Онлайн нэгдсэн файл, баримт бичгийн дэлгүүрүүд

Баримт бичигтэй холбоотой бүтээмжгүй үйл ажиллагааг багасгах

Та цаасан болон/эсвэл цахим баримт бичгийг үүсгэх, тараахад хэр хугацаа зарцуулдаг вэ; тэгээд хамгийн сүүлийн хувилбарыг хайж олоход хэр их цаг зарцуулдаг вэ?

Хэтэрхий их байгаа бололтой!

IDC-аас саяхан хийсэн судалгаагаар мэдээллийн ажилтнуудын баримт бичигтэй холбоотой үр ашиггүй цаг хугацаа нь байгууллагуудад нэг ажилтанд жилд $20,000 орчим доллар зарцуулдаг гэж тэд тооцоолжээ. 1000 мэргэжилтэнтэй байгууллагын хувьд 200-300 гаруй шинэ ажилчин авахтай тэнцэнэ.

Мэдээллийн ажилтны зарцуулдаг ихэнх цаг хугацаа нь цахим баримт бичиг, файлуудтай ямар нэг байдлаар харьцдаг - тэдгээрийг хайх, шинэ баримт үүсгэхийн тулд мэдээллийг цуглуулах; хуучин хувилбарыг өөрчлөх, шинэ хувилбар үүсгэх, засварлах, хянах, хуваалцах, батлах, хэвлэх, гарын үсэг зурах; болон дууссаныг нь архивлах, хадгалахад шилжүүлэх.

Мэдээлэл үүсгэх, түгээхтэй холбоотой асуудал нь угаасаа "хүмүүсийн цаг хугацаа их шаарддаг" хэвээр байгаа бөгөөд ихэвчлэн үндсэн хуулбар болон өмнөх олон хувилбаруудыг өөрийн машин дээр хадгалах, дараа нь давхардсан хувилбар болон хуулбарыг цахим шуудангаар тараах явдал юм. Энэ нь алдаа ихтэй, эмх замбараагүй үйл явц бөгөөд ялангуяа хэсэг бүлэг хүмүүс асуулт асууж, хуучирсан хувилбаруудад санал, өөрчлөлт оруулдаг тул харилцаа холбоо тасрахад хүргэдэг.

Хэрэв та төслийн бүх файл, баримт бичгээ найдвартай хадгалж, хуваалцаж, хянаж чадвал яах вэ? Ганц файл, баримт бичгийг тараах, илгээх/и-мэйл илгээхгүйгээр хүссэн хүнтэйгээ хаана ч, хэзээ ч юу ч дээр ажиллах уу?

Манай төслийн файл, баримт бичгийн онлайн дэлгүүр яг ийм зүйл хийдэг.

Энэ нь таны ажиллаж буй төслүүдтэй холбоотой 100%, хадгалагдсан файл, баримт бичгүүд нь хамгийн сүүлийн үеийн, хамгийн шилдэг нь гэдгийг баталгаажуулах цорын ганц төв байршил юм; мөн та хэн юу харж байгааг хянах боломжтой.

Таны хийх ёстой зүйл бол бусад хүмүүстэй файл, баримт бичгийг хуваалцах эрхийг олгох явдал бөгөөд тэдэнд имэйлээр биш. Тэд дараа нь үзэхийн тулд хуулбарыг авч болно, эсвэл өөрсдөө шалгаж, файл дээр ажиллах боломжтой.

Үүнд Бодлого, Гэрээ, Баталгаажсан баримт бичиг, Дижитал медиа (холбогдох файл, баримт бичиг, жагсаалт, файлын байршуулагч болон засварын түүх), Даатгагч болон Андеррайтеруудын туслах баримт бичиг, субьектив зэрэг орно. Бүгдийг цуглуулж, хавтас болгон ангилж, зохих ёсоор тодруулж, нэгтгэж, нэгтгэж, цаг хугацааны тамга дарж, Жагсаалтын файл, баримт бичгийн дэлгүүрийн холбогдох репозиторуудад хадгалж болно. Хадгалах газруудад зөвхөн Бүртгэлийн багийн сонгогдсон гишүүд болон уригдсан даатгагчид болон андеррайтерууд хандах боломжтой.

Хэрэглэхэд хялбар, өвдөлтгүй

Манай Файл, Баримт бичгийн Дэлгүүрийн Менежер нь маш боловсронгуй, гэхдээ энгийн бөгөөд хэрэглэхэд хялбар баримт бичгийн менежмент ба хувилбарын хяналтын систем бөгөөд цаг хугацааны мэдрэмжтэй, чухал баримт бичиг, файлуудыг удирдах, хуваалцахад зориулагдсан.

Жагсаалтын багууд даатгагчид болон андеррайтеруудтай хамтран текст баримт бичиг, хүснэгт, зураг, хөгжим гэх мэт ямар ч форматтай файлуудыг хамтран засах боломжтой. Энэ нь бүх зүйлийг зөв хувилбараар нь тохируулж, төөрөгдүүлэх, дарж бичих, буруу байршуулахгүйгээр зөвхөн зөв, зохих хүмүүст л хандах боломжтой гэдгийг баталгаажуулдаг энгийн бүртгүүлэх / гарах процессыг ашигладаг.

Мөн энэ нь ямар ч форматтай файлуудыг хянах, хадгалах, зохион байгуулах баримт бичгийн удирдлагын систем (DMS) бөгөөд таны төслөөс хандах боломжтой; Мөн файлуудыг удирдах, нийтлэх, баг, үйлчлүүлэгчид эсвэл олон нийтэд аюулгүйгээр хүргэх файл байршуулах шийдэл болж ажилладаг.

Энэ нь баримт бичгийг бүтээх, нийтлэх талаар хамтран ажиллахыг байгалийн хүчин чармайлт болгохын тулд менежерүүд болон контент бүтээгчдийн гарт хүчирхэг, зөн совинтой хэрэгслийг өгөх энгийн философи дээр суурилдаг. Зохиогчийн үйл явцын алхам бүрт явц болон баримт бичгийн түүхийн агшин зуурын агшин зуурын агшин байдаг. Энэ нь танд өмнөх хувилбар руугаа буцах боломжийг олгодог - ингэснээр та алдаа гаргавал санаа зовох хэрэггүй болно - та зүгээр л өмнөх хувилбараа сэргээх боломжтой.

Файл бүрт байнгын URL өгөгдсөн. Хэрэв та үсгийн алдаа гаргаад шинэ хувилбарыг байршуулбал тухайн URL нь таны хичнээн өөрчлөлт хийсэнээс үл хамааран хамгийн сүүлийн хувилбар руу чиглэнэ.

Мөн файл бүрийг хэн хандахыг оролдож байгаагаас хамааран өөр өөр хамгаалалтын профайлтай байхаар тохируулж болно. Үүнд: хувийн (аюулгүй бөгөөд зөвхөн засварлах, өөрчлөх боломжтой үндсэн гишүүдээс бүрдэх боломжтой): нууц үгээр хамгаалагдсан (зөвхөн таны нууц үгээ өгсөн үйлчлүүлэгчид эсвэл гэрээлэгч нарт боломжтой) эсвэл нийтийн (бүх нийтэд нийтэлж, байршуулсан) багийн гишүүд харах, үзэх боловч өөрчлөлт хийхгүй байх).

Зохистой байдал эсвэл нууц мэдээллийг хадгалах талаар санаа зовж байна уу? Манай Файл, Баримт бичгийн дэлгүүр нь төрийн болон байгууллагын түвшний аюулгүй байдлыг харгалзан бүтээгдсэн. Файл бүр хадгалагдаж буй сервертээ очсон даруйдаа нэргүй 128 битийн MD5 хэшийн ард нуугдаж, файлын хүсэлтийг URL дахин бичих, баталгаажуулалт, зөвшөөрлийн системээр дамжуулан ил тод илгээдэг.

Дэлгэрэнгүй мэдээлэл

Төслийн өмчлөгч(үүд)-ийн тогтоосон төслийн зөвшөөрөлд суурилсан хүртээмжтэй төсөл дотроос хандах боломжтой.

• Ямар ч төрлийн файлын дэмжлэг (баримт бичиг, хүснэгт, зураг, PDF - юу ч байсан!)
• Таны бизнесийн чухал файлуудын хязгааргүй засварыг найдвартай хадгална
• Бүрэн файлын түүхийг засварын бүртгэл хэлбэрээр өгдөг
• Баримт бичгүүд танай байгууллагын одоо байгаа ажлын урсгалаар дамжиж байгааг хянах, зохион байгуулахад тусална
• Файл бүр нь хамгийн сүүлийн үеийн хувилбарыг заадаг байнгын, баталгаажуулсан URL-г авдаг
• Хувилбар бүр өөрийн гэсэн өвөрмөц url (egxxx-report-revision-3.doc) авдаг бөгөөд зөвхөн таны хандах эрх олгосон хүмүүст л хандах боломжтой.
• Аюулгүй: файлын нэрийг байршуулах үед хэш хийсэн бөгөөд файлд зөвхөн баталгаажсан баталгаажуулалтын системээр дамжуулан хандах боломжтой.
• Хувилбарууд хоорондоо зөрчилдөх, дарж бичихээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд файлуудыг зөн совингоор шалгаж, түгжигддэг.
• Хулганы нэг товшилтоор хамгаалагдсан нийтийн, хувийн болон нууц үгийн хооронд баримт бичгийн аюулгүй байдлыг сэлгэх