Çevrimiçi Entegre Dosya ve Belge Mağazaları

Belgeyle ilgili verimsiz etkinliği en aza indirin

Kağıt ve/veya elektronik belgeler oluşturmak ve dağıtmak için ne kadar zaman harcıyorsunuz; ve sonra en son sürümü bulmak ve belirlemek için arama yapmak için ne kadar zaman harcıyorsunuz?

Görünüşe göre, çok fazla!

IDC tarafından yakın zamanda yürütülen bir ankete göre - bilgi çalışanları tarafından harcanan belgeyle ilgili verimsiz zamanın, kuruluşlara her çalışan için yılda yaklaşık $20.000 ABD Doları'na mal olduğunu tahmin ediyorlar. 1000 profesyonelden oluşan bir kuruluş için bu, 200 ila 300'den fazla yeni işçinin işe alınmasına eşittir.

Bir bilgi çalışanının harcadığı zamanın çoğu, elektronik belgeler ve dosyalarla şu veya bu şekilde uğraşmayı içerir - ister onları arar, ister yenilerini oluşturmak için bilgileri bir araya getirir; eskilerini değiştirmek, yeni sürümler oluşturmak, düzenlemek, gözden geçirmek, paylaşmak, onaylamak, yazdırmak ve imzalamak; ve arşivleme ve depolama için bitmiş olanları geçmek.

Bilgi oluşturma ve dağıtmayla ilgili sorun, bunun hala doğası gereği “insanların zamanını yoğunlaştırması” ve genellikle bir ana kopyanın ve birçok önceki sürümün makinenizde yerel olarak saklanmasını ve ardından yinelenen sürümlerin ve kopyaların e-postayla dağıtılmasını içermesidir. Hataya meyilli ve dağınık bir süreçtir ve özellikle insan grupları soru sormaya ve güncel olmayan sürümlerde önerilerde bulunmaya ve değişiklikler yapmaya başlayabildiğinden, yanlış iletişime yol açabilir.

Peki ya projeniz için tüm dosya ve belgelerinizi güvenli bir şekilde saklayabilir, paylaşabilir ve kontrol edebilirseniz; ve tek bir dosya veya belgeyi dağıtmadan veya göndermeden/e-postayla göndermeden istediğiniz herhangi bir yerde, istediğiniz zaman istediğiniz kişiyle çalışın?

Çevrimiçi Proje Dosyamız ve Belge Mağazamızın yaptığı tam olarak budur.

Depolanan dosya ve belgelerin en son ve en iyi olduğunu ve üzerinde çalıştığınız projelerle ilgili 100% olduğunu garanti edebileceğiniz tek bir merkezi konumdur; ve kimin neyi gördüğüne erişim izni verebilir ve bunu kontrol edebilirsiniz.

Tek yapmanız gereken, diğer kişilerle dosya ve belge paylaşma erişimi vermektir, onlara e-posta göndermek değil. Daha sonra görüntülemek veya teslim almak ve dosya üzerinde kendileri çalışmak için bir kopya alabilirler.

Buna Poliçeler, Sözleşmeler, Onaylar, Dijital medya gibi Gönderim Belgeleri (ilgili dosyalar ve belgeler, listeler, dosya bulucular ve revizyon geçmişleri) ve Sigortacılardan ve Sigortacılardan Gelen Destekleyici Belgeler ve Öznellikler dahildir. Hepsi toplanabilir ve klasörler halinde sınıflandırılabilir, uygun şekilde vurgulanabilir, birleştirilebilir, birleştirilebilir, zaman damgası eklenebilir ve Listeleme Dosyası ve Belge Deposundaki ilgili Depolarda saklanabilir. Depolara yalnızca Listeleme Ekibinin seçilmiş üyeleri ve davet edilen sigortacılar ve sigortacılar erişebilir.

Kullanımı basit ve Ağrısız

Dosya ve Belge Mağazası Yöneticimiz, zamana duyarlı ve görev açısından kritik belgeleri ve dosyaları yönetmek ve paylaşmak için çok karmaşık, ancak basit ve kullanımı kolay sezgisel bir belge yönetimi ve sürüm kontrol sistemidir.

Listeleme ekipleri, sigortacılar ve sigortacılarla birlikte herhangi bir formattaki dosyaları (metin belgeleri, elektronik tablolar, resimler, notalar vb.) ortaklaşa düzenleyebilir. Tüm öğelerin uygun şekilde versiyonlanmasını ve kaybolmadan, üzerine yazılmadan veya yanlış yerleştirilmeden yalnızca doğru ve uygun kişiler tarafından erişilebilir olmasını sağlayan basit bir giriş/çıkış işlemi kullanır.

Ve her formattaki dosyaları izleyen, depolayan ve organize eden ve projenizin içinden erişilebilen bir belge yönetim sistemidir (DMS); ayrıca dosyaları ekibe, müşterilere veya halka yönetmek, yayınlamak ve güvenli bir şekilde teslim etmek için bir dosya barındırma çözümü olarak da çalışır.

Belgelerin oluşturulması ve yayınlanması konusunda işbirliğini doğal bir çaba haline getirmek için yöneticilerin ve içerik oluşturucuların ellerine güçlü, sezgisel araçlar vermenin basit felsefesine dayanmaktadır. Yazma sürecinin her adımında, ilerlemenin ve belgenin geçmişinin anlık bir görüntüsü vardır. Hatta size önceki bir revizyona geri dönme seçeneği sunar – bu nedenle bir hata yaparsanız endişelenmenize gerek kalmaz – sadece önceki bir versiyonu geri yüklersiniz.

Her dosyaya kalıcı bir URL verilir. Bir yazım hatası yakalar ve yeni bir sürüm yüklerseniz, yaptığınız değişiklik sayısı ne olursa olsun, bu URL en son sürüme işaret etmeye devam eder.

Ve her dosya, ona kimin erişmeye çalıştığına bağlı olarak farklı bir güvenlik profiline sahip olacak şekilde ayarlanabilir. Bunlar şunları içerir: özel (güvenli ve yalnızca düzenleyebilen ve değiştirebilen belirli bir çekirdek ekip üyeleri tarafından kullanılabilir): parola korumalı (yalnızca istemciler veya yükleniciler gibi parolayı sağladığınız kişiler tarafından kullanılabilir) veya genel (yayınlanır ve herkese sunulur) ekip üyelerinin görmesi ve görüntülemesi ancak değişiklik yapmaması).

Mülkiyet veya hassas bilgilerin saklanması konusunda endişeli misiniz? Dosya ve Belge Mağazamız, devlet ve kurumsal düzeyde güvenlik düşünülerek oluşturulmuştur. Her dosya, depolandığı sunucuya ulaşır ulaşmaz anonim bir 128-bit MD5 karması arkasında maskelenir ve dosya istekleri bir URL yeniden yazma, kimlik doğrulama ve izin sistemleri aracılığıyla şeffaf bir şekilde yönlendirilir.

Ayrıntılar

Proje Sahipleri tarafından belirlenen proje izinlerine dayalı olarak erişilebilirliğe sahip bir proje içinden erişilebilir

• Herhangi bir dosya türü için destek (belgeler, elektronik tablolar, resimler, PDF'ler - her şey!)
• İşletmenizin temel dosyalarının sınırsız revizyonlarını güvenli bir şekilde saklar
• Revizyon günlüğü şeklinde tam bir dosya geçmişi sağlar
• Belgeleri kuruluşunuzun mevcut iş akışında ilerlerken izlemenize ve düzenlemenize yardımcı olur
• Her dosya, her zaman en son sürüme işaret eden kalıcı, kimliği doğrulanmış bir URL alır
• Her revizyon, yalnızca erişim izni verdiğiniz kişilerin erişebileceği kendi benzersiz URL'sini (egxxx-report-revision-3.doc) alır.
• Güvenli: dosya adları yükleme sırasında hashlenir ve dosyalara yalnızca kanıtlanmış bir kimlik doğrulama sistemi aracılığıyla erişilebilir
• Revizyonların çakışmasını veya üzerine yazılmasını önlemek için dosyalar sezgisel olarak kontrol edilir ve kilitlenir
• Tek bir fare tıklamasıyla belge güvenliğini genel, özel ve parola korumalı arasında değiştirin