Ηλεκτρονικά ολοκληρωμένα καταστήματα αρχείων και εγγράφων

Ελαχιστοποιήστε τη μη παραγωγική δραστηριότητα που σχετίζεται με έγγραφα

Πόσο χρόνο ξοδεύετε για τη δημιουργία και τη διανομή έντυπων ή/και ηλεκτρονικών εγγράφων; και μετά πόσο χρόνο αφιερώνετε ψάχνοντας για να βρείτε και να αναγνωρίσετε την πιο πρόσφατη έκδοση;

Προφανώς, πάρα πολύ!

Σύμφωνα με μια πρόσφατη έρευνα που διεξήχθη από την IDC - εκτιμούν ότι ο μη παραγωγικός χρόνος που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι στην πληροφόρηση κοστίζει στους οργανισμούς σχεδόν $20.000 ετησίως για κάθε εργαζόμενο. Για έναν οργανισμό με 1.000 επαγγελματίες, αυτό ισοδυναμεί με πρόσληψη άνω των 200 έως 300 νέων εργαζομένων.

Το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου που αφιερώνει ένας εργαζόμενος στην πληροφόρηση περιλαμβάνει την επεξεργασία ηλεκτρονικών εγγράφων και αρχείων με τον ένα ή τον άλλο τρόπο – είτε αναζητώντας τα, είτε συγκεντρώνοντας πληροφορίες για τη δημιουργία νέων. Τροποποίηση παλαιών, δημιουργία νέων εκδόσεων, επεξεργασία, αναθεώρηση, κοινή χρήση, έγκριση, εκτύπωση και υπογραφή. και περνώντας τα τελειωμένα για αρχειοθέτηση και αποθήκευση.

Το πρόβλημα με τη δημιουργία και τη διανομή πληροφοριών είναι ότι εξακολουθεί να είναι εγγενώς «χρονοβόρο» και συνήθως περιλαμβάνει τη διατήρηση ενός κύριου αντιγράφου και πολλών προηγούμενων εκδόσεων αποθηκευμένων τοπικά στον υπολογιστή σας και στη συνέχεια τη διανομή διπλότυπων εκδόσεων και αντιγράφων μέσω email. Είναι επιρρεπής σε σφάλματα και είναι μια ακατάστατη διαδικασία και μπορεί να οδηγήσει σε κακή επικοινωνία, ειδικά καθώς ομάδες ανθρώπων μπορεί να καταλήξουν να κάνουν ερωτήσεις και να κάνουν προτάσεις και αλλαγές σε παλιές εκδόσεις.

Τι θα γινόταν λοιπόν αν μπορούσατε να αποθηκεύσετε, να μοιραστείτε και να ελέγξετε με ασφάλεια όλα τα αρχεία και τα έγγραφά σας για το έργο σας. και να συνεργαστείτε με οποιονδήποτε θέλετε για οτιδήποτε, οπουδήποτε, οποτεδήποτε χωρίς να διανείμετε ή να στείλετε/στείλετε ένα αρχείο ή έγγραφο με email;

Αυτό ακριβώς κάνει το ηλεκτρονικό μας κατάστημα αρχείων και εγγράφων έργου.

Είναι μια ενιαία κεντρική τοποθεσία όπου μπορείτε να εγγυηθείτε ότι τα αρχεία και τα έγγραφα που είναι αποθηκευμένα είναι τα πιο πρόσφατα και τα καλύτερα, και ότι το 100% σχετίζεται με τα έργα στα οποία εργάζεστε. και μπορείτε να παραχωρήσετε και να ελέγξετε την πρόσβαση σε ποιος βλέπει τι.

Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να παραχωρήσετε πρόσβαση για κοινή χρήση αρχείων και εγγράφων με άλλα άτομα – όχι μέσω email. Στη συνέχεια, μπορούν είτε να λάβουν ένα αντίγραφο για να το δουν είτε να το ελέγξουν και να εργαστούν οι ίδιοι στο αρχείο.

Αυτό περιλαμβάνει Πολιτικές, Συμβάσεις, Εγκρίσεις, Έγγραφα Υποβολής όπως ψηφιακά μέσα (σχετικά αρχεία και έγγραφα, λίστες, εντοπιστές αρχείων και ιστορικά αναθεωρήσεων) και Υποστηρικτικά Έγγραφα και Υποκειμενικές Υπηρεσίες από Ασφαλιστές και Αναδόχους. Όλα μπορούν να συγκεντρωθούν και να κατηγοριοποιηθούν σε φακέλους, να επισημανθούν κατάλληλα, να συγκεντρωθούν, να ενοποιηθούν, να σφραγιστούν με χρόνο και να αποθηκευτούν στα σχετικά αποθετήρια στο Αρχείο Καταχώρισης και στο Κατάστημα Εγγράφων. Τα Αποθετήρια είναι προσβάσιμα μόνο σε επιλεγμένα μέλη της Ομάδας Καταχώρισης και σε προσκεκλημένους ασφαλιστές και αναδόχους.

Απλό στη χρήση και χωρίς πόνο

Το File and Document Store Manager είναι ένα πολύ εξελιγμένο, αλλά απλό και εύχρηστο διαισθητικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και ελέγχου εκδόσεων για τη διαχείριση και την κοινή χρήση εγγράφων και αρχείων που είναι ευαίσθητα στον χρόνο και είναι κρίσιμα για την αποστολή.

Οι ομάδες καταχώρισης μαζί με ασφαλιστές και ασφαλιστές μπορούν να επεξεργάζονται από κοινού αρχεία οποιασδήποτε μορφής – έγγραφα κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, εικόνες, παρτιτούρες… οτιδήποτε. Χρησιμοποιεί μια απλή διαδικασία check-in/check-out που διασφαλίζει ότι όλα τα στοιχεία έχουν τη σωστή έκδοση και είναι προσβάσιμα μόνο στα σωστά και κατάλληλα άτομα χωρίς ποτέ να χαθούν, να αντικατασταθούν ή να τοποθετηθούν λάθος.

Και είναι ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) που παρακολουθεί, αποθηκεύει και οργανώνει αρχεία οποιασδήποτε μορφής και είναι προσβάσιμο από το έργο σας. και λειτουργεί επίσης ως λύση φιλοξενίας αρχείων για τη διαχείριση, τη δημοσίευση και την ασφαλή παράδοση αρχείων στην ομάδα, στους πελάτες ή στο κοινό.

Βασίζεται στην απλή φιλοσοφία της διάθεσης ισχυρών, διαισθητικών εργαλείων στα χέρια των διαχειριστών και των δημιουργών περιεχομένου για να κάνουν τη συνεργασία στη δημιουργία και τη δημοσίευση εγγράφων μια φυσική προσπάθεια. Σε κάθε βήμα της διαδικασίας σύνταξης, υπάρχει ένα στιγμιότυπο της προόδου και του ιστορικού του εγγράφου. Σας δίνει ακόμη και την επιλογή να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη αναθεώρηση — έτσι δεν χρειάζεται να ανησυχείτε αν κάνετε λάθος — απλώς επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση.

Σε κάθε αρχείο δίνεται μια μόνιμη διεύθυνση URL. Εάν εντοπίσετε ένα τυπογραφικό λάθος και ανεβάσετε μια νέα έκδοση, αυτή η διεύθυνση URL θα συνεχίσει να οδηγεί στην πιο πρόσφατη έκδοση, ανεξάρτητα από το πόσες αλλαγές κάνετε.

Και κάθε αρχείο μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να έχει διαφορετικό προφίλ ασφαλείας ανάλογα με το ποιος προσπαθεί να αποκτήσει πρόσβαση σε αυτό. Αυτά περιλαμβάνουν: ιδιωτικό (ασφαλές και διαθέσιμο μόνο σε μια επιλεγμένη βασική ομάδα μελών που μπορούν να επεξεργαστούν και να αλλάξουν): με προστασία κωδικού πρόσβασης (διατίθεται μόνο σε όσους παρέχετε τον κωδικό πρόσβασης σε πελάτες ή εργολάβους) ή δημόσιο (δημοσιεύεται και φιλοξενείται σε όλους μέλη της ομάδας για να δουν και να προβάλουν αλλά να μην κάνουν αλλαγές).

Ανησυχείτε για την αποθήκευση καταλληλότητας ή ευαίσθητων πληροφοριών; Το Κατάστημα αρχείων και εγγράφων μας έχει δημιουργηθεί με γνώμονα την κρατική και εταιρική ασφάλεια. Κάθε αρχείο καλύπτεται πίσω από έναν ανώνυμο κατακερματισμό MD5 128-bit μόλις φτάσει στον διακομιστή όπου είναι αποθηκευμένο και τα αιτήματα για αρχεία δρομολογούνται με διαφάνεια μέσω ενός συστήματος επανεγγραφής, ελέγχου ταυτότητας και αδειών URL.

Οι λεπτομέριες

Προσβάσιμο μέσα από ένα έργο με προσβασιμότητα με βάση τα δικαιώματα έργων που έχουν οριστεί από τους ιδιοκτήτες του έργου

• Υποστήριξη για οποιονδήποτε τύπο αρχείου (έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, εικόνες, PDF — οτιδήποτε!)
• Αποθηκεύει με ασφάλεια απεριόριστες αναθεωρήσεις των βασικών αρχείων της επιχείρησής σας
• Παρέχει ένα πλήρες ιστορικό αρχείου με τη μορφή αρχείου καταγραφής αναθεωρήσεων
• Σας βοηθά να παρακολουθείτε και να οργανώνετε έγγραφα καθώς κινούνται στην υπάρχουσα ροή εργασίας του οργανισμού σας
• Κάθε αρχείο λαμβάνει μια μόνιμη, επαληθευμένη διεύθυνση URL που οδηγεί πάντα στην πιο πρόσφατη έκδοση
• Κάθε αναθεώρηση έχει το δικό της μοναδικό url (egxxx-report-revision-3.doc) προσβάσιμο μόνο σε εκείνους στους οποίους έχετε παραχωρήσει πρόσβαση
• Ασφαλές: τα ονόματα αρχείων κατακερματίζονται κατά τη μεταφόρτωση και τα αρχεία είναι προσβάσιμα μόνο μέσω ενός αποδεδειγμένου συστήματος ελέγχου ταυτότητας
• Τα αρχεία ελέγχονται και κλειδώνονται διαισθητικά για να αποφευχθεί η σύγκρουση ή η αντικατάσταση των αναθεωρήσεων
• Εναλλαγή ασφάλειας εγγράφων μεταξύ δημόσιου, ιδιωτικού και προστατευμένου κωδικού πρόσβασης με ένα μόνο κλικ του ποντικιού