ร้านค้าไฟล์และเอกสารแบบบูรณาการออนไลน์

ลดกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ไม่ก่อผลให้เหลือน้อยที่สุด

คุณใช้เวลานานแค่ไหนในการสร้างและแจกจ่ายกระดาษและ/หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แล้วคุณใช้เวลาค้นหาและระบุเวอร์ชันล่าสุดนานเท่าใด

เห็นได้ชัดว่ามากเกินไป!

จากการสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้ที่จัดทำโดย IDC พวกเขาประเมินว่าเวลาที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ด้านเอกสารที่พนักงานด้านข้อมูลใช้ไปนั้นทำให้องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเกือบ $20,000 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปีสำหรับพนักงานแต่ละคน สำหรับองค์กรที่มีผู้เชี่ยวชาญ 1,000 คน นั่นเท่ากับการจ้างพนักงานใหม่มากกว่า 200 ถึง 300 คน

เวลาส่วนใหญ่ที่พนักงานสารสนเทศใช้ไปกับการจัดการกับเอกสารและไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นการค้นหา ดึงข้อมูลมารวมกันเพื่อสร้างเอกสารใหม่ การแก้ไขเวอร์ชันเก่า สร้างเวอร์ชันใหม่ แก้ไข ตรวจทาน แบ่งปัน อนุมัติ พิมพ์และลงนาม และผ่านรายการที่ทำเสร็จแล้วเพื่อเก็บถาวรและจัดเก็บ

ปัญหาเกี่ยวกับการสร้างและแจกจ่ายข้อมูลคือโดยเนื้อแท้แล้ว "ผู้คนต้องใช้เวลานาน" และมักจะเกี่ยวข้องกับการเก็บสำเนาหลักและเวอร์ชันก่อนหน้าจำนวนมากเก็บไว้ในเครื่องของคุณ จากนั้นจึงแจกจ่ายเวอร์ชันและสำเนาที่ซ้ำกันทางอีเมล มันเกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายและเป็นกระบวนการที่ยุ่งเหยิง และอาจนำไปสู่การสื่อสารที่ผิดพลาดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อกลุ่มคนสามารถถามคำถาม เสนอแนะ และเปลี่ยนแปลงเป็นเวอร์ชันที่ล้าสมัยได้

จะเป็นอย่างไรถ้าคุณสามารถจัดเก็บ แบ่งปัน และควบคุมไฟล์และเอกสารทั้งหมดของคุณสำหรับโครงการของคุณได้อย่างปลอดภัย และทำงานร่วมกับใครก็ได้ที่คุณต้องการในทุกสิ่ง ทุกที่ ทุกเวลา โดยไม่ต้องแจกจ่ายหรือส่ง/ส่งอีเมลไฟล์หรือเอกสารแม้แต่ไฟล์เดียว

นี่คือสิ่งที่ Online Project File และ Document Store ของเราทำ

เป็นตำแหน่งศูนย์กลางแห่งเดียวที่คุณสามารถรับประกันได้ว่าไฟล์และเอกสารที่จัดเก็บนั้นเป็นข้อมูลล่าสุดและยิ่งใหญ่ที่สุด และ 100% ที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่ และคุณสามารถอนุญาตและควบคุมการเข้าถึงว่าใครเห็นอะไรได้บ้าง

สิ่งที่คุณต้องทำคือให้สิทธิ์ในการเข้าถึงเพื่อแชร์ไฟล์และเอกสารกับผู้อื่น - ไม่ต้องส่งอีเมลถึงพวกเขา จากนั้นพวกเขาสามารถรับสำเนาเพื่อดูหรือชำระเงินและทำงานกับไฟล์ด้วยตนเอง

ซึ่งรวมถึงนโยบาย สัญญา การรับรอง เอกสารที่ส่ง เช่น สื่อดิจิทัล (ไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้อง รายการ ตัวระบุตำแหน่งไฟล์ และประวัติการแก้ไข) และเอกสารสนับสนุนและเรื่องส่วนตัวจากผู้รับประกันภัยและผู้จัดจำหน่าย ทั้งหมดสามารถรวบรวมและจัดหมวดหมู่เป็นโฟลเดอร์ ไฮไลต์อย่างเหมาะสม รวม รวมเข้าด้วยกัน ประทับเวลา และจัดเก็บไว้ในที่เก็บที่เกี่ยวข้องใน Listing File และ Document Store ที่เก็บสามารถเข้าถึงได้เฉพาะสมาชิกที่เลือกของทีมรายชื่อและผู้รับประกันและผู้จัดการการจัดจำหน่ายที่ได้รับเชิญเท่านั้น

ใช้งานง่ายและไม่เจ็บปวด

File and Document Store Manager ของเราเป็นระบบการจัดการเอกสารและการควบคุมเวอร์ชันที่ใช้งานง่ายและซับซ้อน แต่ใช้งานง่ายสำหรับการจัดการและแบ่งปันเอกสารและไฟล์ที่ต้องคำนึงถึงเวลาและมีความสำคัญต่อภารกิจ

ทีมรายชื่อร่วมกับบริษัทประกันและผู้จัดการการจัดจำหน่ายสามารถร่วมกันแก้ไขไฟล์ในรูปแบบใดก็ได้ – เอกสารข้อความ สเปรดชีต รูปภาพ โน้ตเพลง… อะไรก็ได้ โดยใช้กระบวนการเช็คอิน/เช็คเอาต์ง่ายๆ เพื่อให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดได้รับการกำหนดเวอร์ชันอย่างถูกต้องและเข้าถึงได้โดยบุคคลที่เหมาะสมและเหมาะสมเท่านั้น โดยจะไม่สูญหาย ถูกเขียนทับหรือสูญหาย

และเป็นระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่ติดตาม จัดเก็บ และจัดระเบียบไฟล์รูปแบบใดก็ได้ และสามารถเข้าถึงได้จากภายในโครงการของคุณ และยังทำงานเป็นโซลูชันการโฮสต์ไฟล์เพื่อจัดการ เผยแพร่ และส่งไฟล์อย่างปลอดภัยให้กับทีม ลูกค้า หรือต่อสาธารณะ

โดยมีพื้นฐานมาจากปรัชญาที่เรียบง่ายในการวางเครื่องมือที่ทรงพลังและใช้งานง่ายไว้ในมือของผู้จัดการและผู้สร้างเนื้อหา เพื่อให้การทำงานร่วมกันในการสร้างและเผยแพร่เอกสารเป็นความพยายามตามธรรมชาติ ในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการเขียน จะมีภาพรวมของความคืบหน้าและประวัติของเอกสารในทันที มันยังให้ตัวเลือกแก่คุณในการย้อนกลับไปใช้การแก้ไขก่อนหน้า ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลหากคุณทำผิดพลาด คุณเพียงแค่กู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้า

แต่ละไฟล์จะได้รับ URL ถาวร หากคุณจับผิดและอัปโหลดเวอร์ชันใหม่ URL นั้นจะยังคงชี้ไปที่เวอร์ชันล่าสุด โดยไม่คำนึงว่าคุณจะทำการเปลี่ยนแปลงมากน้อยเพียงใด

และแต่ละไฟล์สามารถตั้งค่าให้มีโปรไฟล์ความปลอดภัยที่แตกต่างกันได้ ขึ้นอยู่กับว่าใครพยายามเข้าถึงไฟล์นั้น สิ่งเหล่านี้รวมถึง: ส่วนตัว (ปลอดภัยและใช้ได้เฉพาะกับทีมแกนหลักที่เลือกเท่านั้นที่สามารถแก้ไขและเปลี่ยนแปลงได้): ป้องกันด้วยรหัสผ่าน (ใช้ได้เฉพาะกับคนที่คุณให้รหัสผ่าน เช่น ลูกค้าหรือผู้รับเหมา) หรือสาธารณะ (เผยแพร่และโฮสต์ทั้งหมด สมาชิกในทีมเพื่อดูและดูแต่ไม่ได้ทำการเปลี่ยนแปลง)

กังวลเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสมหรือละเอียดอ่อน? ที่เก็บไฟล์และเอกสารของเราสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงความปลอดภัยระดับรัฐบาลและองค์กร แต่ละไฟล์ถูกซ่อนอยู่เบื้องหลังแฮช MD5 128 บิตที่ไม่ระบุชื่อทันทีที่มาถึงเซิร์ฟเวอร์ที่จัดเก็บไฟล์ และคำขอไฟล์จะถูกส่งอย่างโปร่งใสผ่านระบบการเขียน URL ใหม่ การพิสูจน์ตัวตน และการอนุญาต

รายละเอียด

เข้าถึงได้จากภายในโครงการด้วยการเข้าถึงตามสิทธิ์โครงการที่กำหนดโดยเจ้าของโครงการ

• รองรับไฟล์ทุกประเภท (เอกสาร, สเปรดชีต, รูปภาพ, PDFs — อะไรก็ได้!)
• จัดเก็บการแก้ไขไฟล์ที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณอย่างปลอดภัยโดยไม่จำกัด
• จัดเตรียมประวัติไฟล์ทั้งหมดในรูปแบบของบันทึกการแก้ไข
• ช่วยคุณติดตามและจัดระเบียบเอกสารเมื่อเอกสารเคลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ขององค์กร
• แต่ละไฟล์จะได้รับ URL ถาวรที่ผ่านการรับรองซึ่งชี้ไปยังเวอร์ชันล่าสุดเสมอ
• การแก้ไขแต่ละครั้งจะได้รับ url เฉพาะของตนเอง (เช่นxxx-report-revision-3.doc) เฉพาะผู้ที่คุณอนุญาตเท่านั้นที่เข้าถึงได้
• ปลอดภัย: ชื่อไฟล์จะถูกแฮชเมื่ออัปโหลดและเข้าถึงไฟล์ได้ผ่านระบบการตรวจสอบสิทธิ์ที่พิสูจน์แล้วเท่านั้น
• ไฟล์จะถูกเช็คเอาท์และล็อกโดยสัญชาตญาณ เพื่อป้องกันการแก้ไขไม่ให้ชนกันหรือถูกเขียนทับ
• สลับความปลอดภัยของเอกสารระหว่างสาธารณะ ส่วนตัว และป้องกันด้วยรหัสผ่านด้วยการคลิกเมาส์เพียงครั้งเดียว