Online integrerte fil- og dokumentbutikker

Minimer uproduktiv dokumentrelatert aktivitet

Hvor lang tid bruker du på å lage og distribuere papir- og/eller elektroniske dokumenter; og hvor mye tid bruker du på å søke for å finne og identifisere den nyeste versjonen?

Tilsynelatende alt for mye!

I følge en fersk undersøkelse utført av IDC - anslår de at uproduktiv dokumentrelatert tid brukt av informasjonsarbeidere koster organisasjoner nesten US$20.000 i året for hver ansatt. For en organisasjon med 1000 fagfolk tilsvarer det å ansette over 200 til 300 nye arbeidere.

Mye av tiden en informasjonsmedarbeider bruker innebærer å håndtere elektroniske dokumenter og filer på en eller annen måte – enten det er å søke etter dem, samle informasjon for å generere nye; endre gamle, lage nye versjoner, redigere, vurdere, dele, godkjenne, skrive ut og signere; og passerer ferdige for arkivering og lagring.

Problemet med å generere og distribuere informasjon er at det fortsatt i seg selv er "tidkrevende for folk" og innebærer vanligvis å holde en hovedkopi og mange tidligere versjoner lagret lokalt på maskinen din og deretter distribuere dupliserte versjoner og kopier via e-post. Det er utsatt for feil og en rotete prosess og kan føre til feilkommunikasjon, spesielt ettersom grupper av mennesker kan ende opp med å stille spørsmål og komme med forslag og endringer i utdaterte versjoner.

Så hva om du sikkert kunne lagre, dele og kontrollere alle filene og dokumentene dine for prosjektet ditt; og jobbe med hvem du vil med hva som helst, hvor som helst, når som helst uten å distribuere eller sende/sende en enkelt fil eller dokument?

Dette er nøyaktig hva vår nettbaserte prosjektfil- og dokumentbutikk gjør.

Det er en enkelt sentral plassering hvor du kan garantere at filene og dokumentene som er lagret er de nyeste og beste, og 100% relatert til prosjektene du jobber med; og du kan gi og kontrollere tilgang til hvem som ser hva.

Alt du trenger å gjøre er å gi tilgang til å dele filer og dokumenter med andre – ikke sende dem via e-post. De kan da enten få en kopi for å se eller sjekke ut og jobbe med filen selv.

Dette inkluderer retningslinjer, kontrakter, påtegninger, innsendingsdokumenter som digitale medier (relaterte filer og dokumenter, lister, fillokaliser og revisjonshistorikk), og støttedokumenter og subjektiver fra forsikringsselskaper og underwriters. Alle kan samles og kategoriseres i mapper, passende uthevet, aggregert, konsolidert, tidsstemplet og lagret i de tilknyttede arkivene i Listing File og Document Store. Repositoriene er kun tilgjengelige for utvalgte medlemmer av noteringsteamet og inviterte forsikringsselskaper og underwriters.

Enkel å bruke og smertefri

Vår fil- og dokumentlagerbehandler er et veldig sofistikert, men enkelt og brukervennlig intuitivt dokumentadministrasjons- og versjonskontrollsystem for å administrere og dele tidssensitive og virksomhetskritiske dokumenter og filer.

Oppføringsteam sammen med forsikringsselskaper og forsikringsgivere kan i samarbeid redigere filer i alle formater – tekstdokumenter, regneark, bilder, noter ... alt mulig. Den bruker en enkel inn-/utsjekkingsprosess som sikrer at alle varer er riktig versjonert og kun tilgjengelig for de riktige og passende personene uten noen gang å gå seg vill, overskrives eller forlegges.

Og det er et dokumenthåndteringssystem (DMS) som sporer, lagrer og organiserer filer i alle formater og er tilgjengelig fra prosjektet ditt; og fungerer også som en filvertsløsning for å administrere, publisere og sikkert levere filer til teamet, til klienter eller til publikum.

Den er basert på den enkle filosofien om å legge kraftige, intuitive verktøy i hendene på ledere og innholdsskapere for å gjøre samarbeid om opprettelse og publisering av dokumenter til en naturlig bestrebelse. Ved hvert trinn i forfatterprosessen er det et øyeblikksbilde av fremdriften og dokumentets historie. Det gir deg til og med muligheten til å gå tilbake til en tidligere revisjon – så du trenger ikke å bekymre deg hvis du gjør en feil – du gjenoppretter ganske enkelt en tidligere versjon.

Hver fil får en vedvarende URL. Hvis du oppdager en skrivefeil og laster opp en ny versjon, vil den nettadressen fortsette å peke til den nyeste versjonen, uavhengig av hvor mange endringer du gjør.

Og hver fil kan settes til å ha en annen sikkerhetsprofil avhengig av hvem som prøver å få tilgang til den. Disse inkluderer: privat (sikker og kun tilgjengelig for et utvalgt kjerneteam av medlemmer som kan redigere og endre): passordbeskyttet (bare tilgjengelig for de du gir passordet til, for eksempel kunder eller kontraktører), eller offentlig (publisert og vert for alle) teammedlemmer å se og se, men ikke gjøre endringer).

Bekymret for å lagre anstendighet eller sensitiv informasjon? Fil- og dokumentbutikken vår er bygget med tanke på sikkerhet i statlig og bedriftsklasse. Hver fil er maskert bak en anonym 128-bit MD5-hash så snart den når serveren der den er lagret, og forespørsler om filer rutes transparent gjennom et URL-omskrivings-, autentiserings- og tillatelsessystemer.

Detaljene

Tilgjengelig fra et prosjekt med tilgjengelighet basert på prosjekttillatelser angitt av prosjekteier(e)

• Støtte for alle filtyper (dokumenter, regneark, bilder, PDF-er – hva som helst!)
• Lagrer sikkert ubegrensede revisjoner av virksomhetens essensielle filer
• Gir en fullstendig filhistorikk i form av en revisjonslogg
• Hjelper deg med å spore og organisere dokumenter mens de beveger seg gjennom organisasjonens eksisterende arbeidsflyt
• Hver fil får en permanent, autentisert URL som alltid peker til den nyeste versjonen
• Hver revisjon får sin egen unike url (egxxx-report-revision-3.doc) som bare er tilgjengelig for de du har gitt tilgang til
• Sikkert: filnavn hashes ved opplasting og filer er kun tilgjengelige gjennom et velprøvd autentiseringssystem
• Filer sjekkes intuitivt ut og låses for å forhindre at revisjoner kolliderer eller blir overskrevet
• Bytt dokumentsikkerhet mellom offentlig, privat og passordbeskyttet med et enkelt museklikk