Spletne integrirane trgovine z datotekami in dokumenti

Zmanjšajte neproduktivno dejavnost, povezano z dokumenti

Koliko časa porabite za ustvarjanje in distribucijo papirnih in/ali elektronskih dokumentov; in koliko časa potem porabite za iskanje in identifikacijo najnovejše različice?

Očitno preveč!

Glede na nedavno raziskavo, ki jo je izvedel IDC, ocenjujejo, da neproduktivni čas, povezan z dokumenti, ki ga porabijo informacijski delavci, stane organizacije skoraj $20.000 na leto za vsakega zaposlenega. Za organizacijo s 1000 strokovnjaki je to enako zaposlitvi več kot 200 do 300 novih delavcev.

Veliko časa, ki ga informacijski delavec preživi, vključuje tako ali drugače ukvarjanje z elektronskimi dokumenti in datotekami – bodisi njihovo iskanje, zbiranje informacij za ustvarjanje novih; spreminjanje starih, ustvarjanje novih različic, urejanje, pregledovanje, deljenje, odobritev, tiskanje in podpisovanje; ter posredovanje gotovih v arhiviranje in hrambo.

Težava pri ustvarjanju in distribuciji informacij je, da je še vedno samo po sebi »človeško zahtevno« in običajno vključuje shranjevanje glavne kopije in številnih prejšnjih različic, shranjenih lokalno na vašem računalniku, ter nato distribucijo podvojenih različic in kopij po e-pošti. Je nagnjen k napakam in je neurejen proces ter lahko povzroči napačno komunikacijo, zlasti ker lahko skupine ljudi na koncu postavljajo vprašanja ter dajejo predloge in spremembe zastarelih različic.

Kaj pa, če bi lahko varno shranili, delili in nadzorovali vse svoje datoteke in dokumente za svoj projekt; in delati s komerkoli želite pri čemer koli, kjerkoli in kadarkoli, ne da bi distribuirali ali poslali/pošiljali po e-pošti eno datoteko ali dokument?

Prav to počne naša spletna trgovina s projektnimi datotekami in dokumenti.

To je ena osrednja lokacija, kjer lahko zagotovite, da so shranjene datoteke in dokumenti najnovejši in najboljši ter 100% povezani s projekti, na katerih delate; in lahko dodelite in nadzorujete dostop do tega, kdo kaj vidi.

Vse, kar morate storiti, je, da odobrite dostop za skupno rabo datotek in dokumentov z drugimi ljudmi – ne da jim pošljete e-pošto. Nato lahko dobijo kopijo za ogled ali pa si jo ogledajo in delajo sami.

To vključuje pravilnike, pogodbe, zaznamke, dokumente za predložitev, kot so digitalni mediji (povezane datoteke in dokumenti, seznami, lokatorji datotek in zgodovine revizij) ter podporne dokumente in subjektivnosti zavarovateljev in zavarovateljev. Vse je mogoče zbrati in kategorizirati v mape, ustrezno poudariti, združiti, konsolidirati, časovno žigosati in shraniti v povezanih repozitorijih v shrambi datotek s seznami in dokumentov. Repozitoriji so dostopni samo izbranim članom skupine za kotacijo ter povabljenim zavarovateljem in zavarovalcem.

Enostaven za uporabo in brez bolečin

Naš File and Document Store Manager je zelo prefinjen, a preprost in enostaven za uporabo intuitivni sistem za upravljanje dokumentov in nadzor različic za upravljanje in skupno rabo časovno občutljivih in kritičnih dokumentov in datotek.

Skupine za kotacijo lahko skupaj z zavarovalnicami in zavarovalnicami skupaj urejajo datoteke katere koli oblike – besedilne dokumente, preglednice, slike, note … karkoli. Uporablja preprost postopek prijave/odjave, ki zagotavlja, da so vsi elementi pravilno različici in dostopni samo pravim in ustreznim osebam, ne da bi se kdaj izgubili, prepisali ali založili.

In to je sistem za upravljanje dokumentov (DMS), ki sledi, shranjuje in organizira datoteke katere koli oblike in je dostopen znotraj vašega projekta; in deluje tudi kot rešitev za gostovanje datotek za upravljanje, objavo in varno dostavo datotek ekipi, strankam ali javnosti.

Temelji na preprosti filozofiji dajanja zmogljivih, intuitivnih orodij v roke upraviteljem in ustvarjalcem vsebine, da postane sodelovanje pri ustvarjanju in objavi dokumentov naraven podvig. Na vsakem koraku avtorskega procesa je takojšen posnetek napredka in zgodovina dokumenta. Omogoča vam celo vrnitev na prejšnjo revizijo — tako da vam ni treba skrbeti, če naredite napako — preprosto obnovite prejšnjo različico.

Vsaka datoteka ima trajni URL. Če ujamete tipkarsko napako in naložite novo različico, bo ta URL še naprej kazal na najnovejšo različico, ne glede na to, koliko sprememb naredite.

Vsako datoteko je mogoče nastaviti tako, da ima drugačen varnostni profil, odvisno od tega, kdo poskuša dostopati do nje. Ti vključujejo: zasebne (varne in na voljo le izbrani ožji skupini članov, ki lahko urejajo in spreminjajo): zaščitene z geslom (na voljo samo tistim, ki jim posredujete geslo, kot so stranke ali izvajalci) ali javne (objavljene in gostovane vsem člani ekipe, da vidijo in pregledujejo, vendar ne spreminjajo).

Vas skrbi shranjevanje pravilnosti ali občutljivih podatkov? Naša trgovina z datotekami in dokumenti je zgrajena z mislijo na varnost na ravni vlade in podjetij. Vsaka datoteka je prikrita za anonimno 128-bitno zgoščeno vrednostjo MD5 takoj, ko doseže strežnik, kjer je shranjena, zahteve za datoteke pa so pregledno usmerjene prek sistemov za prepisovanje URL-jev, preverjanje pristnosti in dovoljenj.

Podrobnosti

Dostopen znotraj projekta z dostopnostjo na podlagi dovoljenj za projekte, ki jih določijo lastniki projekta

• Podpora za vse vrste datotek (dokumenti, preglednice, slike, PDF-ji – karkoli!)
• Varno shranjuje neomejene revizije bistvenih datotek vašega podjetja
• Zagotavlja celotno zgodovino datotek v obliki dnevnika revizij
• Pomaga vam slediti in organizirati dokumente, ko se premikajo skozi obstoječi potek dela vaše organizacije
• Vsaka datoteka dobi trajni URL s preverjeno pristnostjo, ki vedno kaže na najnovejšo različico
• Vsaka revizija dobi svoj edinstven url (npr.xxx-report-revision-3.doc), ki je dostopen samo tistim, ki ste jim odobrili dostop
• Varno: imena datotek so zgoščena ob nalaganju in datoteke so dostopne samo prek preverjenega sistema za preverjanje pristnosti
• Datoteke so intuitivno odjavljene in zaklenjene, da se prepreči navzkrižje ali prepisovanje revizij
• Z enim klikom miške preklapljajte med varnostjo dokumentov med javnimi, zasebnimi in zaščitenimi z geslom