Cửa hàng Tệp & Tài liệu Tích hợp Trực tuyến

Giảm thiểu hoạt động liên quan đến tài liệu không hiệu quả

Bạn mất bao lâu để tạo và phân phối tài liệu giấy và/hoặc điện tử; và sau đó bạn dành bao nhiêu thời gian để tìm kiếm và xác định phiên bản mới nhất?

Rõ ràng, cách quá nhiều!

Theo một cuộc khảo sát gần đây do IDC thực hiện – họ ước tính rằng thời gian liên quan đến tài liệu không hiệu quả của nhân viên thông tin khiến các tổ chức tốn gần US$20.000 một năm cho mỗi nhân viên. Đối với một tổ chức có 1.000 chuyên gia, điều đó tương đương với việc thuê hơn 200 đến 300 công nhân mới.

Phần lớn thời gian của một nhân viên thông tin liên quan đến việc xử lý các tài liệu và tệp điện tử theo cách này hay cách khác – cho dù là tìm kiếm chúng, tập hợp thông tin lại với nhau để tạo thông tin mới; sửa đổi bản cũ, tạo bản mới, biên tập, duyệt, chia sẻ, phê duyệt, in và ký tên; và chuyển những cái đã hoàn thành để lưu trữ và lưu trữ.

Vấn đề với việc tạo và phân phối thông tin vốn dĩ vẫn là “tốn nhiều thời gian của mọi người” và thường liên quan đến việc giữ một bản sao chính và nhiều phiên bản trước đó được lưu trữ cục bộ trên máy của bạn, sau đó phân phối các phiên bản trùng lặp và bản sao qua email. Nó dễ xảy ra lỗi và là một quy trình lộn xộn và có thể dẫn đến thông tin sai lệch, đặc biệt là khi các nhóm người cuối cùng có thể đặt câu hỏi và đưa ra đề xuất cũng như thay đổi đối với các phiên bản lỗi thời.

Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể lưu trữ, chia sẻ và kiểm soát an toàn tất cả các tệp và tài liệu cho dự án của mình; và làm việc với bất kỳ ai bạn muốn trên bất kỳ thứ gì, ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào mà không cần phân phối hoặc gửi/gửi email một tệp hoặc tài liệu?

Đây chính xác là những gì Cửa hàng Tài liệu và Tệp Dự án Trực tuyến của chúng tôi thực hiện.

Đó là một vị trí trung tâm duy nhất nơi bạn có thể đảm bảo rằng các tệp và tài liệu được lưu trữ là mới nhất và tốt nhất cũng như 100% liên quan đến các dự án bạn đang thực hiện; và bạn có thể cấp và kiểm soát quyền truy cập cho ai xem nội dung gì.

Tất cả những gì bạn phải làm là cấp quyền truy cập để chia sẻ tệp và tài liệu với người khác – không gửi email cho họ. Sau đó, họ có thể lấy một bản sao để xem hoặc kiểm tra và tự mình làm việc trên tệp.

Điều này bao gồm Chính sách, Hợp đồng, Xác nhận, Tài liệu đệ trình như Phương tiện kỹ thuật số (tệp và tài liệu liên quan, danh sách, trình định vị tệp và lịch sử sửa đổi) và Tài liệu hỗ trợ và Chủ quan từ Công ty bảo hiểm và Người bảo hiểm. Tất cả có thể được tập hợp và phân loại thành các thư mục, được đánh dấu thích hợp, tổng hợp, hợp nhất, đánh dấu thời gian và lưu trữ trong Kho lưu trữ được liên kết trong Kho lưu trữ tệp và tài liệu danh sách. Kho lưu trữ chỉ có thể truy cập được đối với các thành viên được chọn của Nhóm niêm yết và các công ty bảo hiểm và bảo lãnh phát hành được mời.

Sử dụng đơn giản và không đau

Trình quản lý kho lưu trữ tệp và tài liệu của chúng tôi là một hệ thống quản lý phiên bản và quản lý tài liệu trực quan rất phức tạp, nhưng đơn giản và dễ sử dụng để quản lý và chia sẻ các tài liệu cũng như tệp quan trọng về thời gian và nhiệm vụ.

Nhóm niêm yết cùng với công ty bảo hiểm và người bảo lãnh phát hành có thể cộng tác chỉnh sửa tệp ở bất kỳ định dạng nào – tài liệu văn bản, bảng tính, hình ảnh, bản nhạc… bất kỳ thứ gì. Nó sử dụng quy trình đăng ký/kiểm tra đơn giản để đảm bảo rằng tất cả các mục đều được lập phiên bản chính xác và chỉ những người phù hợp mới có thể truy cập mà không bao giờ bị thất lạc, ghi đè hoặc thất lạc.

Và đó là một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) theo dõi, lưu trữ và sắp xếp các tệp ở bất kỳ định dạng nào và có thể truy cập được từ bên trong dự án của bạn; và cũng hoạt động như một giải pháp lưu trữ tệp để quản lý, xuất bản và phân phối tệp một cách an toàn cho nhóm, khách hàng hoặc công chúng.

Nó dựa trên triết lý đơn giản là đặt các công cụ trực quan, mạnh mẽ vào tay người quản lý và người tạo nội dung để cộng tác tạo và xuất bản tài liệu trở thành một nỗ lực tự nhiên. Ở mỗi bước của quy trình soạn thảo, sẽ có ảnh chụp nhanh về tiến trình và lịch sử của tài liệu. Nó thậm chí còn cung cấp cho bạn tùy chọn hoàn nguyên về phiên bản trước đó — vì vậy bạn không cần phải lo lắng nếu mắc lỗi - bạn chỉ cần khôi phục phiên bản trước đó.

Mỗi tệp được cung cấp một URL liên tục. Nếu bạn mắc lỗi đánh máy và tải lên một phiên bản mới, thì URL đó sẽ tiếp tục trỏ đến phiên bản mới nhất, bất kể bạn đã thực hiện bao nhiêu thay đổi.

Và mỗi tệp có thể được đặt để có một cấu hình bảo mật khác nhau tùy thuộc vào người đang cố truy cập tệp đó. Chúng bao gồm: riêng tư (an toàn và chỉ dành cho một nhóm thành viên cốt lõi được chọn có thể chỉnh sửa và thay đổi): được bảo vệ bằng mật khẩu (chỉ dành cho những người bạn cung cấp mật khẩu, chẳng hạn như khách hàng hoặc nhà thầu) hoặc công khai (được xuất bản và lưu trữ cho tất cả các thành viên trong nhóm để xem và xem nhưng không thực hiện thay đổi).

Lo lắng về việc lưu trữ thông tin đúng đắn hoặc nhạy cảm? Kho lưu trữ tệp và tài liệu của chúng tôi được xây dựng có tính đến bảo mật cấp chính phủ và doanh nghiệp. Mỗi tệp được ẩn đằng sau hàm băm MD5 128 bit ẩn danh ngay khi đến máy chủ nơi tệp được lưu trữ và các yêu cầu đối với tệp được định tuyến rõ ràng thông qua hệ thống cấp phép, xác thực và viết lại URL.

các chi tiết

Có thể truy cập từ bên trong một dự án với khả năng truy cập dựa trên các quyền của dự án do (các) Chủ sở hữu dự án đặt

• Hỗ trợ mọi loại tệp (tài liệu, bảng tính, hình ảnh, PDF — mọi thứ!)
• Lưu trữ an toàn các phiên bản không giới hạn của các tệp cần thiết cho doanh nghiệp của bạn
• Cung cấp lịch sử tệp đầy đủ dưới dạng nhật ký sửa đổi
• Giúp bạn theo dõi và sắp xếp tài liệu khi chúng di chuyển qua quy trình làm việc hiện có của tổ chức bạn
• Mỗi tệp có một URL xác thực, vĩnh viễn luôn trỏ đến phiên bản mới nhất
• Mỗi bản sửa đổi có url duy nhất của riêng nó (ví dụ: xxx-report-revision-3.doc) chỉ những người bạn đã cấp quyền truy cập mới có thể truy cập được
• Bảo mật: tên tệp được băm khi tải lên và tệp chỉ có thể truy cập được thông qua hệ thống xác thực đã được chứng minh
• Các tệp được kiểm tra và khóa trực quan để ngăn các bản sửa đổi xung đột hoặc bị ghi đè
• Chuyển đổi bảo mật tài liệu giữa công khai, riêng tư và bảo vệ bằng mật khẩu chỉ bằng một cú nhấp chuột