Інтегровані онлайн-магазини файлів і документів

Зведіть до мінімуму непродуктивну діяльність, пов’язану з документами

Скільки часу ви витрачаєте на створення та розповсюдження паперових та/або електронних документів; а потім скільки часу ви витрачаєте на пошук, щоб знайти та визначити останню версію?

Мабуть, забагато!

Відповідно до нещодавнього опитування, проведеного компанією IDC, вони підрахували, що непродуктивний час, пов’язаний з документами, витрачений інформаційними працівниками, обходиться організаціям приблизно в $20 000 на рік на кожного співробітника. Для організації з 1000 професіоналами це дорівнює найму понад 200-300 нових працівників.

Значну частину часу, який інформаційний працівник витрачає, так чи інакше пов’язано з роботою з електронними документами та файлами – чи то пошуком, збиранням інформації для створення нової; зміна старих, створення нових версій, редагування, перегляд, обмін, затвердження, друк і підпис; та здача готових на архівування та зберігання.

Проблема з генеруванням і розповсюдженням інформації полягає в тому, що воно все ще за своєю суттю «забирає багато часу» і зазвичай передбачає збереження головної копії та багатьох попередніх версій, які зберігаються локально на вашому комп’ютері, а потім розповсюдження дублікатів версій і копій електронною поштою. Це схильний до помилок і заплутаний процес, який може призвести до непорозумінь, особливо тому, що групи людей можуть ставити запитання та вносити пропозиції та вносити зміни до застарілих версій.

А що, якби ви могли безпечно зберігати, ділитися та контролювати всі свої файли та документи для свого проекту; і працювати з ким завгодно над чим завгодно, будь-де та будь-коли, не розповсюджуючи чи надсилаючи/надсилаючи електронною поштою жодного файлу чи документа?

Це саме те, що робить наш Інтернет-магазин файлів проектів і документів.

Це єдине центральне розташування, де ви можете гарантувати, що файли та документи, що зберігаються, є найновішими та найкращими, а 100% пов’язаний із проектами, над якими ви працюєте; і ви можете надавати та контролювати доступ тому, хто що бачить.

Все, що вам потрібно зробити, це надати доступ для обміну файлами та документами з іншими людьми, а не електронною поштою. Потім вони можуть або отримати копію для перегляду, або перевірити та працювати над файлом самостійно.

Це включає політики, контракти, підтвердження, документи подання, такі як цифрові носії (пов’язані файли та документи, списки, локатори файлів та історії переглядів), а також супровідні документи та суб’єкти від страховиків і андеррайтерів. Усе можна зібрати та класифікувати в папки, відповідним чином виділити, агрегувати, консолідувати, позначити час і зберегти у відповідних репозиторіях у сховищі файлів лістингу та документів. Репозиторії доступні лише для обраних членів команди лістингу та запрошених страховиків і андеррайтерів.

Простий у використанні та безболісний

Наш менеджер сховища файлів і документів — це дуже складна, але проста та легка у використанні інтуїтивно зрозуміла система керування документами та контролем версій для керування та спільного використання термінових та критично важливих документів і файлів.

Команди, що займаються лістингом, разом зі страховиками та страховиками можуть спільно редагувати файли будь-якого формату – текстові документи, електронні таблиці, зображення, ноти… будь-що. Він використовує простий процес реєстрації/виписки, який гарантує, що всі елементи мають правильну версію та доступні лише потрібним і відповідним людям без жодної втрати, перезапису чи недоречності.

І це система керування документами (DMS), яка відстежує, зберігає та впорядковує файли будь-якого формату та доступна з вашого проекту; а також працює як рішення для розміщення файлів для керування, публікації та безпечної доставки файлів команді, клієнтам або громадськості.

Він заснований на простій філософії надання потужних, інтуїтивно зрозумілих інструментів у руки менеджерів і творців вмісту, щоб зробити співпрацю над створенням і публікацією документів природною справою. На кожному кроці процесу створення миттєво створюється знімок прогресу та історія документа. Він навіть дає вам можливість повернутися до попередньої версії — тому вам не потрібно турбуватися, якщо ви припуститеся помилки — ви просто відновите попередню версію.

Кожному файлу надається постійна URL-адреса. Якщо ви помітили помилку та завантажили нову версію, ця URL-адреса й надалі вказуватиме на останню версію, незалежно від того, скільки змін ви внесете.

І для кожного файлу можна налаштувати інший профіль безпеки залежно від того, хто намагається отримати до нього доступ. До них належать: приватні (безпечні та доступні лише для вибраної основної групи учасників, які можуть редагувати та змінювати): захищені паролем (доступні лише для тих, кому ви надаєте пароль, наприклад клієнтам або підрядникам), або публічні (опубліковані та розміщені для всіх члени команди можуть бачити та переглядати, але не вносити зміни).

Турбуєтеся про збереження конфіденційної інформації? Наше сховище файлів і документів створено з урахуванням безпеки державного та корпоративного рівня. Кожен файл маскується за анонімним 128-бітним хешем MD5, щойно досягає сервера, де він зберігається, а запити на файли прозоро направляються через системи перезапису URL-адрес, автентифікації та дозволів.

Деталі

Доступ із проекту зі спеціальними можливостями на основі дозволів проекту, встановлених власником(ами) проекту

• Підтримка будь-яких типів файлів (документів, електронних таблиць, зображень, PDF-файлів — будь-що!)
• Надійно зберігає необмежену кількість версій основних файлів вашого бізнесу
• Надає повну історію файлів у формі журналу версій
• Допомагає відстежувати та впорядковувати документи під час їхнього проходження в існуючому робочому процесі вашої організації
• Кожен файл отримує постійну автентифіковану URL-адресу, яка завжди вказує на останню версію
• Кожна версія отримує власну унікальну URL-адресу (наприклад,xxx-report-revision-3.doc), доступну лише для тих, кому ви надали доступ
• Захищено: імена файлів хешуються під час завантаження, і файли доступні лише через перевірену систему автентифікації
• Файли інтуїтивно перевіряються та блокуються, щоб запобігти зіткненню чи перезапису версій
• Перемикайте захист документів між загальнодоступними, приватними та захищеними паролем одним клацанням миші