostarczania plików zespołowi, klientom lub opinii publicznej.

Opiera się na prostej filozofii oddania potężnych, intuicyjnych narzędzi w ręce menedżerów i twórców treści, aby współpraca przy tworzeniu i publikacji dokumentów była naturalnym przedsięwzięciem. Na każdym etapie procesu tworzenia pojawia się natychmiastowa migawka postępu i historii dokumentu. Daje nawet możliwość powrotu do poprzedniej wersji — więc nie musisz się martwić, jeśli się pomylisz — po prostu przywracasz poprzednią wersję.

Każdy plik otrzymuje stały adres URL. Jeśli złapiesz literówkę i prześlesz nową wersję, ten adres URL będzie nadal wskazywał najnowszą wersję, niezależnie od liczby wprowadzonych zmian.

Każdy plik można ustawić tak, aby miał inny profil bezpieczeństwa w zależności od tego, kto próbuje uzyskać do niego dostęp. Należą do nich: prywatne (bezpieczne i dostępne tylko dla wybranego podstawowego zespołu członków, którzy mogą edytować i zmieniać): chronione hasłem (dostępne tylko dla tych, którym podasz hasło, np. klientom lub kontrahentom) lub publiczne (opublikowane i hostowane dla wszystkich członków zespołu, aby zobaczyć i wyświetlić, ale nie wprowadzać zmian).

Martwisz się o przechowywanie odpowiednich lub poufnych informacji? Nasz magazyn plików i dokumentów został zbudowany z myślą o bezpieczeństwie klasy rządowej i korporacyjnej. Każdy plik jest zamaskowany anonimowym 128-bitowym hashem MD5, gdy tylko dotrze do serwera, na którym jest przechowywany, a żądania dotyczące plików są transparentnie kierowane przez systemy przepisywania adresów URL, uwierzytelniania i uprawnień.

Szczegóły

Dostęp z poziomu projektu z ułatwieniami dostępu opartymi na uprawnieniach projektowych ustawionych przez właściciela(-ów) projektu

• Obsługa dowolnego typu plików (dokumenty, arkusze kalkulacyjne, obrazy, pliki PDF — cokolwiek!)
• Bezpiecznie przechowuje nieograniczone wersje najważniejszych plików Twojej firmy
• Zapewnia pełną historię plików w postaci dziennika wersji
• Pomaga śledzić i organizować dokumenty w trakcie ich przechodzenia przez istniejący przepływ pracy Twojej organizacji
• Każdy plik otrzymuje stały, uwierzytelniony adres URL, który zawsze wskazuje na najnowszą wersję
• Każda wersja otrzymuje swój własny unikalny adres URL (np.xxx-report-revision-3.doc) dostępny tylko dla tych, którym przyznałeś dostęp
• Bezpieczne: nazwy plików są haszowane podczas przesyłania, a pliki są dostępne tylko za pośrednictwem sprawdzonego systemu uwierzytelniania
• Pliki są intuicyjnie wyewidencjonowane i zablokowane, aby zapobiec kolizji lub nadpisaniu wersji
• Przełącz zabezpieczenia dokumentów między publicznymi, prywatnymi i chronionymi hasłem jednym kliknięciem myszy