Armazenamentos de arquivos e documentos integrados on-line

Minimize a atividade improdutiva relacionada a documentos

Quanto tempo você gasta criando e distribuindo documentos em papel e/ou eletrônicos; e quanto tempo você gasta pesquisando para encontrar e identificar a versão mais recente?

Aparentemente, demais!

De acordo com uma pesquisa recente conduzida pela IDC – eles estimam que o tempo improdutivo relacionado a documentos gasto pelos profissionais da informação custa às organizações quase US$20.000 por ano para cada funcionário. Para uma organização com 1.000 profissionais, isso equivale a contratar mais de 200 a 300 novos trabalhadores.

Grande parte do tempo que um profissional da informação gasta envolve lidar com documentos e arquivos eletrônicos de uma forma ou de outra – seja procurando por eles, reunindo informações para gerar novos; modificar os antigos, criar novas versões, editar, revisar, compartilhar, aprovar, imprimir e assinar; e passando os acabados para arquivamento e armazenamento.

O problema com a geração e distribuição de informações é que ela ainda consome muito tempo e geralmente envolve manter uma cópia mestre e muitas versões anteriores armazenadas localmente em sua máquina e depois distribuir versões duplicadas e cópias por e-mail. É propenso a erros e um processo confuso e pode levar a falhas de comunicação, especialmente porque grupos de pessoas podem acabar fazendo perguntas e fazendo sugestões e alterações em versões desatualizadas.

E daí se você pudesse armazenar, compartilhar e controlar com segurança todos os seus arquivos e documentos para o seu projeto; e trabalhar com quem você quiser em qualquer coisa, em qualquer lugar, a qualquer hora sem distribuir ou enviar/enviar um único arquivo ou documento por e-mail?

Isso é exatamente o que nosso Arquivo de Projetos Online e Armazenamento de Documentos faz.

É um único local central onde você pode garantir que os arquivos e documentos armazenados sejam os melhores e mais recentes, e 100% relacionados aos projetos em que você está trabalhando; e você pode conceder e controlar o acesso a quem vê o quê.

Tudo o que você precisa fazer é conceder acesso para compartilhar arquivos e documentos com outras pessoas – não enviá-los por e-mail. Eles podem obter uma cópia para visualizar ou fazer check-out e trabalhar no arquivo por conta própria.

Isso inclui Políticas, Contratos, Endossos, Documentos de Submissão, como Mídia Digital (arquivos e documentos relacionados, listas, localizadores de arquivos e históricos de revisão) e Documentos de Apoio e Subjetividades de Seguradoras e Subscritores. Todos podem ser reunidos e categorizados em pastas, devidamente destacados, agregados, consolidados, carimbados com data e hora e armazenados nos Repositórios associados no Arquivo de Listagem e Armazenamento de Documentos. Os Repositórios são acessíveis apenas a membros selecionados da Equipe de Listagem e seguradoras e subscritores convidados.

Simples de usar e sem dor

Nosso File and Document Store Manager é um sistema de gerenciamento de documentos e controle de versão intuitivo muito sofisticado, mas simples e fácil de usar para gerenciar e compartilhar documentos e arquivos sensíveis ao tempo e de missão crítica.

As equipes de listagem junto com seguradoras e subscritores podem editar arquivos de forma colaborativa de qualquer formato – documentos de texto, planilhas, imagens, partituras… qualquer coisa. Ele usa um processo simples de check-in/check-out que garante que todos os itens sejam devidamente versionados e acessíveis apenas para as pessoas certas e apropriadas, sem nunca se perder, substituir ou extraviar.

E é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) que rastreia, armazena e organiza arquivos de qualquer formato e pode ser acessado de dentro do seu projeto; e também opera como uma solução de hospedagem de arquivos para gerenciar, publicar e entregar arquivos com segurança para a equipe, para os clientes ou para o público.

Baseia-se na filosofia simples de colocar ferramentas poderosas e intuitivas nas mãos de gerentes e criadores de conteúdo para tornar a colaboração na criação e publicação de documentos um esforço natural. Em cada etapa do processo de criação, há um instantâneo instantâneo do progresso e do histórico do documento. Ele ainda oferece a opção de reverter para uma revisão anterior - para que você não precise se preocupar se cometer um erro - basta restaurar uma versão anterior.

Cada arquivo recebe uma URL persistente. Se você detectar um erro de digitação e enviar uma nova versão, esse URL continuará apontando para a versão mais recente, independentemente de quantas alterações você fizer.

E cada arquivo pode ser configurado para ter um perfil de segurança diferente dependendo de quem está tentando acessá-lo. Estes incluem: privado (seguro e disponível apenas para uma equipe selecionada de membros que podem editar e alterar): protegido por senha (disponível apenas para aqueles a quem você fornece a senha, como clientes ou contratados) ou público (publicado e hospedado para todos membros da equipe para ver e visualizar, mas não fazer alterações).

Preocupado com o armazenamento de propriedade ou informações confidenciais? Nosso armazenamento de arquivos e documentos foi desenvolvido com a segurança de nível corporativo e governamental em mente. Cada arquivo é mascarado por trás de um hash MD5 anônimo de 128 bits assim que chega ao servidor onde está armazenado, e as solicitações de arquivos são roteadas de forma transparente por meio de um sistema de reescrita, autenticação e permissão de URL.

Os detalhes

Acessível de dentro de um projeto com acessibilidade com base nas permissões de projetos definidas pelo(s) proprietário(s) do projeto

• Suporte para qualquer tipo de arquivo (documentos, planilhas, imagens, PDFs — qualquer coisa!)
• Armazena com segurança revisões ilimitadas dos arquivos essenciais da sua empresa
• Fornece um histórico de arquivos completo na forma de um log de revisão
• Ajuda você a rastrear e organizar documentos conforme eles se movem pelo fluxo de trabalho existente de sua organização
• Cada arquivo recebe um URL permanente e autenticado que sempre aponta para a versão mais recente
• Cada revisão obtém seu próprio URL exclusivo (ex.xxx-report-revision-3.doc) acessível apenas àqueles a quem você concedeu acesso
• Seguro: os nomes dos arquivos são criptografados no upload e os arquivos só podem ser acessados por meio de um sistema de autenticação comprovado
• Os arquivos são verificados e bloqueados intuitivamente para evitar que as revisões colidam ou sejam substituídas
• Alterne a segurança dos documentos entre público, privado e protegido por senha com um único clique do mouse