Magazine de fișiere și documente integrate online

Minimizați activitatea neproductivă legată de documente

Cât timp petreci creând și distribuind documente pe hârtie și/sau electronice; și apoi cât timp petreci căutând pentru a găsi și identifica cea mai recentă versiune?

Aparent, mult prea mult!

Potrivit unui sondaj recent realizat de IDC – ei estimează că timpul neproductiv legat de documente petrecut de lucrătorii din domeniul informației costă organizațiile aproape $20.000 USD pe an pentru fiecare angajat. Pentru o organizație cu 1.000 de profesioniști, asta echivalează cu angajarea a peste 200 până la 300 de lucrători noi.

O mare parte din timpul petrecut de un lucrător în domeniul informației implică să se ocupe de documente și fișiere electronice într-un fel sau altul – fie că le caută, fie că le adună informații pentru a genera altele noi; modificarea celor vechi, crearea de noi versiuni, editarea, revizuirea, partajarea, aprobarea, tipărirea și semnarea; si trecand cele finite pentru arhivare si pastrare.

Problema cu generarea și distribuirea informațiilor este că este încă în mod inerent „oamenii necesită mult timp” și, de obicei, implică păstrarea unei copii master și a multor versiuni anterioare stocate local pe computer și apoi distribuirea de versiuni și copii duplicate prin e-mail. Este predispus la erori și un proces dezordonat și poate duce la o comunicare greșită, mai ales că grupurile de oameni pot ajunge să pună întrebări și să facă sugestii și modificări la versiunile învechite.

Și dacă ați putea stoca, partaja și controla în siguranță toate fișierele și documentele pentru proiectul dvs. și să lucrați cu oricine doriți la orice, oriunde și oricând, fără a distribui sau trimite/trimite prin e-mail un singur fișier sau document?

Este exact ceea ce face Magazinul nostru de documente și fișiere de proiect online.

Este o singură locație centrală în care puteți garanta că fișierele și documentele stocate sunt cele mai recente și mai bune, și 100% legate de proiectele la care lucrați; și puteți acorda și controla accesul la cine vede ce.

Tot ce trebuie să faceți este să acordați acces pentru a partaja fișiere și documente cu alte persoane, nu prin e-mail. Apoi, ei pot fie să obțină o copie pentru a o vizualiza, fie să verifice și să lucreze ei înșiși la fișier.

Acestea includ Politici, Contracte, Avize, Documente de depunere, cum ar fi mediile digitale (fișiere și documente înrudite, liste, localizatori de fișiere și istorice de revizuire) și Documente justificative și subiectivități de la asigurători și asigurători. Toate pot fi adunate și clasificate în foldere, evidențiate în mod corespunzător, agregate, consolidate, marcate cu ora și stocate în arhivele asociate din Fișierul de listare și Magazinul de documente. Arhivele sunt accesibile numai membrilor selectați ai echipei de listare și asigurătorilor și asigurătorilor invitați.

Simplu de utilizat și fără durere

Managerul nostru de fișiere și documente este un sistem intuitiv de gestionare a documentelor și de control al versiunilor foarte sofisticat, dar simplu și ușor de utilizat, pentru gestionarea și partajarea documentelor și fișierelor sensibile la timp și esențiale.

Echipele de listare împreună cu asigurătorii și asiguratorii pot edita în colaborare fișiere de orice format – documente text, foi de calcul, imagini, partituri... orice. Utilizează un proces simplu de check-in/check-out care asigură că toate articolele sunt versiunile corecte și sunt accesibile numai persoanelor potrivite și potrivite, fără să se piardă vreodată, suprascrise sau deplasate.

Și este un sistem de gestionare a documentelor (DMS) care urmărește, stochează și organizează fișiere de orice format și este accesibil din interiorul proiectului; și funcționează, de asemenea, ca o soluție de găzduire a fișierelor pentru a gestiona, publica și livra în siguranță fișiere echipei, clienților sau publicului.

Se bazează pe filozofia simplă de a pune în mâinile managerilor și creatorilor de conținut instrumente puternice și intuitive pentru a face din colaborarea la crearea și publicarea documentelor un efort firesc. La fiecare pas al procesului de creație, există un instantaneu al progresului și al istoricului documentului. Vă oferă chiar și opțiunea de a reveni la o versiune anterioară – astfel încât să nu vă faceți griji dacă faceți o greșeală – pur și simplu restaurați o versiune anterioară.

Fiecare fișier primește o adresă URL persistentă. Dacă prindeți o greșeală de tipar și încărcați o versiune nouă, adresa URL va continua să indice cea mai recentă versiune, indiferent de câte modificări ați făcut.

Și fiecare fișier poate fi setat să aibă un profil de securitate diferit, în funcție de cine încearcă să îl acceseze. Acestea includ: privat (securizat și disponibil numai pentru o echipă de bază selectată de membri care poate edita și modifica): protejat cu parolă (disponibil numai pentru cei cărora le furnizați parola, cum ar fi clienții sau contractanții), sau public (publicat și găzduit pentru toți membrii echipei să vadă și să vadă, dar să nu facă modificări).

Vă faceți griji în legătură cu stocarea informațiilor relevante sau sensibile? Magazinul nostru de fișiere și documente este construit având în vedere securitatea guvernamentală și la nivel de întreprindere. Fiecare fișier este mascat în spatele unui hash MD5 anonim de 128 de biți de îndată ce ajunge la serverul unde este stocat, iar cererile de fișiere sunt direcționate transparent printr-un sistem de rescriere URL, autentificare și permisiuni.

Detaliile

Accesibil din cadrul unui proiect cu accesibilitate bazată pe permisiunile pentru proiecte stabilite de proprietarii de proiect

• Suport pentru orice tip de fișier (documente, foi de calcul, imagini, PDF - orice!)
• Stochează în siguranță versiuni nelimitate ale fișierelor esențiale ale afacerii tale
• Oferă un istoric complet al fișierului sub forma unui jurnal de revizuire
• Vă ajută să urmăriți și să organizați documentele pe măsură ce acestea se deplasează prin fluxul de lucru existent al organizației dvs
• Fiecare fișier primește o adresă URL permanentă, autentificată, care indică întotdeauna cea mai recentă versiune
• Fiecare revizuire primește propria adresă URL unică (ex.xxx-report-revision-3.doc) accesibilă numai celor cărora le-ați acordat acces
• Securizat: numele fișierelor sunt indexate la încărcare, iar fișierele sunt accesibile numai printr-un sistem de autentificare dovedit
• Fișierele sunt verificate și blocate intuitiv pentru a preveni ciocnirea sau suprascrierea revizuirilor
• Comutați securitatea documentelor între public, privat și protejat prin parolă cu un singur clic de mouse