Aanlyn-geïntegreerde lêer- en dokumentwinkels

Minimaliseer onproduktiewe dokumentverwante aktiwiteit

Hoe lank spandeer jy om papier- en/of elektroniese dokumente te skep en te versprei; en hoeveel tyd spandeer jy dan om te soek om die nuutste weergawe te vind en te identifiseer?

Blykbaar heeltemal te veel!

Volgens 'n onlangse opname wat deur IDC gedoen is - hulle skat dat onproduktiewe dokumentverwante tyd wat deur inligtingswerkers spandeer word organisasies byna US$20,000 per jaar vir elke werknemer kos. Vir 'n organisasie met 1 000 professionele persone, is dit gelyk aan die aanstelling van meer as 200 tot 300 nuwe werkers.

Baie van die tyd wat 'n inligtingswerker spandeer, behels die hantering van elektroniese dokumente en lêers op een of ander manier - of dit nou soek na hulle, inligting bymekaar trek om nuwes te genereer; die wysiging van oues, die skep van nuwe weergawes, redigeer, hersiening, deel, goedkeuring, druk en ondertekening; en deurgee van voltooide vir argivering en berging.

Die probleem met die generering en verspreiding van inligting is dit is steeds inherent "mense tyd-intensief" en behels gewoonlik om 'n meesterkopie en baie vorige weergawes wat plaaslik op jou masjien gestoor is, te hou en dan duplikaatweergawes en kopieë per e-pos te versprei. Dit is geneig tot foute en 'n morsige proses en kan lei tot wankommunikasie, veral aangesien groepe mense uiteindelik vrae kan vra en voorstelle en veranderinge aan verouderde weergawes kan maak.

So wat as jy al jou lêers en dokumente vir jou projek veilig kan berg, deel en beheer; en met enigiemand te werk wat jy wil aan enigiets, enige plek, enige tyd sonder om 'n enkele lêer of dokument te versprei of te stuur/e-pos?

Dit is presies wat ons aanlyn projeklêer- en dokumentwinkel doen.

Dit is 'n enkele sentrale ligging waar jy kan waarborg dat die lêers en dokumente wat gestoor is die nuutste en beste is, en 100% verwant is aan die projekte waaraan jy werk; en jy kan toegang verleen en beheer aan wie wat sien.

Al wat jy hoef te doen is om toegang te verleen om lêers en dokumente met ander mense te deel – nie aan hulle te e-pos nie. Hulle kan dan óf 'n kopie kry om te bekyk óf self uitcheck en aan die lêer werk.

Dit sluit beleide, kontrakte, endossemente, indieningsdokumente soos digitale media (verwante lêers en dokumente, lyste, lêeropspoorders en hersieningsgeskiedenis) en ondersteunende dokumente en subjektiwiteite van versekeraars en onderskrywers in. Almal kan versamel en gekategoriseer word in dopgehou, toepaslik uitgelig, saamgevoeg, gekonsolideer, tydstempel en gestoor word in die gepaardgaande bewaarplekke in die lyslêer en dokumentwinkel. Die bewaarplekke is slegs toeganklik vir geselekteerde lede van die Noteringspan en genooide versekeraars en onderskrywers.

Eenvoudig om te gebruik en pynvry

Ons lêer- en dokumentwinkelbestuurder is 'n baie gesofistikeerde, maar eenvoudige en maklik om te gebruik intuïtiewe dokumentbestuur- en weergawebeheerstelsel vir die bestuur en deel van tydsensitiewe en missiekritieke dokumente en lêers.

Lysspanne saam met versekeraars en onderskrywers kan saam lêers van enige formaat wysig – teksdokumente, sigblaaie, beelde, bladmusiek … enigiets. Dit gebruik 'n eenvoudige in-/uitklokproses wat verseker dat alle items behoorlik weergawe is en slegs toeganklik is vir die regte en toepaslike mense sonder om ooit verlore te raak, oorskryf of misplaas te word.

En dit is 'n dokumentbestuurstelsel (DMS) wat lêers van enige formaat opspoor, stoor en organiseer en toeganklik is van binne jou projek; en funksioneer ook as 'n lêergasheeroplossing om lêers te bestuur, te publiseer en veilig aan die span, aan kliënte of aan die publiek te lewer.

Dit is gebaseer op die eenvoudige filosofie om kragtige, intuïtiewe gereedskap in die hande van bestuurders en inhoudskeppers te plaas om samewerking aan die skepping en publikasie van dokumente 'n natuurlike poging te maak. By elke stap van die outeursproses is daar 'n onmiddellike momentopname van vordering en die dokument se geskiedenis. Dit gee jou selfs die opsie om terug te keer na 'n vorige weergawe - so jy hoef nie bekommerd te wees as jy 'n fout maak nie - jy herstel eenvoudig 'n vorige weergawe.

Elke lêer kry 'n aanhoudende URL. As jy 'n tikfout kry en 'n nuwe weergawe oplaai, sal daardie URL voortgaan om na die nuutste weergawe te wys, ongeag hoeveel veranderinge jy maak.

En elke lêer kan ingestel word om 'n ander sekuriteitsprofiel te hê, afhangende van wie probeer om toegang daartoe te verkry. Dit sluit in: privaat (veilig en slegs beskikbaar vir 'n uitgesoekte kernspan lede wat kan redigeer en verander): wagwoordbeskermd (slegs beskikbaar vir diegene aan wie u die wagwoord verskaf, soos kliënte of kontrakteurs), of publiek (gepubliseer en aan almal gehuisves) spanlede om te sien en te bekyk, maar nie veranderinge aan te bring nie).

Bekommerd oor die berging van behoorlikheid of sensitiewe inligting? Ons lêer- en dokumentwinkel is gebou met regerings- en ondernemingsgraadsekuriteit in gedagte. Elke lêer word agter 'n anonieme 128-bis MD5-hash gemasker sodra dit die bediener bereik waar dit gestoor is, en versoeke vir lêers word deursigtig deur 'n URL-herskryf-, stawing- en toestemmingstelsels herlei.

Die besonderhede

Toeganklik van binne 'n projek met toeganklikheid gebaseer op projektoestemmings gestel deur projekeienaar(s)

• Ondersteuning vir enige lêertipe (dokumente, sigblaaie, beelde, PDF's - enigiets!)
• Berg onbeperkte hersienings van jou besigheid se noodsaaklike lêers veilig
• Verskaf 'n volledige lêergeskiedenis in die vorm van 'n hersieningslogboek
• Help jou om dokumente op te spoor en te organiseer soos hulle deur jou organisasie se bestaande werkvloei beweeg
• Elke lêer kry 'n permanente, geverifieerde URL wat altyd na die nuutste weergawe wys
• Elke hersiening kry sy eie unieke url (egxxx-report-revision-3.doc) wat slegs toeganklik is vir diegene aan wie jy toegang verleen het
• Veilig: lêername word gehash tydens oplaai en lêers is slegs toeganklik deur 'n bewese stawingstelsel
• Lêers word intuïtief uitgecheck en gesluit om te verhoed dat hersienings bots of oorskryf word
• Wissel dokumentsekuriteit tussen publiek, privaat en wagwoordbeskermd met 'n enkele muisklik