Интегрисане продавнице датотека и докумената на мрежи

Смањите непродуктивну активност у вези са документима

Колико дуго трошите на креирање и дистрибуцију папирних и/или електронских докумената; а затим колико времена трошите тражећи да пронађете и идентификујете најновију верзију?

Очигледно, превише!

Према недавној анкети коју је спровео ИДЦ – они процењују да непродуктивно време у вези са документима које троше информациони радници коштају организације скоро 1ТП3Т20.000 УСД годишње за сваког запосленог. За организацију са 1.000 професионалаца, то је једнако запошљавању преко 200 до 300 нових радника.

Велики део времена које информациони радник проведе укључује бављење електронским документима и датотекама на овај или онај начин – било да их тражи, прикупља информације за генерисање нових; модификовање старих, креирање нових верзија, уређивање, преглед, дељење, одобравање, штампање и потписивање; и предају готове на архивирање и чување.

Проблем са генерисањем и дистрибуцијом информација је то што је и даље инхерентно „заузето време” и обично укључује чување главне копије и многих претходних верзија ускладиштених локално на вашој машини, а затим дистрибуцију дупликата и копија путем е-поште. То је склон грешкама и неуредан процес и може довести до погрешне комуникације, посебно пошто групе људи могу на крају да постављају питања и дају предлоге и измене застарелих верзија.

Па шта ако бисте могли безбедно да складиштите, делите и контролишете све своје датотеке и документе за свој пројекат; и радите са ким год желите на било чему, било где, било када без дистрибуције или слања/е-маила једне датотеке или документа?

То је управо оно што ради наша онлајн продавница пројектних датотека и докумената.

То је једна централна локација на којој можете да гарантујете да су сачувани фајлови и документи најновији и најбољи, а 1001ТП2Т се односи на пројекте на којима радите; и можете одобрити и контролисати приступ ономе ко шта види.

Све што треба да урадите је да одобрите приступ за дељење датотека и докумената са другим људима – а не е-поштом. Они тада могу или да добију копију за преглед или да сами провјере и раде на датотеци.

Ово укључује политике, уговоре, одобрења, документе за подношење као што су дигитални медији (повезани фајлови и документи, листе, локатори датотека и историје ревизија), и пратећа документа и субјективитети од осигуравача и осигуравача. Све се може сакупити и категорисати у фасцикле, на одговарајући начин истакнути, агрегирани, консолидовани, временски означени и ускладиштени у придруженим репозиторијумима у Листинг Филе и Складишту докумената. Репозиторији су доступни само одабраним члановима Тима за листинг и позваним осигуравачима и осигуравачима.

Једноставан за употребу и без бола

Наш Филе анд Доцумент Сторе Манагер је веома софистициран, али једноставан и лак за коришћење интуитивно управљање документима и систем контроле верзија за управљање и дељење временски осетљивих и критичних докумената и датотека.

Тимови за листинг заједно са осигуравачима и осигуравачима могу заједно да уређују датотеке било ког формата – текстуалне документе, табеле, слике, нотне записе... било шта. Користи једноставан процес пријављивања/одјављивања који осигурава да су све ставке правилно верзионисане и доступне само правим и одговарајућим људима, а да се никада не изгубе, замене или забаце.

И то је систем за управљање документима (ДМС) који прати, складишти и организује датотеке било ког формата и доступан је из вашег пројекта; и такође функционише као решење за хостовање датотека за управљање, објављивање и безбедно испоруку датотека тиму, клијентима или јавности.

Заснован је на једноставној филозофији стављања моћних, интуитивних алата у руке менаџера и креатора садржаја како би сарадња на креирању и објављивању докумената постала природан подухват. У сваком кораку процеса израде, постоји тренутни снимак напретка и историје документа. Чак вам даје могућност да се вратите на претходну ревизију — тако да не морате да бринете ако направите грешку — једноставно вратите претходну верзију.

Свакој датотеци се даје трајна УРЛ адреса. Ако ухватите грешку у куцању и отпремите нову верзију, та УРЛ адреса ће наставити да упућује на најновију верзију, без обзира на то колико измена унесете.

И свака датотека се може подесити да има другачији безбедносни профил у зависности од тога ко покушава да јој приступи. Ово укључује: приватно (безбедно и доступно само одабраном основном тиму који може да мења и мења): заштићено лозинком (доступно само онима којима даш лозинку као што су клијенти или уговарачи) или јавно (објављено и хостовано за све чланови тима да виде и прегледају, али не и да уносе промене).

Забринути сте због чувања тачних или осетљивих информација? Наша продавница датотека и докумената је направљена имајући на уму безбедност државног и пословног нивоа. Свака датотека је маскирана иза анонимног 128-битног МД5 хеша чим стигне до сервера на коме је ускладиштена, а захтеви за фајловима се транспарентно рутирају кроз системе за преписивање УРЛ-а, аутентификацију и дозволе.

Детаљи

Приступачно из пројекта уз приступачност засновану на дозволама за пројекте које су поставили власници пројекта

• Подршка за било коју врсту датотеке (документи, табеле, слике, ПДФ-ови - било шта!)
• Безбедно складишти неограничене ревизије основних датотека вашег предузећа
• Пружа пуну историју датотеке у облику дневника ревизија
• Помаже вам да пратите и организујете документе док се крећу кроз постојећи ток посла ваше организације
• Свака датотека добија трајну, проверену УРЛ адресу која увек указује на најновију верзију
• Свака ревизија добија свој јединствени УРЛ (нпр.ккк-репорт-ревисион-3.доц) доступан само онима којима сте одобрили приступ
• Безбедно: имена датотека се хеширају при отпремању и датотекама се може приступити само преко провереног система за аутентификацију
• Датотеке се интуитивно провјеравају и закључавају како би се спријечило да се ревизије сударају или преписују
• Пребаците безбедност докумената између јавних, приватних и заштићених лозинком једним кликом миша