在線集成文件和文檔存儲

盡量減少與文檔相關的非生產性活動

您花了多長時間創建和分發紙質和/或電子文檔；然後您花了多少時間搜索以查找和識別最新版本？

顯然，太多了!

根據 IDC 最近進行的一項調查，他們估計，信息工作者花費在與文檔相關的非生產性時間上，使組織每年為每位員工花費近 US$20,000。對於擁有 1,000 名專業人員的組織，這相當於僱用 200 到 300 多名新員工。

信息工作者花費的大部分時間涉及以這種或那種方式處理電子文檔和文件——無論是搜索它們，還是將信息整合在一起以生成新的信息；修改舊版本、創建新版本、編輯、審閱、共享、批准、打印和簽名；並通過完成的歸檔和存儲。

生成和分發信息的問題在於它本質上仍然是“人力密集型”，並且通常涉及將主副本和許多以前的版本保存在本地計算機上，然後通過電子郵件分發副本和副本。這是一個容易出錯和混亂的過程，並且可能導致溝通不暢，尤其是當一群人最終可能會提出問題並提出建議和更改過時的版本時。

那麼，如果您可以安全地存儲、共享和控制項目的所有文件和文檔，那會怎樣呢？並隨時隨地與任何人一起工作，而無需分發或發送/通過電子郵件發送單個文件或文檔？

這正是我們的在線項目文件和文檔商店所做的。

這是一個單一的中央位置，您可以在這裡保證存儲的文件和文檔是最新和最好的，並且 100% 與您正在處理的項目相關；您可以授予和控制誰可以看到什麼的訪問權限。

您所要做的就是授予與他人共享文件和文檔的訪問權限，而不是通過電子郵件發送給他們。然後，他們可以獲取副本進行查看，也可以自己簽出並處理文件。

這包括政策、合同、背書、提交文件，例如數字媒體（相關文件和文件、列表、文件定位器和修訂歷史），以及來自保險公司和承保人的支持文件和主觀性。所有這些都可以收集並分類到文件夾中，適當地突出顯示、聚合、合併、標記時間戳並存儲在列表文件和文檔存儲的相關存儲庫中。只有上市團隊的選定成員以及受邀的保險公司和承銷商才能訪問存儲庫。

使用簡單，無痛

我們的文件和文檔存儲管理器是一個非常複雜但簡單易用的直觀文檔管理和版本控制系統，用於管理和共享時間敏感和任務關鍵的文檔和文件。

上市團隊與保險公司和承銷商可以協同編輯任何格式的文件——文本文檔、電子表格、圖像、樂譜……任何內容。它使用簡單的簽入/簽出流程，確保所有項目都經過適當的版本控制，並且只有合適的人才能訪問，而不會丟失、覆蓋或放錯地方。

它是一個文檔管理系統 (DMS)，可以跟踪、存儲和組織任何格式的文件，並且可以從您的項目中訪問；並且還作為文件託管解決方案運行，以管理、發布文件並安全地將文件交付給團隊、客戶或公眾。

它基於將強大、直觀的工具交到管理人員和內容創建者手中的簡單理念，使協作創建和發布文檔成為一種自然的努力。在創作過程的每一步，都有進度和文檔歷史的即時快照。它甚至為您提供了恢復到以前版本的選項——所以如果您犯了錯誤，您不必擔心——您只需恢復以前的版本。

每個文件都有一個固定的 URL。如果您發現拼寫錯誤並上傳新版本，則無論您進行了多少更改，該 URL 都將繼續指向最新版本。

每個文件都可以設置為具有不同的安全配置文件，具體取決於誰試圖訪問它。其中包括：私有（安全且僅供選定的可以編輯和更改的核心成員團隊使用）：受密碼保護（僅供您向其提供密碼的人使用，例如客戶或承包商）或公共（向所有人發布和託管）團隊成員可以查看和查看但不能進行更改）。

擔心存儲專有或敏感信息？我們的文件和文檔存儲在構建時考慮到了政府和企業級的安全性。每個文件一到達存儲它的服務器就被隱藏在一個匿名的 128 位 MD5 散列後面，並且文件請求通過 URL 重寫、身份驗證和權限系統透明地路由。

細節

可從項目內訪問，可訪問性基於項目所有者設置的項目權限

支持任何文件類型（文檔、電子表格、圖像、PDF——任何東西！）
安全地存儲您企業基本文件的無限修訂
以修訂日誌的形式提供完整的文件歷史記錄
幫助您跟踪和組織文檔在組織現有工作流程中的移動
每個文件都有一個永久的、經過身份驗證的 URL，該 URL 始終指向最新版本
每個修訂版都有自己唯一的 url（例如 xxx-report-revision-3.doc），只有您授予訪問權限的人才能訪問
安全：文件名在上傳時經過哈希處理，文件只能通過經過驗證的身份驗證系統訪問
文件被直觀地簽出和鎖定，以防止修訂衝突或被覆蓋
單擊鼠標即可在公共、私人和密碼保護之間切換文檔安全性

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